Access
 sql >> база данни >  >> RDS >> Access

Въведение в C

Импортиране/експортиране на данни от Microsoft Access

Въведение

Microsoft Access поддържа различни сценарии на импортиране и експортиране на данни към и от бази данни на MS Access, към и от текстови файлове, към и от електронни таблици и т.н. Преди импортирането трябва да създадете база данни, която ще получава записите.

Основният начин за импортиране или експортиране е чрез страницата със свойства Външни данни на лентата. Можете също така да щракнете с десния бутон върху всеки обект в навигационния панел, да поставите мишката върху Импортиране или Експортиране и да щракнете върху желаната опция.

Практическо обучение:Представяне на импортиране/експорт на данни

  1. Стартирайте Microsoft Access
  2. Щракнете върху Празна настолна база данни
  3. Задайте името на файла като FunDS2
  4. Щракнете върху Създаване
  5. На лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Опции
  6. В левия списък щракнете върху Текуща база данни
  7. В десния списък щракнете върху Припокриващи се прозорци
  8. Щракнете върху OK
  9. Прочетете полето за съобщение и щракнете върху OK
  10. В таблицата по подразбиране щракнете двукратно върху ID, за да поставите в режим на редактиране, натиснете F2 и натиснете Начало, въведете SoldItem (за да получите SoldItemID) и натиснете Enter
  11. В секцията Изгледи на лентата щракнете върху Изглед (или Изглед на дизайн)
  12. Задайте името като SoldItems и щракнете върху OK
  13. Попълнете таблицата със следните полета (променете само посочените части):
    Име на полето Тип данни Размер на полето Формат Надпис SoldItemID Идентификатор на продадения артикул Номер на разписка Номер на разписка # Номер на артикул Номер на артикул # Производител 40 Категория 25 Подкатегория 25 Подкатегория Име на артикула 100 Име на артикула Размер на артикула 20 Размер Номер на покупната цена Двойна фиксирана покупна цена
  14. Затворете таблицата
  15. Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Да
  16. За да създадете нова таблица, на лентата щракнете върху Създаване и в секцията Таблици щракнете върху Дизайн на таблица
  17. Въведете ReceiptNumber и натиснете Tab
  18. Щракнете с десния бутон на ReceiptNumber и щракнете върху Първичен ключ
  19. Създайте полетата, както следва:
    Име на полето Тип данни Размер на полето Форматирайте Надпис ReceiptNumber Номер Long Integer Receipt # EmployeeNumber Номер Long Integer Employee # ShoppingDate Дата/час Дълга дата ShoppingTime Дата/час Дълго време време за пазаруване Продажби Общ брой Двойни фиксирани продажби Обща сума Оферирана сума Двойно фиксирана оферирана сума
  20. Затворете таблицата
  21. Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Да
  22. Задайте името на таблицата като ShoppingSessions и щракнете върху OK
  23. На лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Нов
  24. Щракнете върху Празна настолна база данни
  25. Задайте името на файла като Център за компютърно обучение
  26. Щракнете върху Създаване
  27. На лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Опции
  28. В левия списък щракнете върху Текуща база данни
  29. В десния списък щракнете върху Припокриващи се прозорци
  30. Щракнете върху OK
  31. Прочетете полето за съобщение и щракнете върху OK

Импортиране на база данни на Microsoft Access

Най-простият тип данни за импортиране в база данни на Microsoft Access е друга база данни на MS Access. За да импортирате база данни на Microsoft Access:

  • Ако навигационният екран съдържа поне една таблица, щракнете с десния бутон върху таблица. Поставете мишката върху Импортиране и щракнете върху Access Database

  • В секцията Импортиране и свързване на лентата щракнете върху бутона Достъп

В диалоговия прозорец, ако знаете пътя до базата данни, включително нейното име, въведете го. Ако не, щракнете върху бутона Преглед, за да изберете изходната база данни. След като посочите базата данни, щракнете върху OK. Ще се покаже диалоговият прозорец за импортиране на обекти. Обектите са организирани по категории. Изберете желаните обекти. Освен обектите, можете да импортирате или игнорирате такива аспекти като връзките и други опции на навигационния панел. За да решите, щракнете върху бутона Опции и изберете желаните опции:

След като сте готови, щракнете върху OK. Ако обектите в базата данни са били валидни (а трябва да са), не би трябвало да имате проблем.

