Вижте тези полезни съвети за създаване на избрана заявка в Microsoft Access
Отнася се за:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 и 365 (Windows)
Можете да създадете заявка за избор в Microsoft Access, за да извлечете данни въз основа на критерии. Заявката за избор в Microsoft Access е най-често срещаният тип заявка. Има няколко начина за ефективна работа при избрани заявки, за да получите желаните резултати и да спестите известно време. Можете също да използвате много от тези съвети в други типове заявки.
1. Създаване на заявка за избор в Design View
За да създадете заявка за избор и отидете на Design View (и избягвайте съветника):
- Щракнете върху раздела Създаване в лентата.
- В групата Заявки щракнете върху Дизайн на заявка. Появява се диалогов прозорец.
- Щракнете двукратно върху желаните таблици или заявки (щракнете върху раздела Заявки в диалоговия прозорец, за да изберете заявки).
- Щракнете върху Close. Списък с полета за всяка таблица или заявка ще се появи в горния панел в Design View.
- Ако трябва да добавите друга таблица или заявка към горния панел, щракнете върху бутона Покажи таблица в раздела Дизайн на инструменти за заявка в лентата, щракнете двукратно върху желаната таблица или заявка (щракнете първо върху раздела Заявки) и щракнете Затвори.
2. Придвижване между изглед на дизайн и изглед на лист с данни
Можете да стартирате заявка за избор, като щракнете върху бутона Изпълнение в раздела Дизайн на инструменти за заявка в лентата или като просто отидете в изглед на лист с данни.
За бързо преминаване между изглед на дизайн и изглед на лист с данни:
- Щракнете с десния бутон върху раздела на заявката (или заглавната лента) на текущата заявка и изберете желания изглед или
- Щракнете върху бутона Изглед в раздела Начало или раздела Дизайн на инструменти за заявка в лентата и изберете желания изглед.
3. Добавяне на полета към мрежата в Design View
В Design View долният панел се нарича мрежа QBE (Query by Design). Покажете полетата, които искате да направите заявка в тази мрежа. Горният панел в Design View показва източниците на данни – списъци с полета с таблици или заявки.
За да добавите поле към QBE мрежата:
- Щракнете двукратно върху поле в списък с полета в горния панел в Design View, за да го добавите към следващата налична колона в мрежата.
- Плъзнете поле от списък с полета, като задържите левия бутон на мишката и след това плъзнете надолу до колона, за да го добавите към мрежата.
- Щракнете върху реда на полето в колона в QBE мрежата и от падащото меню изберете желаното поле. Ако има повече от една таблица и едно и също име на поле се среща и в двете, трябва също да посочите изходната таблица в реда Таблица или Access по подразбиране ще използва първата таблица (отляво надясно в горния панел), която съдържа полето.
4. Добавяне на множество полета към мрежата в Design View
Можете да добавите множество полета към QBE мрежата.
За да изберете множество полета, които са съседни (съседни):
- В горния панел щракнете върху поле в списък с полета и след това задръжте Shift и щракнете върху последното поле, което искате да включите по-долу.
- Посочете едно от избраните полета, задръжте левия бутон на мишката и плъзнете надолу в колона в QBE мрежата.
За да изберете множество полета, които не са съседни (не съседни):
- В горния панел щракнете върху поле в списък с полета и след това щракнете с клавиша Control върху следващите полета по-долу.
- Посочете едно от избраните полета, задръжте левия бутон на мишката и плъзнете надолу в колона в QBE мрежата.
5. Добавяне на всички полета към мрежата в Design View
Можете да добавите всички полета към мрежата. Имайте предвид обаче, че това може да забави заявката ви в зависимост от броя на полетата и количеството данни.
За да изберете всички полета в таблица източник или списък с полета на заявка:
- В горния панел щракнете двукратно върху заглавната лента на списък с полета, за да изберете всички полета.
- Посочете едно от избраните полета, задръжте левия бутон на мишката и плъзнете надолу в колона в QBE мрежата.
Можете да използвате звездичката (*), която се появява в горната част на списъка с полета в горния панел, и да я плъзнете към QBE мрежата, за да представите всички полета. Този метод обаче има ограничения. Например, не можете да включите агрегатна функция или да изпълните заявка Totals, използвайки знака звездичка.
6. Използване на логиката И и ИЛИ
В QBE мрежата, в реда(овете) на критериите:
- Въведете критерии в същия ред с критерии като сценарий И.
- Въведете критерии в различни редове с критерии като сценарий ИЛИ.
7. Пренареждане на колони
Можете да пренаредите колоните в Design View в заявка. Това е полезно по много начини, включително групиране и сортиране. Ако посочите ред на сортиране за повече от едно поле, Access сортира отляво надясно.
За да пренаредите колоните в Design View:
- Щракнете върху тънката лента в горната част на колоната, която искате да преместите, за да изберете цялата колона.
- Посочете същата област в избраната колона, задръжте левия бутон на мишката и плъзнете колоната до новата й позиция.
8. Задаване на свойства
Можете да показвате свойства в Design View по няколко начина:
- Щракнете двукратно върху горния панел в празна област.
- Натиснете F4.
- Щракнете с десния бутон в който и да е панел в Design View и изберете Properties от падащото меню.
- Щракнете върху бутона Свойства в раздела Инструменти за проектиране на заявка в лентата.
За да зададете свойства на заявката:
- Щракнете върху горния панел в празна област.
- Изберете желаните свойства в панела със свойства.
По-долу са свойствата на заявката:
За да зададете свойства на полето:
- Щракнете върху колона в QBE мрежата.
- Изберете желаните свойства в панела със свойства.
По-долу са свойствата на полето:
9. Добавяне на бутон за лесно изчистване на мрежата
Можете да добавите бутон за изчистване на мрежата към лентата с инструменти за бърз достъп, за да улесните изчистването на цялата мрежа в изглед за проектиране на заявка.
Първо, покажете лентата с инструменти за бърз достъп под лентата (това я прави лесна за виждане и позволява добавянето на още бутони):
- Щракнете върху стрелката вдясно от лентата с инструменти за бърз достъп (която по подразбиране е над лентата) и изберете Показване под лентата.
За да добавите бутон за изчистване на мрежата към лентата с инструменти за бърз достъп:
- Щракнете върху стрелката вдясно от лентата с инструменти за бърз достъп и изберете Още команди.
- В менюто в горната част изберете Всички команди.
- В списъка с команди изберете Изчистване на мрежата.
- Щракнете върху Добавяне.
- Щракнете върху OK.
От този момент нататък ще можете да изберете бутона Clear Grid (X) на лентата с инструменти за бърз достъп в Design View в заявка.
По-долу е лентата с инструменти за бърз достъп с бутона Clear Grid (X):
10. Показване на суми в изглед на лист с данни
Вече можете да показвате суми автоматично в изглед на лист с данни:
- Отидете в изглед на лист с данни.
- Щракнете върху бутона Общо в раздела Начало в лентата. Към листа с данни е добавен ред Total.
- Щракнете върху колоната, която искате да обобщите, в реда Общо и изберете функция от падащия списък. Access изчислява общата сума автоматично.
Има още много съвети и трикове за работа с избрани заявки, но те са чудесен набор за начало.
