Microsoft Access е софтуерна програма, която ви позволява да създавате и управлявате бази данни. Той е сравнително лесен за използване и има подобен външен вид и усещане като други продукти на Microsoft. Това го прави подходящ избор за начинаещи или тези, които нямат много компютърен опит. Има много неща, за които можете да използвате Access и едно от тях е да управлявате служителите си. Можете да използвате един от наличните шаблони или да създадете свой собствен.
Какво е база данни за човешки ресурси?
Базата данни за човешки ресурси се използва от професионалистите за съхраняване на информация, свързана с техните служители, като данни за обучение или стандартно работно време. Важно е базите данни на служителите да са защитени, защото съдържат чувствителна информация. С толкова много правни съображения, за които трябва да помислите, най-добре е да събирате само необходимата информация за вашите служители.
Ето някои примери за информация, която можете да включите в база данни за човешки ресурси:
- Празници и отсъствия
- Графици или стандартно работно време
- Разписание и разходи
- Лични данни (т.е. дата на раждане, длъжност)
- Информация за заплатата
- Проведени квалификации
- Подробности за обучението
Съображения за бази данни за служители
Като работодател вие носите отговорност да пазите информацията на служителите си безопасна и защитена. Ако не следвате правилните указания, ценна информация може да бъде разкрита на неупълномощени страни. Може да се сблъскате с наказания и със сигурност ще загубите доверие в служителите и клиентите си.
По-долу са съображенията, които трябва да вземете при изграждането и поддържането на база данни за служители:
- Съхраняване на данни етично. Информацията на вашите служители трябва да се пази сигурно и да се споделя само със съответните хора. Уверете се, че спазвате такива закони като Закона за защита на данните от 1998 г. и Закона за свободата на информацията. Служителите също трябва да знаят как се използват техните данни.
- Сигурност. Колко сигурна е вашата база данни за човешки ресурси? Ако вашите данни се съхраняват в облака, ще искате да знаете какъв тип мерки за сигурност са налице. Препоръчваме също да криптирате вашата база данни, да поддържате целия софтуер актуален и да ограничавате потребителите на администратор.
- Използваемост. Основните характеристики на базата данни за човешки ресурси са да управлява архивите на служителите, да проследява празниците, да записва отсъствия и така нататък. Докато вашата база данни е изградена правилно, тя трябва да бъде лесна за използване. Ако не е, свържете се с Arkware, за да научите повече за изграждането на интуитивна и проста база данни за служители.
- Миграция. Възможно е един ден да се наложи да мигрирате към нова система за бази данни. Можете да мигрирате Microsoft Access към MySQL, SQLServer, Azure, Oracle и други. Това е важно, тъй като не искате да въвеждате всичко на ръка.
- Размер на хранилището. И накрая, знайте колко капацитет за съхранение вероятно ще е необходим. Като мислите предварително, можете да гарантирате, че вашата база данни няма да изчерпи пространството на сървъра. Повечето програми за бази данни имат голям капацитет, но все пак си струва да проверите.
Изграждането и поддържането на база данни за човешки ресурси е важна част от притежаването на бизнес. За да научите повече за създаването на персонализирана база данни, създадена за вашия бизнес или организация, свържете се с експертите по база данни в Arkware днес.