Практическо обучение:Импортиране на база данни на Microsoft Access

  1. На лентата щракнете върху Външни данни
  2. В секцията Импортиране и свързване на лентата щракнете върху бутона Достъп
  3. В диалоговия прозорец щракнете върху бутона Преглед
  4. От ресурсите, които придружават тези уроци, изберете CTC и щракнете върху Отвори
  5. В диалоговия прозорец щракнете върху OK
  6. На страницата със свойство Таблици щракнете върху Избор на всички

  7. Щракнете върху раздела Формуляри и щракнете върху Избор на всички
  8. Щракнете върху OK
  9. Когато обектите са импортирани, в диалоговия прозорец щракнете върху Затвори

Експортиране на база данни на Microsoft Access

Има различни начини, по които можете да експортирате записите на база данни на Microsoft Access. Един от начините е официално да експортирате таблица.

За да експортирате обект:

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която съдържа записите, позиционирайте мишката върху експортиране и щракнете върху Достъп
  • В навигационния екран щракнете върху таблицата, която съдържа записите, за да я изберете. В секцията Експортиране на лентата щракнете върху бутона Достъп

На първата страница на съветника, ако знаете пътя до базата данни, включително нейното име, въведете го или щракнете върху бутона Преглед, за да изберете целевата база данни. След като посочите базата данни, щракнете върху OK. Това ще покаже диалоговия прозорец Експортиране. Позволява ви да посочите името на обекта, който ще получи записите или обекта, който ще бъде създаден. Можете също да посочите какво ще бъде експортирано:само структурата на таблицата или както структурата, така и записите:

Горната техника ви позволява да експортирате един обект или един обект в даден момент. Ако искате да експортирате цялата база данни, на лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Запиши като:

Този прозорец ви позволява да изберете типа формат, който трябва да има новата база данни. Прозорецът предлага осем опции, които можете да използвате. За да използвате опция, щракнете върху нея и щракнете върху Запиши като или щракнете двукратно върху нея.

Ако искате да запишете базата данни в текущия формат на Access 2007-2016, изберете Access Database. Това ще отвори диалоговия прозорец Запиши като. Посочете името и местоположението на новата база данни и щракнете върху Запиши.

Ако искате да създадете база данни на Microsoft Access 97-2000, щракнете върху Access 2000 Database. Това ще създаде файл с .mdb разширение. Това са бази данни, съвместими с Microsoft Access 97 и Microsoft Office Access 2000. Няма нищо лошо или нередно в тези версии на бази данни и те са ценни и днес. Те просто не поддържат някои функции като изрази, прикачени файлове и т.н. в таблица:

Във версиите на базата данни на MDB изразите не могат да се създават върху таблици, но могат да се създават върху други типове обекти.

Microsoft Access и електронни таблици

Импортиране на работен лист

Има различни начини, по които можете да импортирате електронна таблица в база данни на Microsoft Access. Електронната таблица може да идва от всяко приложение, включително Microsoft Excel, Google Sheets, CSV и др.

Ако планирате да импортирате работен лист на Microsoft Excel или лист на Google, първо трябва да го подготвите. Един от начините е да се уверите, че цялата електронна таблица е организирана като една таблица. В този случай горната страна на електронната таблица трябва да съдържа категориите, които могат да се използват/разглеждат като заглавки на колони. Над заглавките не трябва да се показва неорганизиран текст (текст, който не се счита за принадлежащ към таблицата). След това стойностите могат да се покажат под всяко заглавие. Ето един пример:

Под записите не трябва да се показва неорганизиран текст (текст, който не се счита за принадлежащ на таблицата).

