Въведение в поддържането на записи

Помощ при въвеждане на данни

Стойност по подразбиране за поле

Понякога повечето стойности на полето са еднакви. Например, ако създадете таблица за заявления за работа, повечето служители ще бъдат от едно и също състояние и само някои записи ще имат различна стойност за държавата. Ако имате такова поле в таблица, можете да предоставите обща стойност за полето. По време на въвеждане на данни потребителят ще промени стойността само ако е различна от обичайната. Такава обща стойност се нарича стойност по подразбиране.

За да предоставите стойност по подразбиране на поле:

В изгледа на таблица с данни на лентата щракнете върху Полета. В секцията Свойства щракнете върху Стойност по подразбиране. Това ще отвори Expression Builder с =в основното текстово поле. Ако знаете стойността на константата, която искате да използвате, въведете я. След това щракнете върху OK
В изгледа за проектиране на таблица в горната секция щракнете върху полето. В долната част на прозореца щракнете върху Стойност по подразбиране и въведете желаната стойност

Стойността по подразбиране трябва да бъде правилно въведена:

Ако полето е базирано на текст, можете да въведете текста по подразбиране, включен в двойни кавички
Ако полето е числово, просто въведете числото
Ако полето е базирано на дата и искате да посочите константа (фиксирана), въведете я между два знака #
Ако искате да използвате (вградена) функция, въведете ако е предшестван от =и добавете скоби. Ако използвате Expression Builder, в левия списък разгънете Функции и разгънете Вградена функция. В средния списък щракнете върху категорията, към която принадлежи функцията. От десния списък щракнете двукратно върху желаната функция, след което конфигурирайте функцията по подходящ начин

Практическо обучение:Задаване на стойности по подразбиране

На лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Отвори
В списъка с файлове щракнете върху College Park Auto-Repair1
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата RepairOrders и щракнете върху Design View
В горната част на прозореца щракнете върху Състояние
В долната секция щракнете върху Стойност по подразбиране и въведете MD
В горната част на прозореца щракнете върху TaxRate
В долната секция щракнете върху Стойност по подразбиране и въведете 0,0775
В горната част на прозореца щракнете върху DropOffDateTime
В долната секция щракнете върху Стойност по подразбиране и въведете =Month(Date()) &"/" &Day(Date$()) &"/" &Year(Date$()) &" " &Час(Time$()) &":" &Минута(Time$())
Запазете таблицата
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху формуляра RepairOrders и щракнете върху Design View
Във формуляра щракнете върху текстовото поле DropOffDateTime и натиснете Delete
В секцията Инструменти на лентата щракнете върху Добавяне на съществуващи полета
От списъка с полета плъзнете DropOffDateTime и пуснете във формуляра, където беше предишното текстово поле.
Форматирайте етикета и текстовото поле, така че да изглеждат като предишното текстово поле:
Запазете формуляра и го превключете към изглед на формуляр
Затворете формуляра

Правило за валидиране

Правилото за валидиране е условие, че стойността, въведена в поле, трябва да отговаря, за да бъде валидна. За да създадете правило за валидиране:

Ако таблицата се показва в изгледа на лист с данни, на лентата щракнете върху Полета. В секцията Проверка на полето щракнете върху Проверка и щракнете върху Правило за проверка на поле

Ако таблицата се показва в изгледа за проектиране, щракнете върху полето. В долната част на прозореца щракнете върху Правило за валидиране и щракнете върху бутона с многоточия

И в двата случая действието ще отвори конструктора на изрази, където можете да създадете правило.

