Как да конвертирате отчет на Microsoft Access в PDF (3 начина)

Лесно запазвайте отчетите за достъп като PDF файлове

Отнася се за:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 и 365 (Windows)

Можете лесно да конвертирате отчетите си в Access в PDF (Portable Document Format), без да използвате Adobe Acrobat Pro. За да конвертирате в PDF, използвате раздела Файл или раздела Външни данни в лентата или можете да персонализирате лентата с инструменти за бърз достъп.

1. Записване на PDF с помощта на раздела Файл в лентата

Първата опция е да използвате раздела Файл (Изглед на задната част) в лентата:

За да конвертирате отчет (или формуляр) в PDF с помощта на раздела Файл:

1. В навигационния екран щракнете върху отчета (или формуляра), който искате да експортирате в PDF.
2. Щракнете върху раздела Файл в лентата.
3. Изберете Запазване и публикуване.
4. Под Типове файлове изберете Запиши обекта като.
5. Под Типове файлове на базата данни изберете PDF или XPS.
6. Щракнете върху бутона Запиши като. Появява се диалогов прозорец. Запиши като тип трябва да се появи като PDF.
7. В диалоговия прозорец изберете местоназначението, в което искате да запишете PDF. Въведете име, ако е необходимо. Изберете Стандартен (за печат с по-висока разделителна способност) или Минимален размер (за публикуване онлайн) до Оптимизиране за.
8. Щракнете върху Опции и уверете се, че маркерите на структурата на документа за достъпност са отметнати (това помага на екранните четци или друга помощна технология да прочетат файла) и след това щракнете върху OK.
9. Отметнете Отваряне на файл след публикуване, ако искате да видите готовия PDF.
10. Щракнете върху Публикуване.
11. В Access изберете Запазване на стъпките за експортиране, ако искате да повтаряте експортирането редовно (ще трябва да въведете име и описание).
12. Щракнете върху Close.

2. Експортиране в PDF с помощта на раздела Външни данни в лентата

Друга възможност е да използвате раздела Външни данни в лентата:

За да конвертирате отчет (или формуляр) в PDF с помощта на раздела Външни данни:

1. В навигационния екран щракнете върху отчета (или формуляра), който искате да експортирате в PDF.
2. Щракнете върху раздела Външни данни в лентата.
3. Щракнете върху бутона PDF или XPS в групата Експортиране (XPS е алтернатива на PDF, създаден от Microsoft). Появява се диалогов прозорец. Запиши като тип трябва да се появи като PDF.
4. В диалоговия прозорец изберете местоназначението, в което искате да запишете PDF. Въведете име, ако е необходимо. Изберете Стандартен (за печат с по-висока разделителна способност) или Минимален размер (за публикуване онлайн) до Оптимизиране за.
5. Щракнете върху Опции и уверете се, че маркерите на структурата на документа за достъпност са отметнати (това помага на екранните четци или друга помощна технология да прочетат файла) и след това щракнете върху OK.
6. Отметнете Отваряне на файл след публикуване, ако искате да видите готовия PDF.
7. Щракнете върху Публикуване.
8. В Access изберете Запазване на стъпките за експортиране, ако искате да повтаряте експортирането редовно (ще трябва да въведете име и описание).
9. Щракнете върху Close.

3. Добавяне на бутон за експортиране на PDF към лентата с инструменти за бърз достъп

Можете да персонализирате лентата с инструменти за бърз достъп и да добавите бутона PDF или XPS, така че да е по-лесен за достъп. Може също да искате да покажете лентата с инструменти за бърз достъп под лентата.

За да добавите бутона PDF или XPS към лентата с инструменти за бърз достъп:

1. Щракнете върху раздела Файл в лентата и след това щракнете върху Опции.
2. Щракнете върху категорията на лентата с инструменти за бърз достъп вляво.
3. От падащото меню под Избор на команди от изберете Всички команди.
4. Щракнете върху бутона PDF или XPS.
5. Щракнете върху Добавяне.
6. Щракнете върху OK.
7. Щракнете върху Close. Бутонът PDF или XPS ще се появи в лентата с инструменти за бърз достъп.

След като добавите бутона PDF или XPS към лентата с инструменти за бърз достъп, за да създадете PDF:

1. В навигационния екран щракнете върху отчета (или формуляра), който искате да експортирате в PDF.
2. Щракнете върху бутона PDF или XPS, който сте добавили към лентата с инструменти за бърз достъп. Появява се диалогов прозорец. Запиши като тип трябва да се появи като PDF.
3. В диалоговия прозорец изберете местоназначението, в което искате да запишете PDF. Въведете име, ако е необходимо. Изберете Стандартен (за печат с по-висока разделителна способност) или Минимален размер (за публикуване онлайн) до Оптимизиране за.
4. Щракнете върху Опции и уверете се, че маркерите на структурата на документа за достъпност са отметнати (това помага на екранните четци или друга помощна технология да прочетат правилно файла) и след това щракнете върху OK.
5. Отметнете Отваряне на файл след публикуване, ако искате да видите готовия PDF.
6. Щракнете върху Публикуване.
7. В Access изберете Запазване на стъпките за експортиране, ако искате да повтаряте експортирането редовно (ще трябва да въведете име и описание).
8. Щракнете върху Close.

Лесно е да генерирате PDF файлове за отчети и формуляри в Access, без да използвате Adobe Acrobat Pro. Всичко, от което се нуждаете, е безплатният Acrobat Reader, за да ги видите.