След като документът е готов, за да го импортирате:

  • Ако навигационният екран съдържа поне една таблица, щракнете с десния бутон върху таблица в навигационния панел, позиционирайте мишката върху Импортиране и щракнете върху Excel
  • В секцията Импортиране и свързване на лентата щракнете върху бутона Excel

В диалоговия прозорец посочете пътя и името на електронната таблица и щракнете върху OK. Това ще започне магьосник. На първата страница изберете името на електронната таблица, която съдържа данните.

Практическо обучение:Импортиране на електронна таблица в Microsoft Excel

  1. На лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Отвори
  2. В списъка с файлове щракнете върху FunDS2
  3. На лентата щракнете върху Външни данни
  4. В секцията Импортиране и свързване щракнете върху бутона Excel
  5. Щракнете върху бутона Преглед
  6. От ресурсите, които придружават тези уроци, изберете Fun Department Store и щракнете върху Отвори

  7. Щракнете върху OK

  8. На първата страница на съветника се уверете, че е избран Лист1 и щракнете върху Напред. Може да се покаже поле за съобщение. Прочетете го и щракнете върху OK

  9. На втората страница на съветника се уверете, че първият ред съдържа заглавия на колони е отметнат и щракнете върху Напред
  10. На третата страница на съветника, когато е избрана колоната ItemNumber, щракнете върху стрелката на комбинираното поле Тип данни и изберете Long Integer

  11. Щракнете върху DateInStore или върху която и да е клетка под него и се уверете, че неговият тип данни е Дата с време
  12. Щракнете върху UnitPrice и се уверете, че неговият тип данни е зададен на Double
  13. Щракнете върху Напред
  14. Щракнете върху стрелката на комбинираното поле и изберете ItemNumber

  15. Щракнете върху Напред
  16. Заменете името Импортиране в таблица с StoreItems

  17. Щракнете върху Готово
  18. В диалоговия прозорец щракнете върху Затвори
  19. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата StoreItems и щракнете върху Design View
  20. Променете следните характеристики на полетата:
    Име на полето Размер на поле Формат Надпис ItemNumber Елемент № DateInStore Дата в магазина Производител 40 Категория 25 Подкатегория 25 Подкатегория Име на елемент 100 Име на артикула Размер на артикула 20 Размер UnitPrice Double Фиксирана Единична цена
  21. Затворете таблицата
  22. Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Да
  23. Също така ще получите поле за съобщение, което указва, че някои данни може да бъдат загубени. Прочетете го и щракнете върху Да

Импортиране на електронна таблица с име

Ако електронната таблица съдържа комбинация от организирани и неорганизирани секции или групи, трябва да създадете имена за необходимите групи записи.

Практическо обучение:Импортиране на електронна таблица в Microsoft Excel

  1. Стартирайте Microsoft Excel
  2. От ресурсите, които придружават тези уроци, отворете работната книга на Fun Department Store
  3. В долната част щракнете върху Лист2
  4. Щракнете върху Eployee # и въведете EmpolyeeNumber
  5. Заменете собственото име с FirstName
  6. Заменете собственото име с Фамилия
  7. Изберете клетките от EmployeeNumber до последните сътрудници по продажбите

  8. На лентата щракнете върху Формули
  9. В секцията Дефинирани имена щракнете върху Дефиниране на име
  10. Заменете предложеното име със Служители

  11. Щракнете върху OK
  12. Затворете Microsoft Excel
  13. Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Запиши и се върнете към Microsoft Access
  14. На лентата щракнете върху Външни данни, ако е необходимо.
    В секцията Импортиране и свързване щракнете върху бутона Excel
  15. Щракнете върху бутона Преглед
  16. Изберете електронната таблица на Fun Department Store, която променихте по-горе, и щракнете върху Отвори
  17. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни щракнете върху OK
  18. На първата страница на съветника щракнете върху бутона за избор Показване на именувани диапазони

  19. Уверете се, че е избрано Служители и щракнете върху Напред
  20. На втората страница на съветника щракнете върху Първият ред съдържа заглавия на колони и щракнете върху Напред
  21. На третата страница на съветника, когато е избрана колоната EmployeeNumber, щракнете върху стрелката на комбинираното поле Тип данни и изберете Long Integer

