Можете да групирате отчет в множество полета доста лесно, когато използвате съветника за отчети в Access 2016.
Групиран отчет (известен също като обобщен отчет) е отчет, в който едно или повече полета се използват за групиране на другите полета.
Access ви позволява да създавате отчети, които са групирани в повече от едно поле. Например, можете да групирате отчет за продажбите по щат, след това по град.
По-долу е друг пример, където създаваме отчет, който е групиран в две полета.
-
Стартирайте съветника за отчети
Щракнете върху Съветник за отчети на лентата (от Създаване раздел).
-
Изберете полетата
Изберете полетата, които искате да се показват в отчета. Можете да изберете полета от повече от една таблица или заявка.
За да направите това, изберете таблица или заявка от падащия списък.
След това щракнете двукратно върху поле в левия панел, за да го преместите в десния панел. Повторете това за всяко поле, което трябва да се появи в отчета. Полетата в десния панел ще се покажат в отчета.
Повторете за всяка подходяща таблица/заявка.
След като сте готови, щракнете върху Напред> .
Можете също да изберете поле, след което да използвате
> бутон, за да го преместите към другия панел.Можете да използвате
>> бутон за преместване на всички полета. -
Изберете таблица/поле за групиране
В левия панел изберете таблицата или заявката, която съдържа полето, по което отчетът трябва да бъде групиран.
Това ще бъде групирането на първо ниво, под което са групирани всички други полета.
В десния панел ще се покаже визуализация въз основа на вашия избор.
Щракнете върху Напред> .
Визуализацията ще групира отчета само ако намери подходящо поле за групиране. В противен случай полетата ще бъдат показани негрупирани.
Ако визуализацията не показва никакво групиране тук, тогава отчетът ви няма да бъде групиран. В този случай ще трябва да се върнете и да добавите подходящо поле за групиране на отчета.
Като алтернатива можете да промените отчета по-късно и да изберете полето за групиране по това време.
-
Добавете допълнително поле/а
Ето къде можете да изберете второто поле, в което да бъдете групирани.
Това поле, ако е избрано, се вмъква между групирането на първо ниво и другите полета.
Щракнете върху Напред> .
-
Посочете реда на сортиране, ако е необходимо
Можете да посочите полета, по които да сортирате детайлите на отчета. Това сортира полетата във всяка група (не групираните полета).
След като сте готови, щракнете върху Напред> .
-
Изберете оформление
Изберете едно от предварително зададените оформления за отчета.
Визуализацията ще се актуализира, когато изберете елемент. Чувствайте се свободни да изберете всеки от тях, за да видите как се отразява на оформлението.
Можете също да промените ориентацията на Пейзаж, ако е необходимо.
За нашия пример ще оставим отчета с Стъпка оформление и Портрет ориентация.
След като сте готови, щракнете върху Напред> .
-
Наименувайте отчета
Въведете име за отчета.
Освен това имате възможност да прегледате отчета или да промените дизайна му, след като съветникът приключи създаването му.
За нашия пример ще го оставим на Визуализация на отчета .
Щракнете върху Край за генериране на отчета.
-
Докладът
Отчетът вече е създаден. Той има две нива на групиране, както е посочено.
Преформатиране на отчета
Може да се наложи да преформатирате отчета малко, за да изглежда по-представителен.
В нашия пример ще трябва да разширим ширината на полето за дата, да пренаредим малко полетата и да коригираме редуващите се цветове на фона.
-
Промени във форматирането в изглед на оформление
Можете да превключвате между изглед на оформление и изглед на дизайн в зависимост от това, което намирате за по-лесно.
В този пример използваме изглед на оформление, за да променим формата на датата. Изгледът на оформление прави този вид неща по-лесни за проверка, защото показва реални данни в полетата.
-
Прегледайте редуващите се цветове
Не забравяйте да обърнете внимание на това как се изобразяват алтернативните цветове (т.е. тези, които Access автоматично прилага към отчетите).
Редуващите се цветове в групирания отчет могат да намалят яснотата на групираното поле. Може да откриете, че групираното поле споделя своя редуващ се цвят или с предходното поле, или с следващото поле. Това в крайна сметка намалява този „групиран“ вид и може да обърка читателя относно това кои полета всъщност са групирани.
Това става още по-голям проблем, когато добавяте още групирани полета.
-
Премахнете редуващите се цветове
За да премахнете редуващите се цветове, изберете секцията Детайли на отчета в Design View.
След това щракнете върху Алтернативен цвят на ред от Формат раздела на лентата и изберете Без цвят от контекстното меню.
Можете да направите същото за групираните полета. За да изберете групираното поле, изберете Име на поле Заглавие където Име на поле е името на групираното поле.
Ще трябва да направите това за всяко групирано поле, ако искате да премахнете всички редуващи се фонове.
-
Форматирайте полето на горното заглавие
След като премахнахме редуващите се цветове на фона, няма да навреди да добавим цвят на фона към заглавката на най-горното ниво. Това ще го различи от заглавката на второ ниво и други полета.
За да направите това, изберете Име на поле Заглавие където Име на поле е името на групираното поле, след което щракнете върху Запълване на формата на лентата (от Формат раздел) и изберете цвят.
Може също да се наложи да зададете самото действително поле на прозрачно, ако цветът му е различен от цвета на фона.
Можете също да използвате удебелен шрифт за групираното поле, като изберете полето, след което щракнете върху иконата удебелен шрифт в лентата.
Приложеното тук форматиране е само предложение. Има много други начини за форматиране на отчет. Продължете и експериментирайте.
-
Готовият отчет
Сега прегледът на отчета в Print Preview (или друг изглед) ще покаже отчета без редуващи се цветове.
В нашия пример групираното поле също се изобразява с удебелен шрифт (след като го удебелихме с помощта на командата Bold в лентата).
