Изграждане на база данни на Microsoft Access

Откъде да започна?

Общо правило за създаване на база данни (или функция на база данни) е да се предвиди минималното решение, необходимо за постигане на целта. Поддържането на простота важи особено за начинаещи. Ако искате да изградите система за проследяване на потенциални клиенти, не добавяйте едновременно изграждане на база данни за обслужване на клиенти или система за фактуриране. След това, след като новото ви приложение работи добре, можете да добавите нови функции и да интегрирате други бизнес аспекти в дизайна.

Преди да започнете, добра практика е да планирате развитието си, за да можете винаги да си представяте целите си и да избягвате ненужни препятствия. Включването на членовете на вашия екип също ще помогне за дефинирането на проекта, както и ще увеличи участието в използването на нова система.

Проектите на база данни на MS Access винаги трябва да започват с някои прости концепции, свързани с вашата организация:

1. Определете целите

Какво предизвикателство(я) ще разреши базата данни?

• Каква полза ще има организацията? т.е. рационализиране на процеса, налагане на стриктни пътища на работа, водене на записи от един източник
• Как ще се възползват потребителите? т.е. организирани данни, по-бързо извличане на данни, по-малко излишно въвеждане на данни
• Как ще се възползват клиентите? т.е. изчерпателно/последователно отчитане, по-бързо обслужване на клиентите, по-добро проследяване на историята

2. Определете работните потоци на хартия

• Запишете стъпките, необходими във вашия идеален работен процес. Например, в система за проследяване на потенциални клиенти, запишете пълния списък с идеалните стъпки от потенциалния клиент до приключването на продажба. Може да има изключения от идеалния път, които трябва да бъдат разгледани. Често е добра идея да се обърне внимание на тези изключения, след като се докаже, че новата система работи добре в повечето случаи.

3. Таблици за проектиране и полета с данни на хартия

• Таблиците са градивните елементи на базата данни и трябва да включват всички данни, които се надявате да управлявате в новата си система. Обикновено всички точки от данни, които са включени във вашите формуляри и отчети, ще бъдат представени в поле в таблица. В база данни за проследяване на потенциални клиенти за продажби можете да включите таблици и полета като:

1. 1. 1. Организация – Включително име на организация, адрес, адрес2, град, щат, пощенски код, телефон и др.
      2. Контакт – включително име, фамилия, телефон, имейл и т.н.
      3. Източник на възможни клиенти – включително име на източника и др.
      4. Състояние на потенциалния клиент – включително статус и др.
      5. Подробности за потенциалния клиент – дата на потенциален клиент, продукт или услуга, представляващи интерес, бележки и др.
      6. Член на екипа – инициали, собствено име, фамилия и др.

4. Дизайн на формуляри и отчети на хартия

• Вашите формуляри и отчети ще бъдат вашите шлюзове за въвеждане на данни в системата, управление на данните, които са в системата, и изтегляне на данни от системата. Съберете всички приложими формуляри и отчети, които вече използвате, или начертайте тези, които ще ви трябват. Уверете се, че всичките ви основни данни са записани в тези документи.

В следващата ни статия ще обсъдим как да създадете вашите таблици в MS Access.