  22. Щракнете върху Напред
  23. Щракнете върху стрелката на комбинираното поле и изберете EmployeeNumber

  24. Щракнете върху Напред

  25. Приемете името на таблицата като Служители и щракнете върху Готово
  26. В диалоговия прозорец щракнете върху Затвори
  27. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата Служители и щракнете върху Изглед на дизайн
  28. Променете следните характеристики на полетата:
    Име на полето Тип данни Размер на полето Израз Надпис EmployeeNumber Номер Служител № Име 20 Име Фамилия 20 Фамилия Име на служител [FirstName] &" " &[LastName] Име на служител Заглавие 100
  29. Затворете таблицата
  30. Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Да
  31. Също така ще получите съобщение, че някои данни може да бъдат загубени. Прочетете го и щракнете върху Да

Копиране от електронна таблица

Вместо ръчно да импортирате електронна таблица, можете да изберете стойностите в електронна таблица, да ги копирате и да ги поставите в таблица в Microsoft Access.

Практическо обучение:Копиране от електронна таблица

  1. Стартирайте Microsoft Excel и в списъка с файлове щракнете върху Fun Department Store
  2. Щракнете върху Лист3
  3. Щракнете върху клетка B5
  4. Натиснете и задръжте Shift
  5. Щракнете върху клетка G64
  6. Отпуснете Shift
  7. На лентата на Microsoft Excel щракнете върху Начало
  8. В секцията Клипборд щракнете върху Копиране
  9. В Microsoft Access, в навигационния панел щракнете двукратно върху таблицата ShoppingSessions
  10. Щракнете с десния бутон върху бутона в пресечната точка на заглавките на колоните и заглавките на редовете.
  11. Щракнете върху Поставяне
  12. Прочетете полето за съобщение на Microsoft Access и щракнете върху Да
  13. Върнете се към Microsoft Excel в Sheet3
  14. Щракнете върху клетка I5
  15. Натиснете и задръжте Shift
  16. Щракнете върху клетка P165
  17. Отпуснете Shift
  18. На лентата щракнете върху Начало и щракнете върху Копиране
  19. Върнете се към Microsoft Access и щракнете двукратно върху таблицата SoldItems в навигационния панел
  20. На масата щракнете върху Разписка №
  21. Натиснете и задръжте Shift
  22. Щракнете върху Единична цена
  23. Отпуснете Shift
  24. Натиснете Ctrl + V, за да поставите
  25. Прочетете полето за съобщение и щракнете върху Да
  26. Затворете и двете таблици
  27. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху някоя от таблиците, позиционирайте мишката върху Импортиране и щракнете върху Access Database
  28. Щракнете върху Преглед
  29. Намерете и изберете базата данни FunDS1 от предишните уроци (в противен случай от ресурсите, които придружават тези уроци, изберете FunDS2) и щракнете върху Отвори
  30. В диалоговия прозорец щракнете върху OK
  31. В диалоговия прозорец Импортиране на обекти щракнете върху Формуляри
  32. Щракнете върху Избор на всички
  33. Щракнете върху OK
  34. Когато формулярите са импортирани, в диалоговия прозорец щракнете върху Затвори

Експортиране в електронна таблица на Microsoft Excel

прехвърлянето на данни от Microsoft Access в електронна таблица включва копиране и поставяне. За да започнете, в Microsoft Access можете да отворите таблица в изглед на лист с данни, след което да изберете един, някои или всички записи. След като изберете записа(ите), можете да ги копирате, да отворите Microsoft Excel, да щракнете върху клетката, в която ще се помещава стойността в горния ляв ъгъл, и да поставите.

