Ако вашият бизнес е използвал електронни таблици за проследяване на инвентара, може да сте готови да преминете към по-мощна програма за бази данни като Microsoft Access. Базите данни за инвентара са важни по няколко причини, включително съхраняване на подробности и количества от продуктите, които съхранявате, заедно с техните доставчици. С добре организирана база данни можете да намалите времето, разходите и усилията за управление на инвентара.
По-долу са изброени пет прости стъпки, които да ви помогнат да създадете база данни за инвентара с помощта на Access.
Стъпка 1. Помислете за нуждите на бизнеса си.
Помислете от какво се нуждае вашата база данни, за да бъде полезна за инвентара на вашия бизнес. Например какви предмети носите? Има ли разлики, които трябва да се отбележат? Какви са времената на оборот? Това е типът информация, която трябва да бъде включена във вашата база данни.
Освен това разберете как базата данни ще бъде внедрена във вашата софтуерна архитектура. С други думи, как Access ще взаимодейства с другите ви програми? Вашият ИТ персонал трябва да може да ви помогне с това.
Стъпка 2. Инсталирайте Access на вашия компютър.
Решете къде ще се съхранява вашата база данни – на вашия персонален компютър, на вътрешен сървър или от трета страна. След това може да бъде изтеглен и инсталиран. Microsoft Access е част от Office 365. Можете да закупите основната или премиум версията и да плащате съответно $8,25 или $12,50 на потребител на месец. Премиум версията идва с допълнителни услуги, като Microsoft Exchange, SharePoint и Teams.
Стъпка 3. Създайте своята база данни.
След като инсталирате, можете да започнете да изграждате своята база данни за инвентара. Ако сте използвали Microsoft Office преди, Access ще се чувства удобно и познато. Въпреки това, изграждането на висококачествена база данни, която не съдържа грешки, може да бъде трудно осъществимо в началото.
За да сте сигурни, че вашата база данни е добре изградена, помислете за работа с компания за разработка на бази данни. По този начин ще сте спокойни, че вашата база данни е точна.
Стъпка 4. Настройте фино вашата база данни.
След като имате полетата си – поръчани единици, получени единици, информация за продукта и т.н. – можете да настроите фино базата данни според вашите бележки. Не забравяйте да установите връзки между полетата. Разберете какви стойности ще върнете при използване на базата данни и начин за съхраняването им. Също така избягвайте да имате дублиращи се данни в множество полета.
Стъпка 5. Въведете информацията.
Когато вашата база данни е правилно настроена, можете да започнете да я попълвате с информация. Въпреки че можете да въвеждате данните на ръка, по-лесна опция е да импортирате предишната си електронна таблица. Ако сте използвали Excel, можете да щракнете върху „Excel“ и да импортирате електронната си таблица по този начин. Тъй като и двете програми са разработени от Microsoft, те обикновено се запазват при импортиране от едната в другата.
Това е кратка разбивка на това как да направите база данни за инвентаризация в Access, но ако имате още въпроси, свържете се с Arkware днес. Ще се радваме да помогнем на всички етапи на създаване, управление и съхраняване на вашата база данни за инвентара.
