Корупция на MS Access, част 2:Най-добри практики за превенция и възстановяване

Повреждането на данни в MS Access е много често. (Част 1 на тази статия идентифицира много възможни причини.)  В многопотребителските системи MS Access повредата на данните е още по-често срещана. За предприятията, които са започнали да разчитат до голяма степен на непрекъснатото представяне на своята база данни MS Access, превантивните практики и планирането на бедствие са най-добрият начин на действие. Освен това е разумно да се мисли напред за следващия етап на развитие на бизнеса.

Най-добри практики за предотвратяване на корупцията в достъпа на MS

• Обучете потребителите просто да затварят базата данни, когато не се използва
• Помислете за използването на климатик за захранване или резервна батерия за всяка работна станция
• Отстраняване на неизправности и подмяна на лоши компоненти, компютри и мрежов хардуер
• Уверете се, че са инсталирани най-новите сервизни пакети за MS Office и JET пакети
• Отстранете ненужния софтуер от всяка работна станция
• Поддържайте работната среда на компютъра при идеална температура и влажност
• Уверете се, че твърдият диск има много неизползвано място за съхранение. В зависимост от размера на вашата база данни, това трябва да бъде минимум 200 – 300 стотици мегабайта свободно пространство.
• Периодично изпълнявайте командата Compact and Repair Database
  • Има две основни причини да изпълните командата Compact and Repair Database Command.
    • Първо, когато базата данни се използва, файлът на базата данни става по-голям и става по-малко ефективен. Периодичното изпълнение на командата Compact and Repair Database ще възстанови неизползваното дисково пространство, задържано от изтрити записи или други временни обекти, и ще оптимизира използването на дисковото пространство, така че производителността да не продължава да се влошава.
    • Втората причина потребителят да изпълни командата Compact and Repair Database е да поправи базата данни поради повреда или ако има съмнения за други проблеми. В случай на повреда, ако софтуерът открие проблем, MS Access ще подкани потребителя да изпълни командата Compact and Repair Database при стартиране. След завършване на командата MS Access ще предостави обратна връзка за успеха на операцията. В случай, че MS Access не поправи напълно базата данни, следващата ви стъпка е да се свържете с експерт, който е запознат с поправянето на бази данни на MS Access.
  • Забележка:Преди да стартирате командата Compact and Repair Database:
    • Винаги правете резервно копие на базата данни
    • Уведомете другите потребители да излязат от базата данни
• Помислете за разделяне на базата данни на преден и заден край
  • Разделянето на базата данни е обичайна практика, която е вградена в софтуера на MS Access. В крайна сметка този процес създава два свързани .mdb файла. Първият файл, „задният край“, съдържа всички невидими подробности за данните в таблици и техните връзки, както и самите данни. Вторият файл, „предният край“, включва всички компоненти на интерфейса, които потребителят вижда, като формуляри, заявки, модули, макроси и отчети. Чрез разделяне на базата данни всяка работна станция вече ще има копие на предния край на своята система. Следователно само данните се споделят от централна мрежа. Това не само подобрява производителността, но в крайна сметка значително повишава сигурността и надеждността на данните.

Резервно копие, архивиране, архивиране!!!

Архивното копие на пълната база данни е най-бързият и безопасен начин за възстановяване от повреда или всякакви други непреднамерени промени в база данни. Следователно трябва да се прилага и следва строг резервен план. Колко често трябва да се запазва резервно копие зависи най-вече от това колко често вашата база данни има големи промени. Много фирми ще извършват архивиране на всеки 24 часа (в момент, когато в базата данни няма други потребители). Като цяло е по-критично да се извършват редовни архиви, когато базата данни има промени в дизайна, големи количества промени в данните, повече от един потребител актуализира данните или когато се изпълнява заявка за действие за изтриване на записи или промяна на данни. В много случаи има смисъл да се направи копие непосредствено преди извършване на големи промени в дизайна или големи данни.

Експертен съвет:  Бъдете проактивни!

Добрата новина е... вашата база данни ви служи много добре. Лошата новина е... вашата база данни стана критична за вашата организация и не можете да живеете без нея. Бъди проактивен! Най-доброто време да сте готови за преминаване към нова база данни е преди някакво бедствие. Има много възможности за избор за високонадеждни и пълнофункционални бази данни от готови до напълно персонализирани решения. Всяка опция за база данни може да управлява електронната търговия, приложенията за онлайн маркетинг, инвентара, финансите, съхранението на записи и изображения, сигурността на онлайн отчетите или всяка друга функция по по-благоприятен начин от другите опции. Най-подходящото за вашия бизнес може да не е очевидно и грешният избор може да струва скъпо. Поради тези причини силно се препоръчва да използвате опитен експерт по база данни, който да ви помогне при избора си.