Можете лесно да създадете групиран отчет с помощта на съветника за отчети в Access 2016.
Групиран отчет (известен също като обобщен отчет) е отчет, в който едно или повече полета се използват за групиране на другите полета. Това може да бъде удобно, ако едно поле има много повтарящи се стойности, тъй като можете да покажете стойността веднъж, след което да покажете всички записи, които принадлежат към тази група.
По-долу ще използваме съветника за отчети, за да създадем групиран отчет.
-
Стартирайте съветника за отчети
Щракнете върху Съветник за отчети на лентата (от Създаване раздел).
-
Изберете полетата
Изберете полетата, които искате да се показват в отчета. Можете да изберете полета от повече от една таблица или заявка.
За да направите това, изберете таблица или заявка от падащия списък.
След това щракнете двукратно върху поле в левия панел, за да го преместите в десния панел. Повторете това за всяко поле, което трябва да се появи в отчета. Полетата в десния панел ще се покажат в отчета.
Повторете за всяка подходяща таблица/заявка.
След като сте готови, щракнете върху Напред> .
Можете също да изберете поле, след което да използвате
> бутон, за да го преместите към другия панел.Можете да използвате
>> бутон за преместване на всички полета. -
Изберете таблица/поле за групиране
В левия панел изберете таблицата или заявката, която съдържа полето, по което отчетът трябва да бъде групиран.
В десния панел ще се покаже визуализация въз основа на вашия избор.
Щракнете върху Напред> .
Визуализацията ще групира отчета само ако намери подходящо поле за групиране. В противен случай полетата ще бъдат показани негрупирани.
Ако визуализацията не показва никакво групиране тук, тогава отчетът ви няма да бъде групиран. В този случай ще трябва да се върнете и да добавите подходящо поле за групиране на отчета.
Като алтернатива можете да промените отчета по-късно и да изберете полето за групиране по това време.
-
Добавете допълнително групиране, ако е необходимо
Access сега ви дава възможност да посочите повече нива на групиране, ако е необходимо.
В нашия пример ще го оставим такъв, какъвто е (на едно ниво на групиране).
Щракнете върху Напред> .
-
Посочете реда на сортиране, ако е необходимо
Можете да посочите полета, по които да сортирате детайлите на отчета. Това сортира полетата във всяка група (не групираните полета).
След като сте готови, щракнете върху Напред> .
-
Изберете оформление
Изберете едно от предварително зададените оформления за отчета.
Визуализацията ще се актуализира, когато изберете елемент. Чувствайте се свободни да изберете всеки от тях, за да видите как се отразява на оформлението.
Можете също да промените ориентацията на Пейзаж, ако е необходимо.
За нашия пример ще оставим отчета с Стъпка оформление и Портрет ориентация.
След като сте готови, щракнете върху Напред> .
-
Наименувайте отчета
Въведете име за отчета.
Освен това имате възможност да прегледате отчета или да промените дизайна му, след като съветникът приключи създаването му.
За нашия пример ще го оставим на Визуализация на отчета .
Щракнете върху Край за генериране на отчета.
-
Докладът
Отчетът вече е създаден. Той е групиран точно както посочихме.
Преформатиране на отчета
Може да се наложи да направите леко преформатиране, за да изглежда отчетът по-представителен.
В нашия пример ще трябва да разширим ширината на полето за дата и може би да пренаредим малко полетата и може би да премахнем границите и да коригираме цветовете на фона.
-
Премахване на рамката
Access обича да поставя граници около полета. Ако не искате границата, можете да я премахнете.
Изберете полето/ята, от които искате да премахнете границата.
Сега щракнете върху Shape Outline от Формат раздела на лентата и изберете Прозрачен от контекстното меню.
-
Прегледайте редуващите се цветове
Не забравяйте да обърнете внимание на това как се изобразяват алтернативните цветове (т.е. тези, които Access автоматично прилага към отчетите).
Редуващите се цветове в групирания отчет могат да намалят яснотата на групираното поле. Може да откриете, че групираното поле споделя своя редуващ се цвят или с предходното поле, или с следващото поле. Това в крайна сметка намалява този „групиран“ вид и може да обърка читателя относно това кои полета всъщност са групирани.
-
Премахнете редуващите се цветове
За да премахнете редуващите се цветове, изберете секцията Детайли на отчета в Design View.
След това щракнете върху Алтернативен цвят на ред от Формат раздела на лентата и изберете Без цвят от контекстното меню.
Можете да направите същото за групираното поле. За да изберете групираното поле, изберете Име на поле Заглавие където Име на поле е името на групираното поле.
Можете също да използвате удебелен шрифт за групираното поле, като изберете полето, след което щракнете върху иконата удебелен шрифт в лентата.
-
Готовият отчет
Сега прегледът на отчета в Print Preview (или друг изглед) ще покаже отчета без редуващи се цветове.
В нашия пример групираното поле също се изобразява с удебелен шрифт (след като го удебелихме с помощта на командата Bold в лентата).
