Почти всеки бизнес в света използва Microsoft Excel. За създаване на прости електронни таблици, това е може би най-добрият софтуер в света. Но когато една компания расте и електронните таблици стават по-сложни, Excel ще покаже своите ограничения. Тук идва Microsoft Access.
Когато вашата компания управлява големи набори от данни, може да е време да започнете да обмисляте мигрирането на вашите данни към Access. MS Access е отлична софтуерна програма, която може да рационализира вашето счетоводство, управление на продукти и други.
Ето 6 начина, по които Microsoft Access може да поддържа вашите бизнес функции:
1. Лесна за разработване на персонализирана база данни
Основната функция на Microsoft Access е създаването на персонализирани бази данни. Впечатляващата функционалност ви позволява да работите с големи масиви от данни и да съхранявате информацията по структуриран начин. Независимо дали работите с клиентски данни или свои собствени, това може да бъде изключително важно както за сигурността, така и за управлението на времето.
Създаването на персонализирана база данни може да бъде изключително полезно за множество бизнес процеси, включително управление на времето за инвентаризация, управление на проекти и др. Microsoft Access Development е най-универсалното решение за създаване на персонализирана база данни за вашия бизнес. Това е сравнително лесно за разбиране, спестява много време и може да доведе до по-ниски разходи за вашия бизнес.
2. Поддържане на последователност
Когато става въпрос за работа с данни, важно е да се поддържа последователност. С Microsoft Access можете да сведете до минимум всякакви несъответствия или грешки, причинени от човешка грешка. Това се дължи на възможността за автоматизиране на процесите в Access. Вместо да записва данни на ръка, Access може да извлича данни от множество различни източници и дори да идентифицира несъответствия в данните. Например, ако вашият бизнес прави средно 200 продажби на ден и след това изведнъж са записани 2000, можете да разберете със заявка за достъп.
Счетоводството е един от бизнес процесите, при които последователността е жизненоважна. През цялата година цифрите зад един бизнес трябва да се записват точно и последователно. Когато тези данни се записват в Excel (или друга програма за електронни таблици, има огромен потенциал за човешка грешка. Използването на Access може да премахне този риск от човешка грешка чрез автоматизация. Следователно това е по-безопасен избор за бизнеса.
Друг начин за поддържане на последователност е използването на падащо меню за избор от стандартен списък, което позволява на потребителите да избягват въвеждането на стойности и да ускорят въвеждането на данни.
3. Достъпност
Достъпността е друга причина големите фирми да изберат MS Access. Ако потребител направи промяна в база данни, това ще се покаже незабавно на други потребители. Това значително улеснява служителите да работят върху един и същи файл. Работи като облачно решение, което го прави отличен за незабавно сътрудничество.
Microsoft Access също е сравнително лесен за използване. За съществуващите потребители на MS Office интерфейсът е интуитивен. Въпреки това, за да изградят сложни бази данни, служителите ще изискват известно обучение. Простотата и мащабируемостта на MS Access са огромни предимства – той може да се използва от всеки, от необучен персонал до консултанти на Microsoft Access.
4. База данни за продукти
Microsoft Access е страхотна платформа за съхранение на бизнес инвентар. Когато вашият бизнес се разраства, ще трябва да създадете по-сложни електронни таблици, които съдържат информация за продукта и данни за продажбите. Не можете да очаквате целият ви персонал да запомни дълги имена, описания или кодове, свързани с всеки елемент в базата данни. Това е мястото, където Microsoft Access влиза в игра – позволява на потребителите да търсят елементи по име, код или описание и дори да експортират данните в електронна таблица на Excel. Това е полезно и за наблюдение на нивата на запасите.
5. Лесни за мигриране бази данни
Microsoft Access е най-популярният софтуер за бази данни в света и съществува от 1992 г. Това означава, че разработчиците са имали достатъчно време да го направят удобен за потребителя. Този удобен за потребителя дизайн се простира отвъд реалното съхранение на данни до по-сложни задачи като мигриране на данни. Можете лесно да мигрирате набори от данни от други програми за бази данни и да използвате инструменти за данни на Microsoft като SQL Server.
6. Ефективна цена
Тъй като вашият бизнес се разширява, той ще трябва да съхранява повече данни. Наемането на трета страна за управление на съхранението на вашите данни може да бъде скъпо, така че е по-изгодно да го държите в къщата. Това означава, че имате нужда от софтуер за съхранение на данни. Microsoft Access е не само един от най-добрите, но и един от най-достъпните. Първо, той идва с достъпна цена, което означава, че фирми от всякакъв размер могат да го купят. Освен това ежегодно се пускат актуализации, така че можете да продължите да използвате най-новата версия на Access безплатно.
В сравнение с Excel, Access няма ограничение за броя на редовете данни на таблица, сравнете това с ограничението от 1 048 576 реда в Excel.
Вероятно вече плащате за професионално издание на MS Office, което означава, че не е нужно да харчите допълнително за Access. Наред с другите предимства в тази статия, достъпността на MS Access затруднява конкуренцията на алтернативни решения.
Имате нужда от съвет от Microsoft Access?
В Access Experts имаме широки познания както за Microsoft Access, така и за Microsoft SQL Server. Можем да помогнем с всичко, от проста интеграция на Access SQL до по-сложни задачи на Access.
За повече информация се свържете с нас днес.
