Ако трябва да отгатнете, колко време мислите, че прекарвате в срещи всяка седмица? Според тази статия средното ръководство прекарва средно 35% от времето си в срещи, докато висшето ръководство прекарва до 50% в срещи. Най-лошото е, когато прекарвате цялото това време в дискусии и те се окажат неефективни. Срещите са тук, за да останат, но има начини да направите това време по-продуктивно.
Тук, в Arkware, прекарваме много време в срещи с клиенти и помежду си. Важно е да предлагаме най-добрите решения за бази данни и съвместната среща е един от начините да постигнем това. Ето стратегиите, които използваме, за да поддържаме срещите си най-продуктивни.
1. Знайте кога да организирате среща
Преди да свикаме среща, ние се уверяваме, че това е най-добрият начин за разрешаване на предизвикателство или решаване на проблем. Ако имейл или бележка приведе всички на една и съща страница, ние ще изпратим това вместо това. Искаме нашите срещи да бъдат ценно използване на времето на всички.
2. Планирайте срещи в точното време
Ние насрочваме срещи в моменти, когато е по-малко вероятно хората да бъдат разсеяни. Петък следобед – определено не е подходящо време за провеждане на среща. Изследванията показват, че срещите, провеждани по време на обяд, когато хората са гладни и разсеяни, също са по-малко продуктивни, така че избягваме и тези моменти. Най-доброто време за провеждане на срещи е между 9-11 ч. или 14-16 ч. във вторник, сряда и четвъртък.
3. Поканете правилните хора
Не всеки трябва да присъства на повечето срещи. Поканете само служители, които ще се възползват от дискусията, като тези, които имат какво да допринесат или ще бъдат засегнати от темата на разговора. Всички останали могат да използват това време, за да работят с клиенти и да изпълняват други задачи.
4. Създайте дневен ред
Преди срещата създайте дневен ред и график. Споделете го с хората, които идват на срещата, за да знаят какво да очакват. Наличието на дневен ред позволява на всеки да следи и да остане на тема. Ако темата върви настрани, не се страхувайте да се включите и да върнете разговора обратно.
5. Изберете удобно местоположение
Забелязахме, че удобното местоположение помага на хората да останат фокусирани по време на срещи. Изберете светло, добре осветено пространство с удобни места за сядане, така че хората да не се чувстват неудобно през следващия половин час. Също така е страхотна идея да имате бяла дъска или екран за проектор, който всеки да гледа по време на срещата.
6. Поддържайте срещите кратки
По-добре е да имате няколко кратки срещи, отколкото една дълга среща. Хората се отегчават и се разсейват, когато седят твърде дълго на една и съща седалка. Освен това, това намалява времето, в което те биха могли да вършат други задачи. Продължете срещите до около 30 минути, ако можете.
7. Избягвайте да четете лекции
Не забравяйте, че провеждате среща, а не лекция. Така че избягвайте да изнасяте лекции и да отегчавате аудиторията си. Срещата е време, в което всеки може да говори, да обменя идеи, да изрази притесненията си и други. Оставете време на всеки да даде своя принос, поради което е важно внимателно да изберете кого да каните.
Ако вашият бизнес изисква срещи, има начини да ги направите по-продуктивни за вас и вашите служители. Като следвате горните стратегии, можете да направите това време ценно за всички в офиса!
