Да предположим, че имате база данни на Access, съдържаща имената и адресите на вашите клиенти. От време на време може да искате или да се наложи да изпратите стандартно писмо до всеки клиент, който се е включил в подобни имейли. Въпреки това, вие сте наясно, че тези писма ще изглеждат много по-добре и ще работят много по-ефективно, ако са персонализирани за всеки конкретен получател. Основен пример за това е да отпечатате името и адреса на клиента в горната част на писмото и да включите заглавието и фамилията на клиента в реда за поздрав. Можем да отидем много по-далеч от това, разбира се, и да включим информация за акаунта на клиентите и дори за предишните им поръчки (ако е подходящо).
Има два начина да направите това. Бихме могли да създадем отчет за достъп, който е добър и добър. В крайна сметка данните се съхраняват в Access, така че защо да не създадете писмо с помощта на такъв отчет? Със сигурност е възможно да се направи това. Въпреки това, може да има предимство при обединяването на вашите клиентски данни, съхранявани в таблица на Access или в заявка, в документ за текстообработка на MS Word. Може би е много по-лесно да седнете и да съставите добре представено стандартно писмо с помощта на MS Word (отколкото е да създадете същия документ в отчет за Access). Може да се каже, че Word е по-добър инструмент за тази конкретна работа.
Сливане на писма Процесът, при който данните от таблица се интегрират в документ за текстообработка, е известен като сливане на поща . Следното упражнение обяснява как да използвате информацията от таблицата на Access на фигура 1 по-долу.

Фигура 1: Схемата на таблицата Access, която ще използваме.

Свързване с данни за достъп Този първи етап от процеса включва свързване на MS Word към базата данни, където се съхраняват клиентските данни. Тук ще работим върху празен документ, но обикновено започвате със съставянето на стандартното си писмо. Целта на това упражнение е да покаже как документ на Word получава достъп до данни в таблица или заявка на MS Access (вместо как да се състави добре представен Word документ сам по себе си).

1. Отворете MS Word.
2. Щракнете върху иконата ИЗБОР НА ПОЛУЧАТЕЛИ. Това се намира в групата НАЧАЛО СЛИВАНЕ НА ПОЩА на лентата ИЗПЪЛНЕНИЯ. Щракването върху иконата разкрива падащо меню.
3. Изберете ИЗПОЛЗВАНЕ НА СЪЩЕСТВУВАЩ СПИСЪК от падащото меню.
4. Прегледайте местоположението на вашата база данни на Access (в прозореца, който се е отворил) и щракнете двукратно върху името на файла. Това отваря диалоговия формуляр SELECT TABLE, в който виждате всички таблици и заявки от вашата база данни.

   Фигура 2:ИЗБИРАНЕ НА ТАБЛИЦА диалогова форма.

5. Щракнете двукратно върху името на таблицата или заявката, съдържаща имената и адресите на клиентите. Ние се интересуваме от tblCustomer. След това диалоговата форма се затваря. Вече сте готови да изберете кои полета да използвате във вашия документ.

Достъп до полета на таблица или заявка Вече се свързахме с базата данни на Access и таблицата, в която се съхраняват клиентските данни. Следващият етап от процеса е да вмъкнете полета от тази таблица в самия Word документ. Ще използваме полета за въвеждане на адреса на клиента в горната част на писмото и за създаване на поздравителен ред. Ако желаем, бихме могли да отидем и по-далеч и да вмъкнем данни от таблицата с основния текст на писмото.

1. Щракнете върху мястото в документа, където трябва да се вмъкне полето.
2. Щракнете върху долната половина на иконата за разделяне на бутона ВМЪКВАНЕ НА СЛИВАНЕ ПОЛЕ. Това се намира в групата ПОЛЕТА ЗА ПИШЕНЕ И ВМЕСВАНЕ на лентата ИЗПЪЛНЕНИЯ. Появява се падащ списък с полета (вижте фигура 3 по-долу).

   Фигура 3: Вмъкнете Полета за сливане на поща .

3. Изберете заглавие на клиентите поле от списъка. заглавие поле за място вече се появява в документа.
4. Повторете стъпка 2, като този път изберете полето за фамилно име. Уверете се, че сте оставили място между двете места.
5. Отидете на нов ред и след това повторете стъпка 2 отново, като този път изберете първото поле за адрес. Повторете тази стъпка за всяко от полетата за адрес, всяко поле на отделен ред.
6. Слезте надолу два реда под адресните полета, за да въведете поздравителния ред. Въведете поздрав, като "Скъпи ", оставете интервал и след това вмъкнете заглавие поле, последвано от друго интервал и след това фамилно име поле

Вашият документ вече трябва да изглежда така:

Фигура 4: Полето за сливане на писма Заместители.

Обединяване на данни за достъп След като сте добавили полетата за сливане на поща към вашия документ, вие сте почти готови да стартирате обединяването на поща. Преди да го направим обаче е добре да прегледаме как ще изглеждат документите след обединяването на данните. Направете това, като щракнете върху иконата ПРЕГЛЕД НА РЕЗУЛТАТИТЕ на ЛЕНТАТА ЗА ПОЩА. След това всеки запис от базата данни се обединява в отделен документ. Можете да превъртате през всеки от тези „документни записи“ с помощта на бутоните за навигация в групата ПРЕГЛЕД РЕЗУЛТАТИ. Ето как изглежда нашият документ при визуализация:

Фигура 5 (по-горе): Визуализация за първия запис на обединени данни.

Фигура 6: ЗАВЪРШВАНЕ И СЛИВАНЕ.

Вече можем да стартираме обединяването на поща. Направете това, като щракнете върху бутона FINISH AND MERGE (вижте фигура 6 по-горе). След това ви се дава възможност да ОТПЕЧАТВАТЕ ДОКУМЕНТИ или РЕДАКТИРАТЕ ОТДЕЛНИ ДОКУМЕНТИ. Извършването на последното отваря нов екземпляр на Word, съдържащ обединените документи. След това можете да правите всякакви корекции, които сметнете за добре, и да разпечатате, когато сте готови.