Друга техника се състои в експортиране и можете да го направите без първо да отваряте таблицата:

  • Преди да експортирате таблица, щракнете върху таблицата в навигационния екран. След това на лентата щракнете върху Външни данни. В секцията Експорт щракнете върху бутона Excel
  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху желаната таблица, позиционирайте мишката върху Експортиране и щракнете върху Excel

Това ще отвори диалоговия прозорец Експорт – електронна таблица на Excel с пътя, където ще бъде записан файлът. Папката по подразбиране е Моите документи:

Практическо обучение:Експортиране на данни като електронна таблица

  1. На лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Отвори
  2. В списъка с файлове щракнете върху Център за компютърно обучение
  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата CourseSchedules, позиционирайте мишката върху Експортиране и щракнете върху Excel
  4. Щракнете върху бутона Преглед и изберете папката (Моите) документи
  5. Щракнете върху OK
  6. В диалоговия прозорец щракнете върху Затвори

Microsoft Access и текстови файлове

Импортиране на текстов файл

Можете да създадете таблица, използвайки данни от текстов файл. Ако създавате (текстов) файл в Notepad, разделянето на поле обикновено се извършва чрез натискане на Tab след създаване на съдържанието на полетата. За да импортирате текстов файл в Microsoft Access:

  • В секцията Импортиране на лентата щракнете върху бутона Текстов файл
  • Ако преди това сте създали таблица, която ще получи стойностите, в навигационния екран щракнете с десния бутон върху тази таблица, позиционирайте мишката върху Импортиране и щракнете върху Кратък текстов файл

Практическо обучение:Импортиране на текстов документ

  1. За да стартирате нова база данни, на лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Нов
  2. Щракнете върху Празна настолна база данни
  3. Задайте името на Monson University1
  4. Щракнете върху Създаване
  5. На лентата щракнете върху Файл и щракнете върху Опции
  6. В левия списък щракнете върху Текуща база данни
  7. В десния списък щракнете върху Припокриващи се прозорци
  8. Щракнете върху OK
  9. На лентата щракнете върху Външни данни и в секцията Импортиране и връзка щракнете върху Текстов файл
  10. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни – текстов файл щракнете върху бутона Преглед
  11. Намерете ресурсите, които придружават тези уроци, и изберете файла Departments.txt
  12. Щракнете върху Отваряне
  13. В диалоговия прозорец щракнете върху OK
  14. На първата страница на съветника за импортиране на текст приемете текста да е разделен и щракнете върху Напред
  15. На втората страница приемете, че разделителят е зададен на Tab.
    Щракнете върху квадратчето за отметка Първият ред съдържа имена на полета

  16. Щракнете върху Напред
  17. На третата страница на съветника щракнете върху Напред
  18. Щракнете върху стрелката на комбинираното поле и изберете DepartmentCode
  19. Щракнете върху Напред
  20. Приемете името на таблицата като Отдели и щракнете върху Готово
  21. Когато записите са импортирани, щракнете върху Затвори
  22. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата Отдели и щракнете върху Изглед на дизайн
  23. Променете следните характеристики на полетата:
    Име на полето Размер на поле Код на отдел 5 Име на отдел 100
  24. Затворете таблицата
  25. Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Да
  26. Също така ще получите съобщение, че някои данни може да бъдат загубени. Прочетете го и щракнете върху Да
  27. На лентата щракнете върху Външни данни и в секцията Импортиране и връзка щракнете върху Текстов файл
  28. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни – текстов файл щракнете върху бутона Преглед
  29. От ресурсите, които придружават тези уроци, изберете файла Employees.txt и щракнете върху Отвори
  30. В диалоговия прозорец щракнете върху OK
  31. На първата страница на съветника за импортиране на текст приемете текста да е разделен и щракнете върху Напред
  32. На втората страница приемете, че разделителят е зададен на Tab и щракнете върху Първият ред съдържа имена на полета

