Комбинирайте Access 2016 с Word, за да адресирате пликове към списък с хора.
Обединяването на поща ви позволява да адресирате пликове до всички лица в таблица или заявка.
В следващия пример ще преминем през процеса на настройка на пликове с имена и адреси, така че да са готови за отпечатване и изпращане по пощата.
-
Стартирайте съветника за обединяване на поща
Изберете таблицата или заявката, която съдържа списък с имена и адреси.
Щракнете върху Сливане на думи в Импортиране и връзка група от Външни данни раздел на лентата.
-
Изберете опцията за документ
Изберете дали искате да свържете данните със съществуващ документ или да създадете нов документ.
За този пример ще създадем нов документ от нулата.
Щракнете върху Създаване на нов документ и след това свържете данните с него .
-
Превключете към Microsoft Word
В този момент Microsoft Word трябва да е отворен и да мига в лентата на задачите.
Щракнете върху бутона Microsoft Word в лентата на задачите, за да отворите Word.
-
Изберете типа на документа
Изберете типа документ, върху който искате да работите.
За този пример правим обединяване на поща, за да можем да поставим имена и адреси върху пликове.
Затова изберете Пликове от съветника за сливане на поща вдясно на екрана.
Щракнете върху Напред:Начален документ
-
Изберете размера на плика и други опции
Изберете Промяна на оформлението на документа след това щракнете върху Опции за плик... за да стартирате Опции за плик диалогов прозорец.
Щракнете върху OK когато е готово.
-
Прегледайте и продължете
Използване на текущия документ вече е избрано.
Сега пликът се показва в относителни пропорции спрямо размера, който сте избрали.
Проверете дали изглежда правилно и щракнете върху Напред:Изберете получатели за да продължите.
-
Изберете получатели
Тук можете да изберете получателите. Word обаче разпознава, че вече използваме таблица от Access, така че Използвайте съществуващ списък сега е избран с подробностите, изброени по-долу.
Проверете дали изглежда правилно и щракнете върху Напред:Подредете плика за да продължите.
-
Подредете плика
Кликнете върху плика, където трябва да отиде адресният блок.
След това щракнете върху Адресен блок... от Mail Merge Wizard.
-
Вмъкване на адресен блок
Използвайте този диалогов прозорец, за да определите как ще се показват полетата на плика.
В зависимост от това как е проектирана вашата база данни, може да сте в състояние да изберете Вмъкване на името на получателя в този формат и Вмъкнете пощенски адрес .
Ако обаче визуализацията на плика е празна (както в този пример), ще трябва да съпоставите полетата.
За да съвпаднете с полетата, щракнете върху Съпоставяне на полета... .
-
Полета за съвпадение
Използвайте този диалогов прозорец, за да съпоставите полетата, които се показват в плика, с полетата от вашата база данни.
Използвайте падащия списък, за да изберете поле от вашата база данни, което съответства на полето вляво.
В този пример има само едно задължително поле ( Компания ). Можем да използваме CustomerName от нашата база данни за това поле (нашата база данни има само едно поле за името на клиента). Ако бяхме избрали Вмъкване на името на получателя и Вмъкнете пощенски адрес в предишния диалогов прозорец ще има много повече задължителни полета - някои от които нямаме съвпадащи полета в нашата база данни. Следователно, като премахнете избора на тази опция в предишната стъпка, съветникът е по-малко ограничаващ и можем да продължим, като съпоставим някои от незадължителните полета.
Ако се окажете в подобна ситуация и планирате да правите повече сливания на поща в бъдеще, може да искате да проверите Запомнете това съвпадение за този набор от източници на данни на този компютър за да ви спести от необходимостта ръчно да съпоставяте полетата всеки път.
Щракнете върху OK след като съпоставите полетата, от които се нуждаете.
-
Прегледайте и затворете диалоговия прозорец
Сега визуализацията на плика показва адрес от нашия списък.
Проверете дали се появява в правилния формат. Използвайте малките стрелки, за да преминете през списъка, ако е необходимо.
Ще забележите също, че Вмъкнете пощенски адрес сега е избран.
Щракнете върху OK за да продължите.
-
Прегледайте и продължете
Диалоговият прозорец се затвори и сега сме отново в Подредете плика стъпка.
Ще забележите, че «AddressBlock» сега се показва на плика, където ще се появи адресът.
Щракнете върху Напред:Преглед на вашите пликове за да продължите.
-
Преглед на вашите пликове
Пликът за предварителен преглед вече показва действителните имена и адреси от нашата база данни, точно както ще се появят, когато бъдат изпратени по пощата.
Можете да използвате малките бутони със стрелки, за да навигирате в списъка, за да видите как се показват другите записи.
Ако всичко изглежда добре, щракнете върху Напред:Завършете сливането .
-
Завършете сливането
Mail Merge е готов за производство на вашите пликове.
Щракнете върху Печат... за да отпечатате пликовете.
