Как да отстраните 10 проблема с Common Access 2019

Това просто не е нормално – нормализиране на празни таблици за достъп

Ако имате проблеми с нормализирането на празни таблици, попълнете всяка таблица с пет до десет записа. Преглеждането на таблиците с данни обикновено улеснява откриването на проблеми с нормализирането.

1. Разгледайте всяка таблица, както е структурирана в момента. Повтаряте ли ненужно някаква информация (както видяхте с адреса и името на клиента по-рано)?
2. Ако имате дублирана информация, определете защо я повтаряте (например множеството телефонни номера за един клиент).
3. Разбийте една таблица на две таблици, за да премахнете излишъка.
4. Повторете стъпки от 1 до 3 за всяка таблица, докато се елиминира излишъкът.

Може да откриете, че разделянето на една таблица на две все още не елиминира всички излишъци в една таблица. В такъв случай продължете да разделяте таблиците, докато не изчезне цялата излишък.

Въвеждате 73.725, но Access го променя на 74

1. Отворете таблицата в изглед за проектиране и след това щракнете върху полето, което не съдейства.
2. В раздела „Общи“ в областта „Свойства“ в долната част на екрана щракнете върху полето „Размер на полето“.
3. Щракнете върху стрелката надолу в края на полето и след това изберете Единично, Двойно или Десетично от падащото меню, което се показва.
4. Запазете таблицата и проблемът ви с автоматичното закръгляване приключи.

За подробности относно разликата между единични, двойни и десетични размери на полето, натиснете клавиша F1, докато сте в полето за свойство Размер на полето. Екранът за помощ дава подробно описание на всеки размер на полето, числата, които ще съдържа, и количеството място, запазено за този размер. Access изисква интернет връзка, за да използва своята помощна система.

Думите, които те се променят – проблеми с автоматичната корекция на достъп

Имате два варианта да разрешите този проблем.

• Отмяна на ефектите на AutoCorrect, когато се появят. Натиснете Ctrl+Z веднага след като AutoCorrect е сбъркал въвеждането на вашите данни. Access връща данните към начина, по който сте ги въвели. За съжаление, за да работи това, трябва да забележите, че Access е променил това, което сте въвели.
• Изключете напълно автоматичната корекция. За да изключите автоматичната корекция, изпълнете следните стъпки:

1. Щракнете върху раздела Файл в горния ляв ъгъл на екрана за достъп.

2. Щракнете върху бутона Опции в менюто в лявата част на екрана.

Показва се диалоговият прозорец Опции за достъп.

3. Щракнете върху Проверка от списъка вляво.

Показват се вашите избори за проверка.

4. Щракнете върху бутона Опции за автоматично коригиране.

Появява се диалоговият прозорец AutoCorrect.

5. Премахнете отметките от някои или всички квадратчета в диалоговия прозорец Автокоригиране.

Можете да деактивирате някои или всички функции за автоматично коригиране, в зависимост от това какво прави автоматичната корекция, за да ви дразни в момента. Премахнете отметката от опцията Замяна на текста, докато пишете, ако вече не искате Access да „поправя“ вашите „правописни грешки“ вместо вас.

6. Щракнете върху OK два пъти, за да запазите промените си.

Вече можете да въвеждате текста на проблема си правилно, без намесата на AutoCorrect, и да остане така, както сте го написали.

Имаше ли го и сега го няма – случайно изтриване на данни в Access

• Случайно изтриване: Има няколко начина да изтриете случайно запис. Обикновено се натиска клавишна комбинация за Delete, като Ctrl+– (изтриване на запис) или Ctrl+X (изрязване).

Командата за отмяна (Ctrl+Z) няма да отмени изтриването на запис.

