Не само вашите шкафове и чекмеджета се нуждаят от пролетно почистване – вашата база данни също! Почистването и организирането на вашата база данни може да не е най-вълнуващото нещо в списъка ви със задачи, но е нещо, за което ще си благодарите по-късно. Като изпълните тази задача, можете да подобрите здравето на данните си, да намалите разходите и да подобрите възвръщаемостта на инвестициите на маркетинговите си кампании.
По-долу са стъпките, които трябва да следвате при пролетно почистване на базата данни на вашата организация.
Архивирайте вашата база данни
Преди да извършите какъвто и да е вид почистване на вашата база данни, първо архивирайте файловете си. Трябва да архивирате данните си редовно, но тази стъпка е особено важна, когато започнете да правите големи промени в системата си.
Идентифициране на дублиращи се записи
Идентифицирайте всички дубликати във вашата база данни, като стартирате търсене. Дубликатите често са неизбежни, но е важно да ги хванете, преди да създадат проблеми. Например, не искате да изпращате имейл на един и същи контакт два пъти или да губите маркетинговите си долари за хора, които не се интересуват от вашите продукти.
Актуализиране на ключовата информация
Кога за последен път актуализирахте данните си? Възможно е да се наложи да поискате нова или актуализирана информация, като имейл адреси или история на покупките. Вашата база данни трябва да поддържа важни подробности. Това ще направи отчитането по-лесно и по-точно.
Премахване на неактивни контакти
По отношение на информацията във вашата система за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), сега е подходящ момент да премахнете неактивните контакти. Филтрирайте контактите си по дата на дейност, за да видите кой се ангажира с вашата марка и кой не. За тези, които не взаимодействат с вашата марка, можете да ги премахнете от вашата база данни или да опитате да ги ангажирате отново с нова кампания.
Отидете до източника
Ако откриете много остаряла информация, дублирани записи и други грешки, идентифицирайте източника. Възможно е във вашата организация да има по-дълбок проблем, който трябва да бъде разгледан, като автоматизиран импорт или доброволен персонал за въвеждане на данни.
Помислете за обучение на своя персонал
Сега е подходящ момент да обучите персонала си за подобряване на качеството на данните във вашата база данни. Повече хора работят дистанционно поради пандемията от COVID-19, така че можете да помолите служителите да гледат видеоклипове, да участват в онлайн курс за обучение и други. Това ще ви помогне да подобрите качеството на вашите данни, да намалите грешките и да ограничите текучеството на служителите.
Отвържете се към нови процеси
В зависимост от това, което откриете в почистването на вашата база данни, може да е време за внедряване на нови процеси. Например автоматизирането на определени задачи е полезно, но има някои задачи, които изискват човек да взема решения. Може също да искате да привлечете помощ от консултант по база данни, който може да помогне за проектиране и документиране на процеси за вашата база данни.
Чрез пролетно почистване на вашата база данни можете да направите огромна разлика в намаляването на претрупването, опростяването на ежедневните дейности и подобряването на точността на отчитането на данните. За да обсъдите нова или подобрена база данни за вашата организация, свържете се с Arkware днес.
