Използвайте съветника за достъп за бързо експортиране на данни в Excel
Отнася се за:Microsoft Access 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и 365 (Windows)
Microsoft Access включва лесен за използване съветник за експортиране, който може да се използва за експортиране на таблици, заявки, формуляри или отчети в Excel. Някои обекти експортират по-добре от други. Например, табличен формуляр експортира в по-използваем формат от колонен формуляр. Когато експортирате данни в Excel, копие на избраните данни се изпраща в Excel. Обичайно е да има много потребители в организация, използваща Excel, така че данните във формат на Excel могат да работят добре, особено ако има ограничен брой потребители на Microsoft Access.
Препоръчана статия: 10 бързи клавиши за спестяване на време в Microsoft Access
Експортиране с лентата
За да стартирате съветника за експортиране на Access to Excel:
- Щракнете върху раздела Външни данни в лентата.
- Щракнете върху бутона Excel в групата Експортиране. Появява се съветникът.
Експортиране със или без форматиране
Можете да експортирате таблици и данни от заявки в Excel със или без форматиране. Формулярите и отчетите обаче не могат да бъдат експортирани без форматиране.
Ако експортирате таблица без форматиране, всички полета и записи се експортират. Ако искате да експортирате филтрирани записи в таблица, трябва да експортирате с форматиране, така че само филтрираните записи да се изпращат в Excel. Освен това, ако експортирате с форматиране, се спазват настройките на свойството Format, скритите колони ще бъдат изключени и стойностите за търсене и пълните хипервръзки се експортират.
Как на Access изчислени полета, суми и контроли експортиране в Excel
Изчислените полета, суми и контроли, създадени в Access, ще експортират като стойности, а не като изчисления.
Експортиране в Excel с помощта на съветника на Access
За да експортирате данни в Excel от Access:
- Отворете таблицата, заявката, формуляра или отчета, които искате да експортирате. Обикновено ще постигнете най-добри резултати, ако използвате таблица или заявка. Ако е необходимо, поставете филтър. Ако не е необходимо да филтрирате записи, просто щракнете върху обекта в навигационния екран.
- Щракнете върху раздела Външни данни в лентата.
- В групата Експорт щракнете върху Excel. Помощникът се отваря.
- Въведете име за файла (ако въведете същото име като съществуваща работна книга в местоназначението, ще бъдете подканени да го замените) и щракнете върху бутона Преглед, за да изберете местоположение за файла. Изберете други опции в съветника, като например включване на форматиране, ако искате да отворите целевия файл и ако искате да експортирате филтрирани или избрани записи. Ако подменяте съществуваща работна книга, първо трябва да затворите файла.
- Щракнете върху OK. Ако сте избрали да отворите целевия файл, когато приключите, Excel ще се отвори автоматично.
Когато давате име на работната книга на Excel по време на този процес, може да искате да включите дата в името, ако трябва да запазите копия на данните за конкретни дати. В края на процеса или когато се върнете към Access, ще се появи диалогов прозорец с въпрос дали искате да запазите стъпките за експортиране. Ако експортирате редовно, можете да запазите стъпките за експортиране за повторна употреба.
