Продължавайки нашата поредица от съвети – трикове и насоки с Microsoft Access, споделяме някои допълнителни елементи. Текущите статии ще продължат да се фокусират върху таблици в база данни на Access.
Таблици в базата данни и връзки на таблици
Какво точно представляват релациите на таблицата на базата данни и защо бихте искали да ги използвате? Проектирането на база данни с множество таблици може да бъде особено предизвикателство. Не само трябва да определите всички таблици на базата данни, но и да разберете концепцията за база данни, доколкото множество таблици, е трудно начинание.
Някои хора просто се отказват да се опитват да направят това и бързо гравитират към MS Excel. Не след дълго те се оказват в кошмара за електронни таблици да имат множество електронни таблици, свързани заедно в голямата пропаст на споделена мрежа. Хората преминават към Excel, тъй като нямат време или знания да изградят база данни на Access.
Така че, ако приемем, че искате да изградите база данни в Access, тогава прозорецът на връзката на таблицата в Access може да бъде изключително полезен. Моето професионално мнение е не създавайте нищо във вашата база данни, докато не можете да начертаете всички взаимоотношения с помощта на тази функция. На фигурата по-долу виждаме стандартна връзка между клиент и поръчка.
Тази статия ще се фокусира върху връзката „един към много“. Какво означава тази връзка и как се използва? В горния пример информацията за клиента се съхранява като „един ” и поръчките се съхраняват като „много ” връзка. Защо искате да съхранявате информацията за клиента повече от веднъж? Поръчките или много страни ще съхраняват CustomerID само повече от веднъж, защото клиентът може да поръча повече от веднъж.
Например, ако компания за уплътнения за алея застила алеята ви. В този случай клиентът се съхранява в таблицата на клиентите и всички детайли за запечатване/подробности за поръчката ще бъдат съхранени в таблицата за поръчки.
Две години от първото покритие, алеята ще трябва да бъде запечатана отново. Клиентът вече е в базата данни, така че се създава нова поръчка за същия клиент. В долния формуляр изглед на поръчките показва окончателното развитие след създаването на таблиците.
В горния пример информацията за работата на клиента е основният компонент на връзката един към много. Ако е необходима нова работа за същия клиент, всичко, което потребителят прави, е да избере бутона за нова работа в диаграмата по-долу.
След като се добави новото задание, тогава екранът с обобщение на клиента се променя, за да отрази второто задание за същия клиент. Вижте диаграмата по-долу.
Така че това ни връща към релациите на таблицата, но също така преодолява празнината до това защо настройвате връзки на първо място.
Горната фигура е резултат от създаването на таблиците и формулярите. Фигурата по-долу е мястото, откъдето започна, когато настройвате връзките на таблицата. CustomerID в таблицата с клиенти съвпада с поръчка в таблицата Orders.
Съвет – Никога не започвайте да създавате формуляри за въвеждане на база данни в база данни на Access, докато първо не начертаете цялата структура на таблицата.
Вторичните елементи в диаграмата по-долу включват следното:
- Прилагане на целостта на препратките – Поръчка не може да бъде въведена в таблицата с поръчки, докато този клиент не бъде създаден първо. Това предотвратява създаването на „загубени“ поръчки без клиент.
- Каскадно актуализирани свързани полета – Ако стойността на полето за идентификация на клиента се промени в таблицата на клиентите, всички свързани стойности на клиентски идентификатори също ще се променят в таблицата с поръчки. Това е по-разпространено в база данни, в която номерата на продуктите или стойностите на идентификатора на служителите се променят.
- Каскадно изтриване на свързани записи – Ако изтриете клиент, всички свързани поръчки също ще бъдат изтрити. Отново, това предотвратява „загубени“ или „осиротели“ записи да бъдат оставени сами в таблиците надолу по веригата.
В обобщение, проектирането на база данни с множество таблици не е лесна задача. Възможно е обаче с много изследвания и упорита работа, може да се направи. Това наистина е пъзел, който решавате и всички части са точно пред вас, когато става въпрос за проследяване на данните в ежедневните ви процеси.
Ако имате проблеми да знаете как да започнете с Microsoft Access, свържете се с Arkware днес за всякакви нужди от база данни.
