Не всички фирми са сигурни кога е време да преминат към база данни. Excel е полезна програма за електронни таблици, която може да отговори на нуждите на много малки предприятия. И все пак, тъй като бизнесът им расте или те искат повече възможности, има смисъл да се прехвърли към база данни като MS Access.
И така, как да разберете какво е подходящо за вашия бизнес и кога е време да промените? Истината е, че вероятно трябва да използвате Excel и Access заедно, вместо да заменяте единия с друг.
Нека започнем с обсъждане на основните задачи, за които се използват Excel и Access, и как да разберете кога е време да надстроите до база данни.
За какво се използва всеки инструмент?
Microsoft Excel е инструмент за електронни таблици, използван за следните задачи:
- Анализ на данни
- Изчисления, статистически сравнения
- Управление на диаграми
- Генерирайте изход за споделяне
Microsoft Access е инструмент за база данни, използван за следните задачи:
- Управление на данни
- Показване на подмножества от данни, сложни заявки
- Отчети за обобщаване на данните
- Автоматизация за често срещани събития
- База данни, използвана от множество потребители
Накратко, Excel е за анализ данни, докато Access е за управление данни.
Как да разбера кога е време да добавя достъп?
Ако в момента използвате Excel, осъзнавате потенциала, който предлага този софтуер за електронни таблици. Той ефективно анализира числени данни и е сравнително лесен за научаване. Най-новите версии също се предлагат с много шаблони и преки пътища, за да улеснят работата ви.
Въпреки това, когато трябва да управлявате стотици или хиляди електронни таблици, Excel се пропуква под натиска. Става все по-трудно да управлявате данни и да актуализирате формулите си. Ако изпитвате затруднения при управлението на електронните си таблици, това е сигурен знак, че имате нужда от по-голяма и по-изчерпателна база данни.
Предимството на Access е, че предоставя решение за съхранение на данни, които трябва да бъдат изтеглени и анализирани на различни места. Можете да получите достъп до тези записи по всяко време и да направите съответните промени. Тъй като на всеки запис е даден идентификационен номер, можете да сортирате, филтрирате и да правите заявки за вашите бази данни въз основа на целите си.
Заключение
Тъй като Excel се претоварва с електронни таблици и ви е по-трудно да поддържате и актуализирате данните си, това е ясен знак, че сте готови да преминете към Access. Но не хвърляйте кърпата с Excel. Можете да импортирате Access в Excel и обратно и да се насладите на най-доброто от двата свята.