Текст за валидиране

Когато условието в полето Правило за валидиране не се спазва, можете да покажете поле за съобщение, за да уведомите потребителя. За да създадете съобщението:

Ако таблицата се показва в изгледа на лист с данни, на лентата щракнете върху Полета. В секцията Проверка на полето щракнете върху Проверка и щракнете върху Съобщение за проверка на полето. Това ще отвори съобщението за въвеждане на валидиране, където можете да въведете желаното съобщение:

Ако таблицата се показва в изгледа за проектиране, щракнете върху полето. В долната част на прозореца щракнете върху Текст за проверка и въведете желаното съобщение

Практическо обучение:Представяне на логически функции

В навигационния екран под Таблици щракнете двукратно върху RepairOrders, за да го отворите в изгледа на листа с данни
В таблицата щракнете върху клетката под Име на клиента
На лентата щракнете върху Полета
В секцията Проверка на полето щракнете върху Проверка и щракнете върху Правило за проверка на запис
В списъка Expression Elements се уверете, че RepairOrders е избрано.
В списъка Категории на изрази щракнете двукратно върху CustomerName
Тип НЕ Е NULL
Щракнете върху OK
В секцията Проверка на полето щракнете върху Проверка и щракнете върху Съобщение за проверка на запис
Въведете Уверете се, че сте посочили името на клиента
Щракнете върху OK
Затворете таблицата

В навигационния панел под Формуляри щракнете с десния бутон върху RepairOrders и щракнете върху Изглед на дизайн
Щракнете върху Извършени задачи
Щракнете върху текстовото поле JobPerformed1
В листа със свойства щракнете върху раздела Събитие
Щракнете върху Загубен фокус и въведете

=IIf([JobPerformed1] Is Null, MsgBox("Посочете поне една от задачите, които са били извършени на автомобила"),"")
Запазете формуляра

Задължителна стойност за поле

Ако смятате, че трябва да има запис за определено поле за всеки запис, можете да го изискате от потребителя. При въвеждане на данни, след създаване на запис, потребителят не може да премине към друг запис, ако не е предоставена стойност за това поле. Можете да посочите, че стойността на полето се изисква при създаване на таблица, независимо дали работите в изглед на лист с данни или изглед за проектиране на таблицата:

В изгледа на лист с данни, за да посочите, че стойностите на дадено поле са задължителни, щракнете върху която и да е клетка от колоната. На лентата щракнете върху Полета. В секцията Проверка на полето щракнете върху квадратчето Задължително. По подразбиране квадратчето Задължително не е отметнато
В изгледа за проектиране в горната секция щракнете върху полето. В долния раздел щракнете върху стрелката на полето Задължително и го задайте на Да. Неговата стойност по подразбиране е Не

Практическо обучение:Посочване на задължителни полета

На лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Нов
Щракнете върху Празна настолна база данни и задайте името на файла на Chemistr2
Щракнете върху Създаване
На лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Опции
От лявата страна щракнете върху Текуща база данни и от дясната страна под Опции на прозореца на документа щракнете върху бутона за избор на Припокриващ се Windows
Щракнете върху OK
Прочетете полето за съобщение и щракнете върху OK
Затворете таблицата по подразбиране, без да я запазвате
На лентата щракнете върху Създаване и щракнете върху Дизайн на таблица
Въведете AtomicNumber и натиснете Tab
Щракнете с десния бутон върху AtomicNumber и щракнете върху Първичен ключ
Задайте неговия тип данни като Number и надписа като Атомен #
В горната част щракнете върху клетката под AtomicNumber, въведете Символ и натиснете F6
В долната част на прозореца щракнете върху Задължително, след това щракнете върху стрелката на комбинираното поле и изберете Да
Задайте размер на полето на 5
В горната част щракнете върху клетката под символа, въведете AtomicWeight и натиснете Tab
В долната част на прозореца щракнете двукратно върху Задължително, за да зададете стойността му на Да
Задайте другите свойства, както следва:
Тип данни:Число
Размер на полето:единично
Надпис:Атомно тегло
Щракнете с десния бутон върху раздела на прозореца и щракнете върху Изглед на лист с данни
Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Да
Задайте името на Елементи и щракнете върху OK
На лентата щракнете върху Полета
На таблицата щракнете върху клетка под символа
В секцията Добавяне и изтриване на лентата щракнете върху Кратък текст
Въведете Име на елемент и натиснете Enter
Щракнете върху клетка под ElementName
В секцията Проверка на полето на лентата щракнете върху квадратчето Задължително
В секцията Свойства на лентата щракнете върху текстовото поле Размер на полето и въведете 40
Щракнете върху Име и надпис
Щракнете върху надпис, въведете Име на елемент и щракнете върху OK
Щракнете с десния бутон върху раздела на прозореца и щракнете върху Изглед на дизайн
Добавете следните полета към таблицата:

