Специални прозорци за избор на данни и филтриране на записи
Филтриране по стойност
В типична таблица всяка колона има една или повече стойности. Както бе споменато в нашето въведение в сортирането, една колона може да има едни и същи стойности, които се появяват отново и отново, докато друга колона може да има различна стойност за всеки запис. За да ви помогне да изберете стойност, която се повтаря в поле, Microsoft Access предоставя удобен прозорец със списък със стойности, всяка от които е уникална. За да покажете този списък:
- Щракнете върху заглавка на колона или която и да е клетка под колона за таблица или заявка или щракнете върху контрола или придружаващия я етикет във формуляр. След това в секцията Сортиране и филтриране на лентата щракнете върху бутона Филтър
- В таблица или заявка щракнете върху бутона, сочещ надолу от дясната страна на надписа на колоната
И в двата случая ще се покаже прозорец, съдържащ стойностите на колоната, върху която е извършено действието. Всяка стойност има квадратче за отметка:
В прозореца, който се показва, освен стойностите на колоната, има елементите (Избор на всички) и (Празни) (стойностите на колоните в отметнатото списъчно поле са подредени по азбучен ред; Изберете всички и празните места са в скоби, тъй като не се считат за азбучно подреждане). За да отхвърлите прозореца, натиснете Esc или щракнете върху Отказ.
Когато прозорецът се появи, за да изберете само една стойност, чийто запис(и) трябва да се показват, премахнете отметката от квадратчето (Избор на всички):
След това щракнете върху квадратчето за отметка на желания от вас елемент. Ето един пример:
След това щракнете върху OK. Това ще покаже само записите, които споделят стойността, която има квадратчето за отметка:
По същия начин можете да покажете само празни полета, като изберете опцията (Празни).
За да премахнете филтъра, видяхме, че можете да щракнете върху бутона Превключване на филтъра 
на лентата. Алтернатива е да щракнете върху бутона Филтрирани 
в долната страна на таблица, заявка или формуляр. Като алтернатива покажете отново прозореца, щракнете върху опцията (Избор на всички) и щракнете върху OK.
Практическо обучение:филтриране за стойност
- Стартирайте Microsoft Access и отворете базата данни Altair Realtors2 от предишния урок
- В навигационния екран щракнете двукратно върху формуляра Свойства, за да го отворите
- Във формуляра щракнете върху Условие
- Ако е необходимо, на лентата щракнете върху Начало.
В секцията Сортиране и филтриране на лентата щракнете върху Филтър - В списъка, който се показва, щракнете върху (Избор на всички), за да изчистите всички квадратчета за отметка
- Щракнете върху квадратчето Отлично
- Щракнете върху OK
- Навигирайте до различни имоти и забележете, че се показват само тези в отлично състояние
- На лентата щракнете върху Превключване на филтъра
Филтриране по формуляр
Освен техниките и прозорците, които използвахме досега за анализ на данни, Microsoft Access предоставя друга функция, наречена филтриране по форма. За да го стартирате, отворете таблица или заявка в изглед на лист с данни или формуляр в изглед на формуляр или в изглед на оформление. На лентата щракнете върху Начало. В секцията Сортиране и филтриране на лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Филтриране по формуляр . Таблицата, заявката или формулярът ще станат празни и всички записи ще бъдат скрити:
За да изберете стойност, щракнете върху клетката под заглавката на колоната. Щеше да се появи комбо кутия. Щракнете върху стрелката на това комбинирано поле, за да покажете стойностите му:
Комбинираното поле включва всяка отделна стойност на колоната. Ако някои записи са празни, ще има първо празно празно поле в списъка. За да филтрирате записите, изберете празното или желаната стойност от списъка. Като алтернатива, комбинираното поле е редактируемо текстово поле. Това означава, че вместо да избирате стойност от списъка, можете да въведете булев израз.
След като направите селекция или въведете израза, за да приложите филтъра:
- Щракнете с десния бутон върху заглавката на колоната върху таблицата или заявката, или върху контролата (или придружаващия я етикет) във формуляра и щракнете върху Прилагане на филтър/сортиране.
- В секцията Сортиране и филтриране на лентата щракнете върху бутона Превключване на филтъра
- В секцията Сортиране и филтриране на лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Прилагане на филтър/Сортиране
Това действие ще доведе до показване на резултатите от таблицата, заявката или формуляра.
