Повечето нови организации или проекти бързо преминават от управление на работния си поток на хартия към проследяване на данните им в електронни таблици. Следващата логична стъпка е да внедрите релационна база данни, която правилно свързва всичките ви данни и в крайна сметка осигурява много предимства за вашите инвестиционни долари.
Какво може да направи една база данни за моя бизнес?
- Организация: Базата данни може да ви помогне да осигурите структура на вашите бизнес процеси.
- Проверка на данните: Базата данни позволява правила за форматиране за въвеждане на данни (т.е. полета може да са задължителни, да имат строго форматиране като телефонен номер или пощенски код или да имат максимален брой знаци).
- Ефективност: Базите данни премахват необходимостта от излишно въвеждане на данни, което е типично за електронните таблици.
- Сигурност на данните: Базите данни имат повече потребителска сигурност от електронна таблица под формата на потребителски достъп до системата и ограничения за достъп до данните, които могат да се видят.
- Отчитане: Много просто, отчитането е много по-стабилно от база данни, където диапазони от записи за един клиент или набор от данни могат бързо да се генерират.
- Търсене: Поради същата причина като отчитането, търсенето по множество критерии е по-лесно с база данни и позволява на потребителите бързо да усъвършенстват конкретни записи.
- Споделяне на данни: Много потребители на база данни имат достъп до един и същ файл и данни едновременно. Следователно няма дублиране на файлове, индивидуални потребителски редакции и конфликти при форматиране, които са често срещани при електронните таблици.
- По-голям капацитет: Базите данни побират много голям обем данни. За сравнение, електронните таблици са много по-ограничени.
- Исторически данни: По-старите данни могат да бъдат архивирани в база данни много по-лесно или лесно достъпни за отчитане. Поддържането на активни всички исторически данни най-вероятно ще разшири границите на работния лист до твърде голям и непрактичен.
Защо да изберете MS Access пред други бази данни?
- Популярност: MS Access е най-популярната настолна база данни и се предлага стандартно в много пакети на MS Office.
- Евтин: Софтуерът MS Access е много евтин (без времето за разработка).
- Самостартиране: Начинаещ потребител може да постигне полезни резултати.
Какви са някои ограничения на MS Access?
- Липса на поддръжка: Обичайно е ранните усилия за разработка на MS Access да се инициират от член на екипа, който вече носи отговорност на пълен работен ден. Когато тези членове на екипа вече не са налични или са напуснали компанията, често не остава никой с опит, който да продължи да поддържа базата данни. Освен това много опитни консултанти в момента избират пенсиониране или са преминали към по-модерни решения за бази данни; оставяйки празнота за наследени бази данни на MS Access, които се нуждаят от поддръжка.
- Корупция: Има много причини, поради които файлът с база данни на MS Access може да се повреди или повреди. Виновни са както хардуерните повреди, така и софтуерните проблеми. Без адекватна защита от тези проблеми тези бази данни могат да станат много ненадеждни.
- Мащабируемост: Докато в MS Access са разрешени множество потребители, базата данни бързо се претоварва. Освен това, в сравнение с други бази данни, MS Access има нисък лимит за максимално количество поддържани данни.
- Липса на опит с програмисти: Много разработчици, които не са програмисти, които правят сами, бързо се преодоляват по време на разработката. Освен това ранните дизайнерски решения могат да окажат силно влияние върху използваемостта и разширяемостта на базата данни в бъдеще.
- Надстройки: Много предизвикателства, като например несъвместимост на версиите, често се срещат при мигриране на текущи данни към актуализирания софтуер.
- Файлов сървър: MS Access е приложение за файлов сървър (не клиентско сървърно приложение). Това означава, че цялата база данни и софтуер се намират в паметта на компютъра на всеки потребител. Това е неефективно и може да доведе до грешки и потенциална корупция.
- Сложността е предвидена: Ако се очаква, че използването на тази база данни ще стане критична за мисията или ще обслужи много по-голяма нужда от първоначално планираната, се препоръчва да се търсят алтернативни бази данни, като например тази, проектирана с помощта на SQL Server.
- Съответствие: Някои правила (като изискванията на Закона на Sarbanes-Oxley – SOX, HIPAA &PCI – индустрия за разплащателни карти), които се прилагат за много компании, гарантират използването на по-висок клас, напълно подлежаща на одит база данни.
Нуждите от база данни на една организация обикновено са непредсказуеми и се променят с течение на времето. Здравословните бази данни се създават и в крайна сметка се развиват и променят през целия живот на бизнеса. Когато са изправени пред тези предизвикателства, базите данни на MS Access често продължават да се използват „както са“ и като цяло служат достатъчно добре. Въпреки това, когато възникне спешен случай, може да бъде трудно да се намери надеждна, опитна подкрепа. Ето защо е силно препоръчително да планирате рано за следващите етапи на развитие и да разполагате с опитен екип, който да помогне. Независимо дали е необходимо малко подобрение на базата данни или пълен план за бъдещето, Arkware е готов да бъде вашият водач! 