Име на полето Размер на полето Цвят 40 Фаза 32
За да запазите таблицата, натиснете Ctrl + S

Нищожността на поле

Когато създавате таблица в SQL, за да посочите, че всеки запис на поле трябва да бъде посочен, след типа данни на поле, въведете NOT NULL . Ето един пример:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) NOT NULL,
    DepartmentName char(50)
);Field

За да посочите, че полето може да бъде оставено празно, или не посочвайте неговата нищожност, или задайте неговата опция като NULL .

Уникалността на запис

Когато данните се въвеждат в полета, е възможно да има една и съща стойност за поле в различни записи, като например двама души, които живеят в една и съща държава. Това се счита за дублирана стойност. В някои други случаи това може да не е приемливо. Например, може да не искате двама служители да имат един и същ номер на служител. В този случай трябва да се уверите, че записите са уникални.

Ако таблица се показва в изгледа на лист с данни, за да посочите, че всеки запис на поле трябва да е уникален, щракнете върху която и да е клетка от тази колона. След това на лентата щракнете върху Полета. В секцията Проверка на полето щракнете върху квадратчето за отметка на опцията Уникален.

Когато създавате таблица в SQL, за да посочите, че всеки запис на поле трябва да е уникален, след типа данни на поле въведете UNIQUE . Ето един пример:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) unique,
    DepartmentName char(50)
);

Индексирани полета

Индексирането е способността да се следят записите на поле, като например проверка кога са уникални или дублирани. Тази характеристика може да бъде зададена при създаване или конфигуриране на таблица в изгледа на лист с данни или изгледа за проектиране. В изгледа на лист с данни, за да посочите индексирането на поле, щракнете върху която и да е клетка от колоната. След това на лентата щракнете върху Полета. В секцията Проверка на полето щракнете върху квадратчето за отметка на опцията Уникален.

В изгледа за проектиране в горната секция щракнете върху полето. В долния раздел щракнете върху стрелката на свойството Indexed. Тази характеристика може да бъде зададена с помощта на една от 3 стойности:

Ако е зададено на Не (по подразбиране), няма да се извършва проверка на дублирани стойности
Ако искате машината на базата данни да проверява за дублиране, но не е необходимо да предприема никакви действия, задайте това свойство на Да (Дубликати ОК)
Ако не искате дублирана стойност на едно и също поле в различни записи, задайте свойството Indexed на полето на Yes (No Duplicates)

Практическо обучение:Контролиране на индексирани полета

В горната секция щракнете върху Символ
В долната секция щракнете върху Индексирано за да се покаже неговото комбинирано поле. Щракнете върху стрелката на комбинираното поле Индексирано и изберете Да (Без дубликати)
В горната секция щракнете върху Име на елемент
В долната секция щракнете двукратно върху Индексирано след това щракнете двукратно върху него отново, за да зададете стойността му на Да (Без дубликати)
Затворете таблицата
Когато бъдете попитани дали искате да запазите таблицата, щракнете върху Да

Избиране, копиране и поставяне на записи

Въведение

Поддръжката на записи се състои от избиране, копиране, поставяне, актуализиране и/или изтриване на записи и т.н. За да ви помогне с някои от тези операции върху таблица или формуляр, разделът Начало на лентата е снабден със секция, наречена Find:

Избор на поле

Можете да изберете всички стойности на една или група колони. За да изберете всички стойности на колона, щракнете върху заглавката на колоната. За да изберете колони в диапазон, използвайте клавиша Shift, докато избирате колоните във всеки диапазон.