След филтриране стойността (критерият) се съхранява в паметта и можете да филтрирате отново толкова пъти, колкото искате. В противен случай можете да премахнете филтъра. За да направите това:
- Щракнете с десния бутон върху клетка от колоната, върху която е извършено филтрирането на таблица или заявка, или щракнете с десния бутон върху контролата (или нейния придружаващ етикет) във формуляра и щракнете върху Изчисти филтъра от... (това е последвано от името на полето или контрола)
- В секцията Сортиране и филтриране на лентата щракнете върху бутона Превключване на филтъра
- Щракнете върху която и да е клетка в таблицата или заявката или щракнете върху която и да е контрола във формуляра. В секцията Сортиране и филтриране на лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Изчистване на всички филтри
Практическо обучение:филтриране по формуляр
- Ако е необходимо, на лентата щракнете върху Начало.
На лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Филтриране по формуляр - Щракнете с десния бутон навсякъде във формуляра и щракнете върху Изчистване на мрежата
- Щракнете върху Истории, след това щракнете върху стрелката на показващото се комбинирано поле и изберете 3
- Щракнете с десния бутон върху незаета област на формуляра и щракнете върху Прилагане на филтър/сортиране
- Навигирайте до различни записи. Обърнете внимание, че се показват само свойствата, които имат 3 нива
- Затворете формуляра
- Отворете базата данни StatesStatistics3 от предишния урок
- На лентата щракнете върху Създаване и щракнете върху Дизайн на заявка
- В Показване на таблицата щракнете върху Състояния, щракнете върху Добавяне и щракнете върху Затвори
- В горния списък щракнете двукратно върху StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital и Region
- Визуализирайте резултатите в изгледа на листа с данни
- На лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Филтриране по формуляр
- Щракнете върху клетката под Регион
- Щракнете върху стрелката на неговото комбинирано поле и изберете Нова Англия
- За да изпълните, на лентата щракнете върху бутона Превключване на филтъра
- В раздела Начало на лентата променете следните характеристики:
Променете следните характеристики:
Име на шрифта:Bookman Old Style (ако нямате този шрифт, изберете Times New Roman)
Цвят на шрифта:златен, акцент 4, по-светъл 80% (Цветове на темата:8-ма колона, 2-ри ред)
Цвят на фона:Син, Акцент 1, По-тъмен 50% (Цветове на темата:5-та колона, 6-ти ред)
Цвят на алтернативен ред:Син, Акцент 1 (Цветове на темата:5-та колона, 1-ви ред)
- За да промените филтъра, на лентата щракнете върху бутона Превключване на филтъра
- На лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Филтриране по формуляр
- Щракнете върху клетката под Регион, натиснете Начало и въведете <> (за да получите <>„Нова Англия“ )
- За да изпълните, щракнете с десния бутон навсякъде в прозореца и щракнете върху Прилагане на филтър/сортиране
- За да премахнете филтъра, щракнете върху бутона от дясната страна на Регион в прозореца и щракнете върху Изчистване на филтъра от региона
- На лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Филтриране по формуляр
- Изтрийте <>„Нова Англия“
- Щракнете върху клетката под Площ в квадратни мили и въведете <=20000 и натиснете Enter
- За да приложите, на лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Прилагане на филтър/сортиране
- На лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Филтриране по формуляр
- Изтрийте израза <=20000
- Щракнете върху клетката по-долу Дата на приемане в Съюза и въведете МЕЖДУ #1/1/1880# И #12/31/1920# и натиснете Enter
- Приложете филтъра, като използвате една от техниките, които вече използвахме
- На лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Филтриране по формуляр
- Изтрийте израза в прозореца
- Щракнете върху клетката под Регион и въведете IN("mountain", "pacific", "new england") и натиснете Enter
- Приложете филтъра
- Затворете заявката, без да я запазвате
Прозорецът за филтриране на обекти
За да ви помогне да зададете условие за анализ на данни, Microsoft Access предоставя прозорец, който прилича на изглед за проектиране на заявка. Прозорецът ви позволява да изберете едно или повече полета и да зададете (някои) условия за тях/те. Името на този прозорец е комбинация от името на обекта, от който сте го отворили, думата Филтър и инкрементално число (1, 2, 3 и т.н.).
За да отворите прозореца за филтър за обекти, покажете таблицата, заявката или формуляра в изглед на лист с данни, формуляра в изглед на формуляр или в изглед на оформление, или отчета в изглед на отчет или в изглед на оформление. На лентата щракнете върху Начало. В секцията Сортиране и филтриране на лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Разширен филтриране/Сортиране... Ще се покаже прозорец като изгледа за проектиране на заявка.
