Как бързо да филтрирате отчетни данни на Microsoft Access в изглед на оформление
Отнася се за:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 и 365 (Windows)
В по-новите версии на Microsoft Access можете да използвате Layout View за бързо филтриране на данни в отчет, без да се налага да създавате нова заявка, която да използвате като източник за отчета. Това може да ви спести много време.
Можете също да приложите филтри в изглед на отчет (който е изглед, който не предлага същата функционалност за форматиране като изгледа на оформление). В тази статия ще използваме изглед на оформление.
Можете да филтрирате отчети, създадени в настолни бази данни с Microsoft Access, като използвате този метод, но не и в приложение на Microsoft Access.
Филтрирайте текстовите полета в изглед на оформление
За да филтрирате текстово поле в отчет:
- Прегледайте отчета в изглед на оформление. Ако сте в Design View, щракнете с десния бутон върху раздела или заглавната лента на отчета и изберете Изглед на оформление. Ако отваряте отчет, щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и изберете Изглед на оформление.
- Щракнете с десния бутон върху данните, които искате да филтрирате. Например, ако искате да филтрирате поле за град, щракнете с десния бутон върху който и да е град и ще се появи контекстно меню. Опциите в менюто ще се покажат въз основа на типа поле.
- От менюто изберете желаните опции. Можете да изберете персонализирана опция. Например, ако изберете Текстови филтри, се появяват други опции, като Започва с.
- Изберете желаната опция. Отчетът ще се покаже във филтрирано състояние.
По-долу е менюто, което се появява, ако потребител щракне с десния бутон върху град в поле за град:
Филтрирайте полетата с номера в изглед на оформление
За да филтрирате числово поле в отчет:
- Прегледайте отчета в отчет или изглед на оформление. Ако сте в Design View, щракнете с десния бутон върху раздела или заглавната лента на отчета и изберете Изглед на оформление. Ако отваряте отчет, щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и изберете Изглед на оформление.
- Щракнете с десния бутон върху данните, които искате да филтрирате. Например, ако искате да филтрирате поле за действителни продажби, щракнете с десния бутон върху всички действителни данни за продажбите и ще се появи контекстно чувствително меню. Опциите в менюто ще се покажат за полетата с числа.
- От менюто изберете желаните опции. Можете да изберете персонализирана опция. Например, ако изберете Числови филтри, се появяват други опции, като Между.
- Изберете желаната опция. Отчетът ще се покаже във филтрирано състояние.
По-долу е менюто, както се появява, ако потребител щракне с десния бутон върху данни в поле за действителни продажби:
Филтрирайте полетата за дата в изглед на оформление
За да филтрирате поле за дата в отчет:
- Прегледайте отчета в изглед на оформление. Ако сте в Design View, щракнете с десния бутон върху раздела или заглавната лента на отчета и изберете Изглед на оформление. Ако отваряте отчет, щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и изберете Изглед на оформление.
- Щракнете с десния бутон върху данните, които искате да филтрирате. Например, ако искате да филтрирате поле за въведена дата, щракнете с десния бутон върху въведена дата и ще се появи контекстно меню. Опциите в менюто ще се покажат за полетата за дата.
- От менюто изберете желаните опции. Можете да изберете персонализирана опция. Например, ако изберете Филтри по дата, се появяват други опции, като Между.
- Изберете желаната опция. Отчетът ще се покаже във филтрирано състояние.
По-долу е менюто, както се появява, ако потребител щракне с десния бутон върху данни в полето за въвеждане на дата:
Изчистете или премахнете филтрите
За да изчистите филтрите:
- В изглед на оформление щракнете върху раздела Начало в лентата.
- В групата Сортиране и филтриране щракнете върху Разширени и изберете Изчистване на всички филтри от падащото меню. Access изчиства или премахва всички филтри. Можете също да щракнете с десния бутон върху полето и да изберете Изчистване.
Превключване на филтри
Можете също да включвате и изключвате филтрите:
- В изглед на оформление щракнете върху раздела Начало в лентата.
- Щракнете върху бутона Превключване на филтъра, за да премахнете филтъра, или щракнете върху Превключване на филтъра, за да приложите отново филтъра.
- Ако затворите отчета, без да изчистите филтрите, филтрите ще бъдат налични, когато отворите отново отчета и можете да кликнете отново върху Превключване на филтъра, за да ги приложите отново. Филтрите ще бъдат налични дори ако затворите и отворите отново базата данни.
Този метод на филтриране в отчетите е едновременно прост и интуитивен и трябва да доведе до по-малко заявки.
Тази статия е публикувана за първи път на 6 юни 2016 г. и е актуализирана за яснота и съдържание.
