Като собственик на бизнес, вие ще искате да съхранявате информация за човешките ресурси на безопасно, сигурно и стабилно място. Информацията за човешките ресурси е чувствителна, защото съдържа оплаквания на работното място, дисциплинарни проблеми, тестове за наркотици, инциденти с компенсации на работниците, медицински проблеми на служителите и др. Най-добрият начин да съхранявате тези чувствителни данни е в цифрова форма.
Нека да разгледаме какво представлява базата данни за човешки ресурси и ползите от наличието на такава за вашия бизнес.
Какво е база данни за човешки ресурси?
Базата данни за човешки ресурси е централен център за информация за служителите. Отделите по човешки ресурси използват този софтуер за проследяване на следните типове данни:
- Подробности за служителите
- Подробности за празника
- Процент на отсъствия
- График за ротация на работа
- Стандартно работно време
- Чакове за влизане и излизане
- Разписание на служителите
- Бизнес разходи
Тъй като тази информация е чувствителна, има много правни съображения, които трябва да се вземат предвид. Трябва да знаете как да съхранявате тези данни съгласно HIPAA и GDPR, както и колко дълго можете да ги съхранявате. Това се отнася както за настоящи служители, така и за бивши служители и кандидати за работа.
Как една база данни с човешки ресурси може да помогне на вашия бизнес?
След като създадете база данни за човешки ресурси за вашия бизнес, няма да поглеждате назад! Тези бази данни рационализират вашите HR процеси и съхраняват данните в безопасна среда. По този начин можете да покажете на служителите си, че приемате сериозно поверителността им.
Ето някои от предимствата, които можете да очаквате от наличието на база данни за човешки ресурси за вашия бизнес:
- Ефективност. Поддържането на база данни с човешки ресурси рационализира производителността на вашия екип. Цялата информация, от която се нуждаят, за да вземат решения, базирани на данни, е на едно централно място.
- Разходна ефективност. В дългосрочен план разполагането с база данни с човешки ресурси може да спести парите на вашия бизнес. Вашата база данни ще работи за вас, така че персоналът ви да може да се съсредоточи върху други задачи. Също така, запазването на чувствителната информация защитена може да предотврати скъпоструващо нарушение.
- Точност. Когато трябва да вземете решения, е наложително да разчитате на точна информация. С база данни има по-малко HR грешки, което ви позволява да вземате разумни решения.
- Подобрено регулаторно съответствие. Съхранявайте всички чувствителни данни на едно място, за да е по-лесно да спазвате GDPR. Това също така показва на служителите, че ви е грижа за тяхната поверителност.
Трябва ли вашият бизнес да има база данни за човешки ресурси?
Вероятно е вашият бизнес да се възползва от база данни за човешки ресурси. Много малки и средни предприятия често не са сигурни в това, но въз основа на ползите по-горе можете да видите как тези бази данни могат да помогнат на бизнеса ви да работи по-ефективно, като същевременно запазва информацията за служителите си в безопасност.
Всъщност, като по-малък бизнес, вероятно ви липсват ресурси за справяне с пробив в сигурността. За щастие не се нуждаете от нищо сложно или скъпо, за да свършите работата. Можете да използвате Microsoft Access, за да създадете база данни за човешки ресурси или да работите с експерт по база данни като Arkware, за да създадете такава за вас.
За да научите повече за базите данни за човешки ресурси и как те могат да поддържат вашите бизнес операции, свържете се с Arkware за безплатна консултация.