  33. Щракнете върху Напред
  34. В третата страница на съветника, когато е избран EmployeeNumber, щракнете върху стрелката на комбинираното поле Тип данни и изберете Кратък текст
  35. Щракнете върху Напред
  36. Щракнете върху стрелката на комбинираното поле и изберете EmployeeNumber
  37. Щракнете върху Напред
  38. Приемете името на таблицата като Служители и щракнете върху Готово
  39. Когато записите са импортирани, щракнете върху Затвори
  40. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата Служители и щракнете върху Изглед на дизайн
  41. Променете следните характеристики на полетата:
    Име на полето Размер на поле Надпис EmployeeNumber 10 Име 25 Име Средно име 25 Фамилия 25 Фамилия Код на отдел 5 Заглавие 100
  42. Затворете таблицата
  43. Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Да
  44. Също така ще получите съобщение, че някои данни може да бъдат загубени. Прочетете го и щракнете върху Да
  45. На лентата щракнете върху Външни данни и в секцията Импортиране и връзка щракнете върху Текстов файл
  46. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни – текстов файл щракнете върху бутона Преглед
  47. От ресурсите, които придружават тези уроци, изберете файла Majors.txt и щракнете върху Отвори
  48. В диалоговия прозорец щракнете върху OK
  49. На първата страница на съветника за импортиране на текст приемете текста да е разделен и щракнете върху Напред
  50. На втората страница приемете, че разделителят е зададен на Tab и щракнете върху Първият ред съдържа имена на полета

  51. Щракнете върху Напред
  52. На третата страница на съветника щракнете върху Декан
  53. Щракнете върху стрелката на комбинираното поле Тип данни и изберете Кратък текст
  54. Щракнете върху Напред
  55. Щракнете върху стрелката на комбинираното поле и изберете MajorID
  56. Щракнете върху Напред
  57. Приемете името на таблицата като Майори и щракнете върху Готово
  58. Когато записите са импортирани, щракнете върху Затвори
  59. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата Служители и щракнете върху Изглед на дизайн
  60. Променете следните характеристики на полетата:
    Име на полето Размер на поле MajorID Major 100 Декан 10
  61. Затворете таблицата
  62. Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Да
  63. Също така ще получите съобщение, че някои данни може да бъдат загубени. Прочетете го и щракнете върху Да
  64. На лентата щракнете върху Външни данни и в секцията Импортиране и връзка щракнете върху Текстов файл
  65. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни – текстов файл щракнете върху бутона Преглед
  66. От ресурсите, които придружават тези уроци, изберете файла Minors.txt и щракнете върху Отвори
  67. В диалоговия прозорец щракнете върху OK
  68. На първата страница на съветника за импортиране на текст приемете текста да е разделен и щракнете върху Напред
  69. На втората страница приемете, че разделителят е зададен на Tab и щракнете върху Първият ред съдържа имена на полета
  70. Щракнете върху Напред
  71. На третата страница на съветника щракнете върху Напред
  72. Щракнете върху стрелката на комбинираното поле и изберете MinorID
  73. Щракнете върху Напред
  74. Приемете името на таблицата като Непълнолетни и щракнете върху Готово
  75. Когато записите са импортирани, щракнете върху Затвори
  76. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата Служители и щракнете върху Изглед на дизайн
  77. Променете следните характеристики на полетата:
    Име на полето Размер на поле MinrID минор 100
  78. Затворете таблицата
  79. Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Да
  80. Също така ще получите съобщение, че някои данни може да бъдат загубени. Прочетете го и щракнете върху Да
  81. В навигационния панел щракнете с десния бутон върху Таблица1, позиционирайте мишката върху Импортиране и щракнете върху Текстов файл
  82. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни – текстов файл щракнете върху бутона Преглед
  83. Намерете ресурсите, които придружават тези уроци, и изберете файла Students.txt
  84. Щракнете върху Отваряне
  85. В диалоговия прозорец щракнете върху OK
  86. На първата страница на съветника за импортиране на текст приемете текста да е разделен и щракнете върху Напред

  87. На втората страница приемете, че разделителят е зададен на запетая или табулатор и щракнете върху Напред
  88. На втората страница на съветника щракнете върху Първият ред съдържа имена на полета

  89. Щракнете върху Напред
  90. Когато е избран StudentNumber, щракнете върху стрелката на комбинираното поле Тип данни и изберете Кратък текст

  91. Щракнете върху Напред
  92. Щракнете върху стрелката на комбинираното поле и изберете StudentNumber