• Грешка в данните: Може да се появи запис изтрива се, ако някой по невнимание промени особено важна част от информацията. Например, да предположим, че въпросният запис съдържа дата на поръчка от 15.12.19 г. и някой по невнимание променя датата на 15.12.2009 г. Датата на поръчката не е това, което се очаква, така че записът може да изглежда, че е изтрит.
• Ако поради грешка в данните записът изглежда изтрит, има няколко възможни корекции, както е посочено в следващите раздели.

Отмяна

Не изпадайте в паника. Преди да направите нещо друго, натиснете Ctrl+Z. Това е командата Отмяна. Ако записът се върне, имате късмет. Отмяната отменя грешките при въвеждане на данни, които могат да доведат до това, че записът изглежда изтрит. Това обаче ще работи само ако отмените веднага след грешката при въвеждане на данни.

Търсете липсващия запис

• Ако обикновено търсите поръчки по дата, търсете по клиент. Вижте дали за този клиент и съществува поръчка, подобна на липсващата има необичайна дата (да речем същият месец и ден като липсващата поръчка, но с грешна година).
• Опитайте да разгледате всички поръчки на въпросната дата, за да видите дали клиентът на всяка поръчка изглежда е правилен. Възможно е клиентът да е променен по невнимание при липсващата поръчка.

Възстановяване на резервно копие

Това решение работи само ако сте архивирали вашата база данни, след като записът е добавен първоначално. Ако архивирате през нощта и записът е бил въведен през същия ден, когато е изчезнал, този запис няма да бъде във вашето резервно копие.

Изпълнявате заявка за Access, но резултатите са неочаквани

• Проверете критериите за точност. Едно неправилно натискане на клавиш е всичко, което е необходимо, за да превърнете заявката си в грешка. Проверете критериите си за правописни или синтактични грешки — и след това изпълнете заявката отново.
• Изпробвайте свойството Unique Values. Виждали ли сте някога две копия на всеки запис в резултатите от заявката си, когато сте очаквали само един? Бързо решение често идва от използването на свойството Unique Values. Това свойство казва на Access да спре с удвояването, вече — и, ако резултатите от заявката съдържат група от точни дубликати, да върне само един ред от групата. Ето как да използвате това свойство:

1. Отворете проблемната заявка в изглед за проектиране.

Показва се разделът Дизайн на лентата.

2. Щракнете върху бутона Property Sheet от групата Показване/Скриване на лентата на раздела.

Прозорецът Property Sheet се отваря отдясно на решетката на заявката.

3. Щракнете върху сивата зона между списъците с полета в горната половина на мрежата на заявката.

Листът със свойства вече трябва да показва свойствата на заявката. (Погледнете точно под заглавната лента на листа със свойства, за да потвърдите това.)

4. Щракнете върху реда с уникални стойности на листа със свойства.

В края на реда с уникални стойности се появява стрелка за падащ списък.

5. Изберете Да от падащия списък и изпълнете заявката.

Удвояването трябва да изчезне.

• Коригирайте логиката на избора. Жонглирането на куп връзки И и ИЛИ в заявка може бързо да обърка дори най-издръжливите дизайнери на бази данни.
• Коригирайте връзките в таблицата. Ако резултатите от заявката ви показват начин твърде много записи и заявката използва две или повече таблици, вероятната причина са неправилни връзки (наричани още обединения).
• Проверете типовете отношения на таблици. Ако вашата заявка включва две или повече таблици и получавате по-малко записи, отколкото сте очаквали, вероятната причина са неправилните връзки на таблици. Например, ако имате база данни за въвеждане на поръчки и стартирате заявка, изброяваща всички клиенти и техните поръчки, по подразбиране ще виждате само онези клиенти, които са направили поръчка. За да видите всички клиенти, независимо дали са направили поръчки, направете следното:

1. В изглед за проектиране щракнете с десния бутон върху съединението (линията, свързваща двете таблици) и изберете Join Properties от менюто, което се показва.

2. Разгледайте предлаганите типове обединения и изберете този, който казва нещо като „Включете ВСИЧКИ записи от „Клиенти“ и само онези записи от „Поръчки“, където съединените полета са равни”.