За да използвате филтъра за обекти, изберете (само) колоната(ите), към която искате да приложите условие. След като изберете колона, в долната част на прозореца, в полето Критерии, съответстващо на колоната, въведете булев израз. След като изберете колона и зададете условие, за да го приложите:
- Щракнете с десния бутон върху прозореца и щракнете върху Прилагане на филтър/сортиране
- В секцията Сортиране и филтриране на лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Прилагане на филтър/Сортиране
За да премахнете предишния критерий, щракнете с десния бутон върху прозореца и щракнете върху Clear Grid. След като използвате мрежата, можете да я затворите и да запазите таблицата, заявката или формуляра отворени.
Практическо обучение:филтриране с помощта на прозореца за филтриране на обекти
- Отворете базата данни Monson University1 от урок 24
- В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата Служители
- Променете следните характеристики:
Име на шрифта:Constantia (ако нямате този шрифт, изберете Times New Roman)
Цвят на шрифта:Бял
Цвят на фона:Още цветове:Червен:128, Зелен:0, Син:0
Цвят на алтернативен ред:кестеняв (стандартни цветове:6-та колона, 1-ви ред)
- На лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Разширен филтър/сортиране...
- От горната секция щракнете двукратно върху DepartmentCode
- В долната секция щракнете върху полето Критерии за колоната DepartmentCode и въведете fina
- Щракнете с десния бутон върху незаета област на прозореца и щракнете върху Прилагане на филтър/сортиране
- На лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Разширен филтър/сортиране...
- В долната страна на прозореца заменете DepartmentCode с Title
- Заменете fina с Като '*dean*' (което означава, че искаме всички записи, където заглавието съдържа думата Dean)
- На лентата щракнете върху Разширени и щракнете върху Прилагане на филтър/Сортиране...
- Затворете таблицата, без да я запазвате
Създател на заявки
Повечето формуляри и отчети използват таблица или съществуваща заявка като източник на запис. Като алтернатива можете да посочите SQL израз като източник на запис на формуляр или отчет. Ако знаете израза, който искате да използвате, можете директно да го въведете в полето Източник на запис на листа със свойства на формуляр или отчет в изгледа за проектиране. Като алтернатива можете да щракнете върху бутона с многоточия 
на източника на запис. Това ще отвори специален прозорец, който наподобява изгледа за проектиране на заявка. Нарича се конструктор на заявки.
Когато се покаже конструкторът на заявки, лентата има раздел Дизайн:
Както се вижда при проектирането на заявка, след като изберете някои полета и по желание зададете условие, ако искате да прегледате резултата, щракнете върху бутона Преглед 
или Run Бутон 
. Когато приключите с изграждането на заявката, за да се върнете към формуляра или отчета, щракнете върху бутона Затвори на лентата. Може да получите съобщение. Прочетете го и щракнете върху Да.
След създаване на формуляра или отчета, ако го изтриете (формуляра или отчета), SQL операторът също ще бъде загубен.
Практическо обучение:Използване на конструктора на заявки
- На лентата щракнете върху Създаване и щракнете върху Дизайн на формуляр
- В листа със свойства щракнете върху раздела Всички, след това щракнете върху Източник на запис и щракнете върху неговия бутон с многоточие
- В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете върху Ученици, щракнете върху Добавяне и щракнете върху Затвори
- В горния списък щракнете двукратно върху StudentNumber, FirstName, LastName, Gender и MajorID
- В долната част на прозореца щракнете върху полето Критерии за MajorID и въведете 1021
- На лентата щракнете върху бутона Затваряне
- Когато бъдете попитани дали искате да запазите промените, щракнете върху Да
- Запазете формуляра като Студенти по информатика
- На лентата щракнете върху Дизайн и щракнете върху Добавяне на съществуващи полета
- В списъка с полета щракнете двукратно върху StudentNumber, First Name, LastName и Gender
- В секцията Контроли на лентата щракнете върху комбинираното поле и щракнете върху формуляра
- На първата страница на съветника се уверете, че е избрано първото радио и щракнете върху Напред
- На втората страница на съветника щракнете върху Таблица:Основи и щракнете върху Напред
- На 3-та страница на съветника щракнете двукратно върху Основни и щракнете върху Напред
- На 4-та страница на съветника щракнете върху Напред
- На 5-та страница на съветника щракнете върху Напред
- На 6-та страница на съветника щракнете върху стрелката на комбинираното поле и изберете MajorID
- Щракнете върху Напред и щракнете върху Готово
- Оформете формуляра, както следва:
- Запазете и затворете формуляра
- Затворете Microsoft Access