Някои от операциите, които ще извършите върху един или повече записи в таблица, изискват първо да бъдат избрани записите:

За да изберете ред или запис в изглед на лист с данни, позиционирайте мишката върху желаната заглавка на реда:

След това щракнете
За да изберете запис, щракнете върху която и да е клетка в неговия ред. На лентата щракнете върху Начало. В секцията Намиране щракнете върху бутона Избор и щракнете върху Избор

За да изберете повече от един запис, щракнете и задръжте мишката върху един от заглавките им

След това плъзнете, за да покриете другия желан ред или заглавките на редовете:

Когато всички желани редове са маркирани, освободете мишката. Друга техника, използвана за избор на повече от един ред, се състои от щракване върху един ред, който ще бъде в единия край, натискане и задържане на Shift и след това щракване върху реда, който ще бъде в другия край.

За да изберете всички записи на таблица:

Натиснете Ctrl + A
Щракнете върху бутона в пресечната точка на заглавките на колоните и заглавките на редовете

Това ще доведе до:

Копиране и поставяне на записи

За да копирате стойностите на колона, позиционирайте мишката върху заглавката на колоната, щракнете с десния бутон и щракнете върху Копиране:

За да копирате записи от много колони, първо изберете колоните. След това щракнете с десния бутон върху една от избраните заглавки на колони и щракнете върху Копиране

След като изберете (a) записи, можете да го/ги копирате и да ги поставите някъде. Например, можете да поставите записите във всяко приложение, което приема текст.

Практическо обучение:Копиране и поставяне на записи

Отворете базата данни FunDS2
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата StoreItems
Позиционирайте курсора на мишката върху полето вляво до 112055 и щракнете с десния бутон:
В менюто, което се показва, щракнете върху Копиране
Стартирайте Notepad
Щракнете върху Inside Notepad и щракнете върху Поставяне
Щракнете с десния бутон върху бутона в пресечната точка на заглавките на колоните и заглавките на редовете и щракнете върху Копиране
Стартирайте Microsoft Excel
В Sheet1 щракнете с десния бутон върху клетка B4 и щракнете върху Поставяне
Затворете Microsoft Excel
Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Не

Избор на запис във формуляр

Изборът на запис във формуляр зависи от вида на формуляра.

За да изберете запис в изглед на формуляр, щракнете върху лентата от лявата страна, която се нарича селектор на записи:

За да изберете запис в табличен вид, щракнете върху заглавката на неговия ред.

За да копирате запис, щракнете с десния бутон върху селектора на записи и щракнете върху Копиране:

Намиране и замяна на данни

Редактиране на данни

За да редактирате запис, първо намерете предвидените записи, след това намерете полето, което съдържа стойността. Използвайте знанията си за обработка на текст, за да редактирате стойността.

Практическо обучение:Редактиране на данни

На лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Отвори
В списъка с файлове щракнете върху Cruise1 (или го отворете от файловете, които придружават тези уроци)
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата с клиенти
Щракнете върху празното поле под Фамилия за акаунт № 415-939-497
Напишете Харисън и натиснете Enter
Затворете таблицата
В навигационния екран щракнете двукратно върху формуляра Клиенти
Щракнете върху текстовото поле Име
Напишете Кели
Щракнете върху бутона Следващ запис за да стигнете до следващия запис
Продължете да натискате Tab, докато стигнете до празното текстово поле за име при спешни случаи
Напишете Мариела Шустър
Затворете формуляра

Намиране на данните

За да започнете да търсите стойност, щракнете върху бутона Намери или натиснете Ctrl + F. Това ще отвори диалоговия прозорец Find and Replace с избран раздел Find: P>

Диалоговият прозорец „Намиране и замяна“ е безмоден, което означава, че имате достъп до таблицата или формуляра във фонов режим, докато диалоговият прозорец е налице.