  93. Щракнете върху Напред
  94. Приемете името на таблицата като Студенти и щракнете върху Готово
  95. Когато записите са импортирани, щракнете върху Затвори
  96. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата Студенти и щракнете върху Изглед на дизайн
  97. Променете следните характеристики на полетата:
    Име на полето Размер на поле Надпис Номер на ученик 12 Ученик № Име 25 Име Средно име 25 Фамилия25 Фамилия DateOfBirth Пол20 Адрес120 Град40 Щат50 Пощенски код 20 Пощенски код
  98. Затворете таблицата
  99. Когато бъдете попитани дали искате да запазите, щракнете върху Да
  100. Също така ще получите съобщение, че някои данни може да бъдат загубени. Прочетете го и щракнете върху Да

Експортиране на текстов файл

За да запазите таблица като текст:

  • В навигационния екран щракнете върху таблицата, която искате да експортирате. В секцията Експортиране на лентата щракнете върху бутона Текстов файл
  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която съдържа данните, позиционирайте мишката върху Експортиране и щракнете върху Кратък текстов файл

Това ще отвори диалоговия прозорец Експортиране - текстов файл с името на файла с разширението .txt. Просто следвайте съветника:

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Ето един пример:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

  1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to StatesStatistics2
  4. Click Create
  5. Close the default table without saving it
  6. On the Ribbon, click External Data
  7. In the Import &Link section, click the XML File button
  8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
  9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
  10. Click Open
  11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

  12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
  13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
  14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
  15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
  16. Close the table
  17. When asked whether you want to save, click Yes
  18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  19. In the Navigation Pane, double-click the States table

  20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
  21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  22. Close the table
  23. When asked whether you want to save, click Yes
  24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

  • In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
  • If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

  1. On the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to States Statistics
  4. Click Create
  5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
  6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
  7. Locate the resources that accompany these lessons
  8. Select the states.htm document and click Open
  9. Click OK
  10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

  11. Click Next

  12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
  13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

  14. Click Next

  15. Set the name of the table as States
  16. Click Finish
  17. You receive a confirmation message. Click Close
  18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
  19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  20. Close the table
  21. When asked whether you want to save, click Yes
  22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

  • If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
  • If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
  • If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

  • Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
  • Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

  1. Start Microsoft Word
  2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
  3. Press Ctrl + A to select everything
  4. Press Ctrl + C to copy
  5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
  6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
  7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
  8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
  9. In the Export section, click Word Merge
  10. Click the second radio button:

  11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
  12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)

  13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button



    Click Next:Starting Document
  14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients

  15. Click Next:Write Your Letter

  16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
  17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
  18. In the Text section, click Date &Time
  19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)

  20. Click OK
  21. Press Enter
  22. Click the right side of Dear
  23. In the Mail Merge window, click More Items
  24. In the Fields list, click FirstName

  25. Click Insert
  26. Click Close
  27. Press the Space bar
  28. In the Mail Merge window, click More Items...
  29. In the Fields name, double-click LastName
  30. Click Close
  31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters

  32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
  33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
  34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
  35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
  36. Close Microsoft Word
  37. When asked whether you want to save, click Save
  38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
  39. Click Save
  40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

  • If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

  • If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

  1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
    Notice the objects in the Navigation Pane

  2. On the Ribbon, click Database Tools
  3. In the Move Data section, click Access Database

  4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
  5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
  6. Click Split.
    When the splitting is over, a dialog box appears

  7. Read it and click OK
  8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

  9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

  10. Close Microsoft Access

  1. Database
    2.   
  2. Mysql
    3.   
  3. Oracle
    4.   
  4. Sqlserver
    5.   
  5. PostgreSQL
    6.   
  6. Access
    7.   
  7. SQLite
    8.   
  8. MariaDB

  1. Достъп до файлов DSN от Java

  2. Как да се показват зависимости на обекти в Access 2016

  3. Базов клас на MS-Access и производни обекти

  4. Как да спрете или контролирате маркерите за грешка при Microsoft Access

  5. Какво е разделяне на база данни?