Реалният текст, който виждате, се различава в зависимост от имената на вашите таблици. За да отправите заявка към любителите, това се нарича външно присъединяване. Много готино.

3. Щракнете върху OK и изпълнете заявката.

Вече трябва да имате всички записи от таблицата Клиенти, независимо дали има съответни записи в таблицата Поръчки.

Ако заявката ви включва няколко критерия, някои изчислени полета и множество връзки, опитайте да разделите задачата на няколко по-малки стъпки, вместо да се опитвате да решите проблема наведнъж. Подходът стъпка по стъпка ви позволява да се съсредоточите върху всяко парче, едно по едно, като се уверите, че всяко работи перфектно, преди да преминете към следващото.

Ако вашата заявка все още не работи, независимо какво правите, помолете някой друг да погледне. Често съм работил с часове върху труден проблем със заявка, показвал съм го на някой друг и съм чувал тези магически думи:„Това е просто. Просто направи това.” И проблемът е решен. Получаването на нов поглед върху проблема често решава нещата бързо.

Ужасният диалогов прозорец за параметри в Access

Ако заявката се изпълнява без параметър, значи проблемът е в отчета. Така че, отворете отчета в изглед за проектиране и проверете всяка контрола в отчета, която е свързана с поле. Ако Access не може да намери едно от полетата, които контролата трябва да показва, ще постави зелен триъгълник в горния ляв ъгъл на контролата. Проверете всеки един за зеления триъгълник. Ако намерите зеления триъгълник, проверете правописа на полето, посочено от контролата. Например, ако контролата трябва да показва LastName (без интервал) и препратката в контролата казва Last Name (space), тогава премахнете интервала, така че контролата в отчета да съвпада с името на полето от заявката. Също така проверете основната заявка на отчета, за да потвърдите, че проблемното поле е избрано в заявката.

Най-бавната база данни на Access в града

Решението на този проблем се крие в разделянето на файла на базата данни на Access на два отделни файла:

• Отпред: Съдържа всички обекти на базата данни освен таблиците

Предният край се намира на потребителската работна станция.

• Заден край: Съдържа само таблиците

Задната част се намира на споделения сървър.

Предният край е свързан с таблици в задния край.

Всичко, което наистина споделяте, са данните - така че данните са всичко, което трябва да отиде на споделения диск. Като настроите нещата по този начин, единствената информация, която трябва да пътува в мрежата, са данните, поискани от потребителя. Такава настройка драстично ускорява производителността на базата данни и позволява на множество потребители да въвеждат и редактират данни едновременно.

1. Архивирайте базата данни, която искате да разделите. Ако нещо се обърка (малко вероятно, но хей, никога не можете да сте твърде в безопасност, когато става въпрос за данни!), можете да опитате отново с резервното копие.
2. Ако е необходимо, преместете базата данни, която искате да разделите, в папка на вашия споделен диск. Тази стъпка позволява на разделителя на база данни да настрои правилно връзките към таблицата за вас.
3. Отворете файла на базата данни, който искате да разделите от споделената папка. Уверете се, че имате резервно копие на тази база данни, преди да продължите. Също така се уверете, че всички обекти на базата данни са затворени.
4. Щракнете върху раздела Инструменти за база данни на лентата. Групата Move Data се появява на лентата. Той съдържа бутон, наречен Access Database.
5. Щракнете върху бутона Access Database. Появява се диалоговият прозорец Database Splitter Wizard.
6. Щракнете върху бутона Разделяне на база данни и оставете съветника да свърши своето. Ще бъдете подканени за име на файла на базата данни в задния край. Въведете име, седнете и гледайте как забавлението се разгръща пред очите ви.
7. Копирайте предния файл (оригиналният файл, който сте разделили) на работната станция на всеки потребител. Накарайте потребителите да отворят файла от своите работни станции – и вижте как се удивляват на подобрената скорост на базата данни! ти си герой. Да!