Практическо обучение:Редактиране на данни

Базата данни Cruise1 все още трябва да бъде отворена.
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата Клиенти
В секцията Намери на лентата щракнете върху бутона Намери
В комбинираното поле Find What въведете gra
В комбинираното поле Търсене в изберете Текущ документ
В комбинираното поле Съвпадение изберете Всяка част от полето
Щракнете върху Търсене на следващо място.
Забележете, че е намерен втори резултат
Щракнете отново върху Find Next и забележете името Gradner
Щракнете върху Напред отново, за да видите друг резултат
Когато се покаже полето за съобщение, прочетете го и щракнете върху OK
Затворете диалоговия прозорец Намиране и замяна
Затворете таблицата с клиенти

Подмяна на данни

За да ви помогне при подмяната на данни, диалоговият прозорец Намиране и замяна има раздел Замяна. За да го получите, в секцията Намери на лентата щракнете върху бутона Замяна или натиснете Ctrl + H. Това ще отвори диалоговия прозорец Find and Replace с избран раздел Replace:

Практическо обучение:Редактиране на данни

Базата данни Cruise1 все още трябва да бъде отворена.
В навигационния екран щракнете двукратно върху формуляра Клиенти
Натиснете Ctrl + H (или в секцията Търсене на лентата щракнете върху бутона Замяна )
В комбинираното поле Find What въведете gradner
В комбинираното поле Замяна с въведете Gardner
В комбинираното поле Търсене в изберете Текущ документ
В комбинираното поле Съвпадение изберете Всяка част от полето
Щракнете върху Намиране на следващо
След като стойността бъде намерена, щракнете върху Замяна
Затворете диалоговия прозорец Намиране и замяна
Затворете формуляра
На лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Отвори
В списъка с файлове щракнете върху FunDS2

Актуализиране и изтриване на записи

Въведение

Ако не сте установили официално връзка между две таблици, но сте посочили, че записите от една таблица се подават в друга таблица, ако промените стойността на (първичния или външния) ключ в една от таблиците, другата таблица може да не получи актуализацията. Ето защо формалната и добре управлявана връзка е важна.

Когато се промени запис в първичния ключ на родителска таблица, добра идея е всеки запис на външния ключ в дъщерната таблица да получи същата актуализация. Когато се изтрие запис на първичния ключ, дъщерната таблица трябва да бъде уведомена. Те се наричат налагане на референтна цялост.

За да наложите целостта при създаване на връзка в диалоговия прозорец Редактиране на релация, щракнете върху квадратчето Прилагане на целостта на препратката.

Практическо обучение:Представяне на актуализации на взаимоотношенията

В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата ShoppingSessions
Забележете, че номерът на служител от втория запис е 275594
Затворете таблицата ShoppingSessions
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата Служители
Променете номер на служител 275594 на 200000
Затворете таблицата за служители
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата ShoppingSessions
Забележете, че номерът на служител от втория запис все още е 275594
Затворете таблицата ShoppingSessions
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата Служители
Променете № 20000 служител обратно на 275594
Затворете таблицата за служители
На лентата щракнете върху Инструменти за база данни
В секцията Връзки щракнете върху бутона Връзки
В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху Служители
Щракнете двукратно върху ShoppingSessions
Щракнете върху Close
Плъзнете EmployeeNumber от Employees и го пуснете на EmployeeNumber в ShoppingSessions

Налагане на актуализации на записите върху дъщерна таблица

За да сте сигурни, че запис във външен ключ се актуализира, когато същата стойност в първичния ключ на родителска таблица се промени, в диалоговия прозорец Редактиране на релации щракнете върху Каскадно актуализиране на свързани полета.

Практическо обучение:Налагане на актуализации на записи в дъщерна таблица

В диалоговия прозорец Редактиране на връзки щракнете върху квадратчето за отметка Cascade Update Related Fields

Налагане на изтриване на запис върху дъщерна таблица

Когато се изтрие запис в родителската таблица, трябва да се уверите, че записите от дъщерната таблица са уведомени. За да направите това възможно, в таблицата Редактиране на връзки щракнете върху Каскадно изтриване на свързани записи.

