Въведение в видовете диаграми

Персонализирани диаграми

Въведение

В нашето въведение в диаграмите създадохме една със стоящи правоъгълни кутии. Това се нарича колонна диаграма и е само един от наличните типове диаграми. Microsoft Access и Microsoft Excel предоставят много други варианти, които можете да използвате, в зависимост от типа анализ, който искате да извършите.

Когато стартирате (нова) диаграма, в третата страница на съветника можете да изберете желания тип диаграма. След като диаграмата бъде създадена, може да предпочетете друг тип диаграма. В повечето случаи можете лесно да промените типа на диаграмата.

Диаграма, създадена с всички настройки по подразбиране, обикновено постига целта си да ви помогне да анализирате данни и цифри, но функциите по подразбиране са зададени само като отправни точки. Всички нужди от форматиране и акцентиране остават на вас.

Съветникът за диаграми в Microsoft Access е оборудван с различни видове диаграми. Във всяка категория се използват различни подтипове за постигане на уникална цел. В Microsoft Access, за да промените диаграма, след като покажете нейния родителски формуляр или отчет в Design View, можете да щракнете двукратно върху нея. Това ще отвори приложението Microsoft Graph. Оттам можете да щракнете с десния бутон върху всяка част от диаграмата, за да направите необходимите промени. Всяка област, върху която щракнете с десния бутон, представя конкретно меню.

В Microsoft Access, за да промените типа диаграма, щракнете с десния бутон върху област от диаграмата и щракнете върху Тип диаграма. Това ще отвори диалоговия прозорец Тип диаграма. Той представя различните налични типове диаграми и можете да щракнете върху една от тях. Ако нито един от наличните типове не ви подхожда, можете да щракнете върху раздела Персонализиран тип за повече опции.

Типовете стойности на диаграма

Когато изберете стойностите на таблица или заявка и помолите Microsoft Graph да ги използва за създаване на диаграма, по подразбиране приложението отчита броя на срещанията на всяка стойност, особено ако изберете поле, базирано на низ. В зависимост от типа диаграма, както ще видим в следващите няколко раздела, някои диаграми могат да използват обикновени числа, докато други са по-добри с процентни стойности. За щастие, вместо да се опитвате да разберете как сами да извършите изчисленията, Microsoft Graph може да го направи вместо вас.

Бар диаграми

Лентовата диаграма използва същите теории и сценарии като колонната диаграма, с изключение на това, че нейните правоъгълни полета са хоризонтални. Подобно на колонната диаграма, лентата се използва за сравняване на стойности от една и съща категория в общ мащаб. Създавате стълбовидна диаграма, използвайки същия подход като колонната диаграма, с изключение на това, че трябва да изберете лентата на втората страница на съветника:

Както е направено за колонната диаграма, когато задавате стойностите на стълбовидна диаграма, използвайте колона, в която често се срещат едни и същи стойности.

Практическо обучение:Промяна на типа на диаграма

Стартирайте Microsoft Access и отворете базата данни Altair Realtors4 от предишния урок
На лентата щракнете върху Създаване
В секцията Формуляри щракнете върху Дизайн на формуляр
В секцията Контроли на лентата щракнете върху бутона Диаграма
Щракнете и плъзнете върху формуляра от горната лява страна до някъде хоризонтална линийка 8-маркировка и вертикална линийка 5-и половина знак
Освободете мишката
На първата страница на диалоговия прозорец на съветника за диаграми се уверете, че е избран радио бутонът Таблици и в списъка щракнете върху Таблица:Свойства
Щракнете върху Напред
На втората страница на съветника за диаграми, в списъка с налични полета, щракнете двукратно върху условие, за да го включите в списъка с полета за диаграма
Щракнете върху Напред
На третата страница на съветника за диаграми щракнете върху лентова диаграма
Щракнете върху Напред
Щракнете върху Напред
Задайте заглавието на Условия на свойства
Щракнете върху Не, не показвай легенда
Щракнете върху Готово
Щракнете с десния бутон върху незаета област от диаграмата, позиционирайте мишката върху обект на диаграма и щракнете върху Отвори
Щракнете с десния бутон върху заглавието и щракнете върху Форматиране на заглавието на диаграма...
В диалоговия прозорец Форматиране на заглавието на диаграмата щракнете върху страницата със свойство Font и променете следните характеристики:
Шрифт:Calisto MT (ако нямате този шрифт, изберете Times New Roman)
Размер:18
Цвят:Червен
Щракнете върху OK
Щракнете с десния бутон върху всеки етикет вляво (Север, Запад или Изток) и щракнете върху Форматиране на ос
В диалоговия прозорец Форматиране на ос щракнете върху Шрифт и променете следните характеристики:
Шрифт:Calisto MT (ако нямате този шрифт, изберете Times New Roman)
Стил на шрифта:Обикновен
Размер:11
Цвят:Син
Щракнете върху OK
Затворете Microsoft Graph
Превключете формуляра към изглед на формуляр
Затворете формуляра, без да го запазвате

Колонни диаграми

Както вече видяхме, колонната диаграма създава вертикално стоящи правоъгълни кутии. Всяко поле може да се използва за представяне на интегрална, десетична или процентна стойност. Когато създавате такава диаграма, вие посочвате стойностите, които да използвате. Microsoft Graph определя най-високите и най-ниските стойности. Когато полетата са начертани, всяка от тях трябва да се побере в зоната, определена за диаграмата. В резултат на това кутията, която представлява най-високата стойност, е и най-високата, докато кутията с най-ниската стойност е най-късата. Microsoft Graph чертае другите кутии между тези крайности, но пропорционално. Следователно, колонна графика се използва за сравняване на стойности в нарастване.