Нямате споделен диск или искате да се отървете от него? Все още можете да имате няколко потребители във вашата база данни едновременно, като поставите данните си в облака.

Вашият файл с база данни на Access е голям колкото къща

Защо трябва да се интересувате дали размерът на файла се увеличава? Ето две причини:

• По-малък файл с база данни работи по-бързо. Производителността е ключов компонент за щастливите потребители на база данни. Искате вашите формуляри да се зареждат бързо и вашите заявки и отчети да работят възможно най-бързо.
• Редовно компактната база данни е по-стабилна. Ако базата данни се използва често, редовното уплътняване помага да се предотврати повреда на файлове и таблици.

1. Отворете раздутата база данни и щракнете върху раздела Инструменти за база данни на лентата. Групата „Инструменти“ се появява в най-лявата част на лентата.
2. Щракнете върху бутона Compact and Repair Database от групата Tools. Лентата на състоянието (долния десен ъгъл на екрана) показва лента за напредък, която ви уведомява за това как протича компактният процес. Когато лентата за напредък изчезне, уплътняването е завършено - и ще останете с много тример (по-бърз и по-стабилен) файл с база данни. Ако сте разделили базата си данни, не забравяйте да компактирате както предните, така и задните файлове.

Искате файл с база данни да се уплътнява всеки път, когато го затваряте? Следвайте тези стъпки:

1. Щракнете върху раздела Файл на лентата.
2. Щракнете върху бутона Опции за достъп в лентата с менюта в лявата част на екрана. Появява се диалоговият прозорец Опции за достъп.
3. Щракнете върху Текуща база данни от списъка вляво. Появяват се опции за текущата база данни.
4. Поставете отметка в квадратчето Compact при затваряне.
5. Щракнете върху OK, за да запазите промените си.
6. Щракнете върху OK от полученото поле за съобщение.
7. Затворете базата данни и отбележете долната дясна лента на състоянието. Базата данни се уплътнява, преди да се затвори!

Compact on close се използва най-добре само за предния файл. Уплътняването на задния край при затваряне може да причини повреда на задния файл, ако друг потребител е в него, когато го затворите. Не включвайте Compact при Close на задния файл.

Получавате бъркотия, когато импортирате електронната си таблица в Access

• Проверете отново информацията, идваща от всяка програма за електронни таблици, за да сте сигурни, че е последователна и завършено Преди всичко, уверете се, че всички записи във всяка колона (поле) са от един и същ тип данни (всички числа, целият текст или всичко друго).
• Премахнете всички заглавия и празни редове от горната част на електронната таблица. Идеалната електронна таблица за импортиране ще има имена на полета (заглавия на колони) в ред 1 и данни, започващи от ред 2.
• Уверете се, че заглавията на колоните ви в електронната таблица са кратки и уникални, за да може Access лесно да ги преведе в имена на полета по време на импортиране.

Съжаляваме; вашият файл с база данни на Access е повреден

Не се страхувайте. Има просто решение за повредена база данни. Ето стъпките:

1. Прегледайте папката, която съдържа архивния файл.
2. Щракнете двукратно върху файла, за да го отворите. Access ще стартира и ще се опита да поправи файла. Трябва да видите лента за напредъка на ремонта в дясната част на лентата на състоянието. Ако всичко върви добре, файлът се отваря.
3. Затворете файла с данни от задния край.
4. Отворете отново предния файл и всичко трябва да работи нормално.

Ако след като следвате предходните указания, повреденият файл все още не се отвори, имате сериозен проблем, който може да отнеме известно усилие за почистване. Следващата стъпка е да се прибегне до резервно копие на базата данни. Проверете какви данни липсват между архивирането и спомените ви за повредения файл. Да, ще трябва да въведете отново всички липсващи данни. Съжалявам!