Знаете ли, че Microsoft Access и Microsoft Excel са перфектният екип? Вярно е!
MS Access е база данни, а MS Excel е електронна таблица. Въпреки че служат за различни цели, двете работят в тандем. Всъщност, когато се използват заедно, Access и Excel показват най-доброто един в друг. Ключът е да разберете кога и къде да използвате всяка програма.
По-долу са 10 страхотни причини да използвате Access и Excel заедно.
- Споделяне на данни. Когато планирате да запазите данните във вашата електронна таблица на Excel, но да се възползвате от функциите на Access, можете да използвате връзка за Access. С вашите данни, свързани с Excel, можете да създавате отчети, заявки и формуляри само за четене в Access.
- Копиране на данни. Ако искате да копирате данни от Excel в Access, не е необходимо да създавате нов лист с данни. Access настройва нещата автоматично и дори отгатва типа данни.
- Преместване на данни. Импортирането на данни в Access означава, че данните се съхраняват в нова или съществуваща таблица, без да се променя нищо в Excel. По този начин можете да използвате данните естествено в Access.
- Настройте връзката. Ако създадете връзка в Excel с базата данни на Access, можете да извлечете данните от заявката си и дори да актуализирате работните си книги на Excel.
- Подобен интерфейс. Ако ви е удобно да използвате Excel, ще ви е удобно да използвате Access. И двете програми са сходни, когато става въпрос за задачи като филтриране, сортиране и заявка. Дори иконите, командните менюта и диалоговите прозорци са подобни.
- Достъп до отчети. Когато вашите данни са в Access, можете да се възползвате от всички инструменти, включително групови и обобщени отчети, прости отчети, графични отчети, подотчети и етикети за изпращане по пощата.
- Формуляри за достъп. В допълнение към съветниците за отчети, Access предлага и набор от формуляри, които могат да се използват за данни. Създаването, промяната и използването на отчети е подобно на това, което виждате в Excel.
- Събиране на данни. Ако искате да събирате данни за хора, които да използвате в Excel, можете да постигнете това чрез Access. След като имате данните, използвайте Excel за анализ.
- Обединяване на поща. Достъпът може да се използва и като услуга за сливане на писма, картички и имейл съобщения. Има много съветници за изпълнение на задачите, като например създаване на етикети от отчети, които генерирате.
- SharePoint. Публикуването на вашата база данни на Access в сайт на SharePoint означава, че можете да работите с данните офлайн. Ако промените бъдат направени от други потребители, те ще бъдат разрешени от съветник за разрешаване на конфликти.
Надяваме се, че тези 10 основни причини са ви помогнали да разберете по-добре защо Access и Excel са страхотен екип! Ако имате още въпроси за това как да използвате и двете безпроблемно, обадете се на Arkware за БЕЗПЛАТНА консултация. Имаме отговорите и ще се радваме да ви покажем как се правят нещата.
