Искате ли да се отървете от рутинните задачи на Microsoft Access? Access предлага много функции, които могат да подобрят вашата ефективност и производителност. Ключът е да знаете къде да намерите тези функции и как да ги използвате. Не се срамувайте – разгледайте и разгледайте тези 10 съвета за спестяване на време за MS Access.
1. Добавете времеви отпечатъци към записите на базата данни
С функцията Now() можете автоматично да добавите часа и датата към записите на вашата база данни. По този начин, всеки път, когато изтеглите записите, можете да определите кога са въведени данните.
2. Използвайте шаблони за изграждане на бази данни
Шаблоните са ваш приятел в MS Access. С шаблоните не е нужно да създавате база данни от нулата. Изберете от стотици опции, направени или от Microsoft, или от някой в общността на Access.
3. Импортиране на данни от Excel в Access
Импортирането на данни от Excel в Access може да спестява огромно време. Можете да правите много повече с данните си, като използвате Access, включително актуализиране на формули и сортиране или филтриране на резултатите. Ако не сте сигурни дали трябва да преминете от Excel към Access, свържете се с компания за поддръжка на MS Access.
4. Експортиране на данни от Access в Excel
Също така е полезно да експортирате данни от Access в Excel. Електронните таблици не са в състояние да направят всичко, което базите данни могат, но все пак са полезни, когато трябва да управлявате само малко количество данни. Освен това повечето хора знаят как да използват Excel.
5. Използвайте SQL за разширени заявки
Езикът на структурираните заявки (SQL) е добър, на който да се върнете, ако имате проблеми с проектирането на заявка. SQL е основата за релационни бази данни и ви позволява да изберете точните резултати, които търсите.
6. Редовно архивирайте вашата база данни
Вашите бази данни на Access не са имунизирани срещу корупция или повреда, така че е важно да предприемете съответните стъпки, за да ги защитите. Най-добрият начин да направите това е да архивирате редовно базите си данни.
7. Познайте своите преки пътища
Отделете време да се запознаете с преките пътища, които ще ви бъдат полезни. Например, можете да извлечете пълната мощност от Access чрез филтриране на резултатите, скриване на дубликати в отчети и ускоряване на въвеждането на данни.
8. Разбиране на макроси
Макросите са инструменти, които ви позволяват да автоматизирате задачи и функционалност на вашите формуляри и отчети – и не е нужно да изучавате VBA (Visual Basic за приложения), за да го правите. Отделете време за изучаване на макроси, дори ако в началото изглеждат объркващи – ще бъдете много по-ефективни!
9. Възползвайте се от взаимоотношенията си
Много хора използват Access като прославена електронна таблица, но вие само ограничавате потенциала му, като правите това. Релационните бази данни проследяват връзките между елементите на данни, така че проучете как да създадете връзка между две таблици във всяка база данни.
10. Изберете първични ключове внимателно
MS Access ви позволява да избирате основните си ключове и ще искате да го направите разумно. Когато проектирате нова база данни, например, избраният ключ трябва да бъде уникален. Ако е възможно два записа да споделят една и съща стойност за атрибут, няма да искате да използвате това като първичен ключ.
Microsoft Access никога не е за подценяване. Това е мощна програма за база данни, която ви позволява да правите повече за по-малко време. Надяваме се, че горните 10 съвета ще ви бъдат полезни, докато се научите да навигирате в Access 2016 по по-ефективен и продуктивен начин.