Практическо обучение:Налагане на актуализации на записи в дъщерна таблица

В диалоговия прозорец Редактиране на връзки щракнете върху квадратчето за отметка Каскадно изтриване на свързани записи
Щракнете върху Създаване
В секцията Връзки на лентата щракнете върху бутона Покажи таблицата
Щракнете двукратно върху SoldItems и StoreItems
Щракнете върху Close
Създайте връзки въз основа на първични и външни ключове
Затворете прозореца Връзки
Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Да
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата ShoppingSessions
Забележете, че номерът на служител от втория запис е 275594
Затворете таблицата ShoppingSessions
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата Служители
Променете номер на служител 275594 на 200000
Затворете таблицата за служители
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата ShoppingSessions
Забележете, че всички номера на служители, които са били 275594, са променени на 20000
Затворете таблицата ShoppingSessions
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата Служители
Променете № 20000 служител обратно на 275594
Затворете таблицата за служители

Въведение в отпечатването на записи

Печат на таблица

Можете да отпечатате данни от таблица, независимо дали таблицата е отворена или не. За да отпечатате затворена таблица, щракнете върху нея в навигационния екран. След това щракнете върху Файл. Щракнете върху Печат и щракнете върху една от трите опции:

По същия начин, ако таблицата е отворена в изглед на лист с данни, щракнете върху раздела й, за да й поставите фокус, след това щракнете върху Файл -> Печат и изберете за печат или за визуализация.

Практическо обучение:Печат на таблици

В навигационния екран щракнете върху Клиенти:Таблица, за да изберете таблицата
За да отпечатате данни от таблицата, щракнете върху Файл, щракнете върху Печат
Щракнете върху Бърз печат
От навигационния панел щракнете двукратно върху Кабини:Таблица, за да я отворите
Щракнете върху Файл
Щракнете върху Печат
Щракнете върху Печат
В диалоговия прозорец Печат щракнете върху OK
Затворете таблицата

Печат на формуляри

Можете да отпечатате формуляр, без да го отваряте. Намерете името му в навигационния екран и използвайте същите стъпки, прегледани за таблица.

Когато се отвори формуляр, имате възможност да отпечатате всички негови записи или избрания. В изгледа на формуляра, за да отпечатате само един запис, отидете до записа, който искате да отпечатате, щракнете върху лентата за избор на формуляр, за да изберете записа и продължете с отпечатването.

Практическо обучение:Печат на формуляри

От навигационния екран щракнете двукратно върху формуляра Клиенти, за да го отворите
За да навигирате до третия клиент, щракнете върху бутона Следващ запис два пъти
Щракнете върху Файл
Щракнете върху Печат
Щракнете върху Печат
В диалоговия прозорец Печат щракнете върху Избран(и) запис(и) бутон за избор
Щракнете върху OK
Проверете дали е отпечатан само записът на показвания клиент
Ще отпечатаме записи от 3 до 7.
Щракнете върху бутона Следващ запис два пъти навигирайте до запис номер 3
Щракнете върху лентата за избор на записи
Натиснете и задръжте Shift. Щракнете върху бутона Следващ запис четири пъти за показване на седмия запис (въпреки че записът # все още показва 3)
Отпуснете Shift
На лентата щракнете върху Файл
Щракнете върху Печат
Щракнете върху Печат
В диалоговия прозорец Печат щракнете върху Избран(и) запис(и) бутон за избор и щракнете върху OK
Проверете дали записи от 3 до 7 са отпечатани
Затворете формуляра за кабини

Основи на отчетите

Съветникът за отчети

Отчетът предоставя обект, използван за отпечатване на записите на база данни. Microsoft Access предоставя съветници за бързо създаване на отчети.

Microsoft Access може да ви помогне бързо да създадете отчет, като използвате едно от предварително разработените оформления. Това става с помощта на съветника за отчети. Съветникът за отчети е достъпен от секцията Отчети на категорията Създаване на лентата.

