Как да създадете отчет от таблица в Access 2016

Можете да създадете отчет направо от таблица в Access 2016. Access автоматично генерира отчет въз основа на избраната таблица или заявка.

Ето как да създадете отчет от съществуваща таблица.

Задействайте командата Report

В левия навигационен панел изберете таблицата, на която искате да базирате отчета.

Сега щракнете върху Доклад на лентата (от Създаване раздел).
Докладът

Ще се появи отчет, съдържащ всички полета от таблицата.

Показва се в Layout View, който е изглед, който позволява редактиране. Можете също да превключите към Design View за по-контролирано редактиране, както и изглед на отчет и визуализация за печат, за да видите как изглежда на потребителя.

Можете да оставите отчета такъв, какъвто е, или да го персонализирате според нуждите.

Можете да затворите левия навигационен панел, за да осигурите повече място за отчета.

За да направите това, щракнете върху малкото « икона в горната част на навигационния екран.

Променете отчета

В зависимост от нуждите ви е вероятно отчетът да се нуждае от някои модификации, преди да е готов за изпращане по имейл или за печат.

По-специално, проверете дали съдържа правилните полета и че не е твърде широк, за да бъде отпечатан. Ако е твърде широк, ще изразходва излишно много страници.

Премахнете ненужните полета

Когато създавате отчет въз основа на съществуваща таблица, винаги има възможност в отчета да има полета, които не са ви необходими. В този случай изтрийте всички ненужни полета.

За да изтриете поле, щракнете с десния бутон върху него и изберете Изтриване от контекстното меню.

Можете също да изтриете няколко полета наведнъж, като изберете първото, като задържите Shift натиснете надолу, след което изберете последния.

За да изберете несвързани полета, използвайте Ctrl вместо това клавиша.
Променете форматирането

Можете да променяте цветовете, шрифтовете, размерите и т.н., както желаете.

В този пример премахваме контура, който Access автоматично задава в полетата. По-точно, ние просто задаваме контура на прозрачен.

Можете също да използвате листа със свойства, за да промените форматирането. За да отворите листа със свойства, щракнете върху лист със свойства бутон на лентата (под Дизайн раздел).

Ако листът със свойства вече е отворен, когато изберете поле, той автоматично ще покаже свойствата за това поле.
Обща грешка в ширината

Внимавайте за малка предупредителна икона в горния ляв ъгъл на отчета, която предупреждава, че отчетът ви е по-широк от ширината на страницата.

Най-вероятно ще получите това предупреждение, ако отчетът ви съдържа много полета, разположени едно до друго.

Можете да ги преместите, да ги преоразмерите или да ги изтриете. Можете също да промените размера или ориентацията на страницата, ако това е подходяща опция за вас.

В този пример, въпреки че редица полета бяха изтрити, а останалите полета бяха преместени наляво, долният колонтитул все още остава в първоначалната си позиция. Това изтласква ширината твърде далеч. Ако отчетът беше отпечатан сега, всеки от тях би довел до отпечатване на допълнителни празни (или почти празни) страници — загуба на хартия.
Отстраняване на грешката

Щракнете върху предупредителното съобщение, за да отворите падащ списък с възможни корекции на проблема.

Изберете опция, за да видите дали това решава проблема. Може да се наложи да изберете повече от един.

Щракнете върху Изберете контрола най-отдалечено вдясно може да бъде удобно, за да подчертаете контрола, който причинява проблема. След това можете да преместите тази контрола наляво, да я изтриете или да промените нейната ширина.

Щракнете върху Премахване на допълнително пространство за отчет може да се използва, след като сте преместили всички нарушителни елементи.
Отчетът с коригираната ширина

След като поправите горната грешка, отчетът ще изглежда по-тесен и предупредителното съобщение ще изчезне.
Отчетът в изглед на оформление

Превключете към изглед на оформление, за да видите как изглежда там.
Отчетът в изглед на отчет

Превключете към изглед на отчет, за да видите как изглежда там.
Отчетът в визуализация за печат

И накрая, превключете на Print Preview, за да видите как ще изглежда, когато бъде разпечатан.

Добре е да видите колко страници ще отпечата отчетът, преди да бъде отпечатан. Можете да използвате контролата за пагинация в долната част на отчета, за да прескочите напред към последната страница и да проверите номера на страницата, посочен в контролата.