Подобно на съветника за формуляри, съветникът за отчети ви превежда през поредица от решения, за да създадете отчет. За да създадете отчет с помощта на съветника за отчети, следвайте стъпките по-долу.
Тази функция работи еднакво във всички съвременни версии на Microsoft Access:2010, 2013 и 2016.
- В
Създаване
раздела в
Отчети
група, щракнете върху
Съветник за отчети
. Помощникът стартира.
- От Таблици/Заявки падащ списък, изберете таблицата (или заявката), на която да базирате отчета. Полетата за избраната таблица се зареждат в Налични полета списъчно поле.
- Преместете полетата за включване в отчета от
Налични полета
списъчно поле до
Избрани полета
списъчно поле. За да направите това, щракнете двукратно върху име на поле, за да го преместите, или маркирайте името на полето и щракнете върху
>
. За да преместите всички полета наведнъж, щракнете върху
>>
.
- Щракнете върху
Напред>
.
- За да групирате записи в отчета по конкретно поле, маркирайте полето в списъчното поле и щракнете върху
>
.
- Добавете още нива на групиране, ако желаете. Можете да използвате стрелките, за да промените реда на нивата на групиране, ако е необходимо.
- Когато приключите да дефинирате как искате да групирате записите, щракнете върху
Напред>
.
- В първия падащ списък изберете полето, по което да сортирате записите. По подразбиране записите ще бъдат сортирани във възходящ ред според избраното от вас поле. Ако искате да сортирате в низходящ ред, щракнете върху
Възходящо
бутон, за да промените етикета му на „Низходящ“.
- Можете да посочите до четири нива на сортиране. Когато приключите с определянето на опциите за сортиране, щракнете върху
Напред>
.
- В Оформление поле, изберете формата на отчета. Вашите опции са „Стъпка“, „Блокиране“ и „Очертание“. (Опитайте опциите, за да видите визуализация на оформленията на отчетите.)
- В Ориентация поле, изберете дали да изложите отчета в портретен или пейзажен режим.
- Ако искате всички полета да се поберат на една страница, уверете се, че Коригирайте ширината на полето, така че всички полета да паснат на страница квадратчето за отметка е маркирано.
- Щракнете върху
Напред>
.
- Въведете заглавие за отчета.
- Изберете опция за изгледа, в който искате да отворите отчета. Вашите опции са:
- Преглед на отчета (отваря се в режим Преглед за печат).
- Промяна на дизайна на отчета (отваря се в изглед за проектиране).
- Щракнете върху
Край
. Отчетът се зарежда в избрания от вас изглед.
След като съветникът свърши своята работа, бъдещите промени в сортирането и групирането се правят в областта на група, сортиране и общо : Дизайн> Групиране и сортиране . Можете да промените реда, да премахнете или редактирате всички съществуващи елементи. Можете също да добавите група и сортиране.