Практическо обучение:Използване на съветника за отчети

На лентата щракнете върху Създаване
В секцията Отчети щракнете върху Съветник за отчети
На първата страница на съветника щракнете върху стрелката на комбинираното поле Таблици/Заявки и изберете Таблица:Кабини
Щракнете върху бутона Избор на всички полета
Щракнете върху Напред
Приемете предложеното заглавие на отчета като Кабини и натиснете Enter

Отпечатване на отчет

Отчетът е любимият обект, използван за отпечатване на данни. Както се прави с другите обекти, можете да отпечатате отчет, независимо дали е отворен или не. Ако искате да отпечатате отчет, без да го отваряте, в навигационния екран намерете желания отчет и щракнете върху него, за да го изберете. След това продължете от раздела Файл на лентата, докато прегледахме таблиците и формулярите. По същия начин можете първо да отворите отчета от навигационния панел и да използвате менюто Печат от бутона Office по същия начин, който описахме за другите обекти.

Практическо обучение:Отпечатване на отчет

Отчетът за кабините все още трябва да бъде отворен.
щракнете върху Файл
Щракнете върху Печат
Щракнете върху Преглед за печат
За да започнете процеса на печат, в секцията Печат на визуализацията за печат щракнете върху Печат
В диалоговия прозорец Печат изберете принтера и се уверете, че е избран радио бутонът Всички
Click Properties, click the Portrait radio button (in the Orientation section) and click OK
To send the print job to the printer, on the Print dialog box, click OK
Close the Cabins report
Close Microsoft Access

Record Management in a Table

Enforcing Record Updates on a Child Table

In the table that has a primary key, which is the parent table, when a record is changed, it is a good idea for any record of the foreign key, in the child table, to receive the same update. To make this happen, in the Edit Relationships table, click the Cascade Update Related Fields.

Enforcing Record Deletion on a Child Table

When a record is deleted in the parent table, you should make sure the records from the child table are notified. To make this possible, in the Edit Relationships table, click the Cascade Delete Related Records.

Record Management on a Form

Record Selection

To select a record, click the bar on the left side, which is called the record selector:

Copying/Pasting Records

To copy a record, right-click the record selector and click Copy:

Right-click the record selector of an empty record and click Paste.

Finding and Replacing Data

Editing Data

To edit a record, first locate the value in the field.

Practical Learning:Editing Data

Click File and click Open
In the list of recent files, click Cruise2
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
In record number 2, click the empty box under Last Name
Type Harrison and press Enter
Close the table
In the Navigation Pane, double-click Customers :Form to open the form
Click the First Name text box
Type Kelly
Click the Next Record button to get to the next record
Keep pressing Tab until you reach the empty Emergency Name text box
Type Mariella Shuster
Close the form

Finding Data

To assist you with finding a value in a table or a form, the Home tab of the Ribbon is equipped with a section named Find:

To start looking for a value, you can click the Find button or you can press Ctrl + F. This would open the Find and Replace dialog box with the Find tab selected:

The Find and Replace dialog box is modeless, meaning you can access the table or form in the background while the dialog box is present.

Practical Learning:Editing Data

The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
In the Find section of the Ribbon, click the Find button
In the Find What combo box, type gra
In the Look In combo box, select Current Document
In the Match combo box, select Any Part of Field
Click Find Next.
Notice that a second result is found
Click Find Next again and notice the name Gradner
Click Next again to see another result
When the message box displays, read it and click OK
Close the Find and Replace dialog box
Close the Customers table

Replacing Data

To assist you in replacing data, the Find and Replace dialog box has a Replace section. To get it, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button or press Ctrl + H. This would open the Find and Replace dialog box with the Replace tab selected:

Practical Learning:Editing Data

The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:form to open it
Press Ctrl + H (or, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button )
In the Find What combo box, type gradner
In the Replace With combo box, type Gardner
In the Look In combo box, select Current Document
In the Match combo box, select Any Part of Field
Click Find Next
Once the value is found, click Replace
Close the Find and Replace dialog box
Close Microsoft Access