Надрасли ли сте електронните си таблици в Excel? Не винаги е лесно да се каже кога е дошло времето за надграждане до програма за база данни. Обикновено потребителите започват да забелязват неефективност на своите електронни таблици, като например непоследователна информация или излишни данни. Вместо да губите ресурсите си, премествайки се напред-назад от една електронна таблица в следващата, можете да преминете към програма за база данни като Microsoft Access.
Ето пет знака, че сте надраснали Excel.
1. Нямате доверие на данните си.
Имате ли доверие във вашите данни? Ако не, е трудно да се управлява продуктивен бизнес. Грешните данни могат да ви струват хиляди долари и да загубите ценно време. Например имало ли е изтрити редове или колони? Полетата са презаписани? Избягвайте тези грешки с програма за база данни. Ще защитите крайния си резултат и винаги ще бъдете уверени във вашите данни и решенията, които вземате въз основа на тях.
2. Имате нужда от сътрудничество в реално време.
Excel е страхотна програма за проследяване на информация, но не е предназначена да обработва сътрудничество в реално време. Ако имате няколко души, които работят върху електронна таблица на Excel, шансовете за грешки са високи. Програмата за база данни е по-удобна за множество колеги. Освен това няма да ви се налага да изпращате електронни таблици напред-назад. Различни потребители имат достъп до базата данни, независимо къде се намират.
3. Вашите електронни таблици се зареждат бавно.
Когато седите и чакате данните да се заредят, губите време, което може да бъде изразходвано за по-важни задачи. Ако сте забелязали, че поръчките, датите и SKU вече се зареждат бавно, само си представете колко време ще отнеме за по-големи файлове! Твърде много редове и колони могат да повлияят негативно на производителността на Excel. Програмата за база данни, от друга страна, е предназначена да обработва големи количества информация, без да се забавя.
4. Имате нужда от експерт по кодиране, за да разберете вашите данни.
Ако откриете, че чакате експерти по кодиране, за да отговорят на въпроси относно вашите данни, вероятно е време за надстройка. Някои собственици на бизнес се колебаят да преминат към база данни поради кодиране, но ще бъдете приятно изненадани от това колко лесен е достъпът за следване. И не е нужно да имате опит в кодирането. Можете да взимате решения, базирани на данни, без да забавяте бизнеса си.
5. На срещите ви липсват завладяващи визуализации.
Когато представяте информация по време на срещите си, имате ли вълнуващи визуализации, които да вървят заедно с данните? Ако не, на аудиторията ви е лесно да се отегчи. В крайна сметка гледането на числа не е толкова интересно. Но ако съчетаете тези данни с ярки визуални елементи, които подобряват историята, тя става много по-възхитителна за зрителите. Диаграмите и графиките в Excel са направени само за малки набори от данни. Ако работите с големи, сложни данни, можете да използвате Access, за да генерирате визуализации и прозрения в подкрепа на работата си.
Все още не сте сигурни дали преминаването от Excel към Access е подходящо за вас? Обадете се на Arkware и нека поговорим за нуждите на вашата база данни.