Диаграми с две колони

Класическата колонна диаграма е направена от плоски ленти, които просто илюстрират максимални, минимални и междинни стойности. Една от опциите ви позволява да създадете 3-измерен вид на диаграмата и допълнително да подчертаете цветовете и/или други графични ефекти. За да подобрите ефективен анализ, можете да създадете истинска 3-D диаграма, която показва данни и графики в перспектива.

Друг вариант на колонната диаграма е да показва две колони за всяка извадкова стойност.

Практическо обучение:Създаване на диаграма с две колони

На лентата щракнете върху Създаване и щракнете върху Дизайн на заявка
В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху Свойства и щракнете върху Затвори
В списъка с артикули щракнете двукратно върху PropertyNumber, MarketValue и SaleValue
В долната част на прозореца щракнете върху полето Критерии за SaleValue и въведете Is Not Null
Превключете заявката към изглед на лист с данни, за да я визуализирате
Запазете заявката като Резюме на продажбите и го затворете
На лентата щракнете върху Създаване и щракнете върху Дизайн на формуляр
Увеличете отчета до мярка 10 на хоризонталната линийка
В секцията Контроли на лентата щракнете върху бутона Диаграма и щракнете върху областта под лентата с подробности
На първата страница на диалоговия прозорец на съветника за диаграми щракнете върху бутона за избор Запитвания
В списъка щракнете върху Заявка:Резюме на продажбите
Щракнете върху Напред
На втората страница на съветника за диаграми щракнете върху бутона, за да изберете всички
Щракнете върху Напред
На третата страница на съветника за диаграми приемете колонната диаграма по подразбиране и щракнете върху Напред
На четвъртата страница на съветника от дясната страна плъзнете SaleValue и го пуснете в полето в горния ляв ъгъл на диаграмата
Щракнете върху Напред
Приемете предложеното заглавие и щракнете върху Не, не показвайте легенда
Щракнете върху Готово
Показване на формуляра в изглед на формуляр
Затворете формуляра, без да го запазвате

Пай Графики

За показване на процентни и/или дробни стойности се използва кръгова диаграма. Когато го създавате, можете да изберете стойностите. Microsoft Graph ще идентифицира всяка стойност в колоната и ще създаде категории за тях. След като получи категориите, приложението ще изчисли процента за всяка категория въз основа на сбора от всички стойности, общия брой категории и частта, която всяка категория споделя.

Изгледът по подразбиране на кръговата диаграма е кръг с всяка категория като цяло. Един от вариантите на диаграмата се показва в три измерения, които използват две елипси. Горната елипса е най-видимата и показва формата на всяка диаграма. Показана е само част от долната елипса.

Практическо обучение:Създаване на кръгова диаграма

На лентата щракнете върху Създаване и щракнете върху Дизайн на формуляр
В секцията Контроли на лентата щракнете върху бутона Диаграма
Щракнете върху формуляра
На първата страница на диалоговия прозорец Съветник за диаграми щракнете върху радио бутона Таблици.
В списъка щракнете върху Таблица:Свойства
Щракнете върху Напред
На втората страница на съветника за диаграми, в списъка с налични полета щракнете двукратно върху Тип на свойството и щракнете върху Напред
На третата страница на съветника за диаграми щракнете върху кръгова диаграма в 1-ва колона - 4-ти ред
Щракнете върху Напред
Щракнете върху Напред
Задайте заглавието на Разпределение на типове свойства
Щракнете върху Не, не показвайте легенда
Щракнете върху Готово
Щракнете с десния бутон върху диаграмата, позиционирайте мишката върху обект на диаграма и щракнете върху Отвори
В Microsoft Graph щракнете с десния бутон върху диаграмата и щракнете върху Форматиране на поредица от данни
В диалоговия прозорец Форматиране на поредица от данни щракнете върху раздела Етикети за данни
Щракнете върху Име на категория и щракнете върху Процент
Щракнете върху OK
Форматирайте останалите части както искате и затворете Microsoft Graph
Показване на формуляра в изглед на формуляр
Визуализирайте, отпечатайте, запазете и затворете формуляра

Диаграми с понички

Диаграмата с понички е алтернатива на кръговата диаграма, тъй като и двете използват едни и същи типове стойности. Основната разлика между двата типа диаграми е, че диаграмата Donut може да включва повече от една поредица от стойности.

3-D колонни диаграми

Въведение

Досега използвахме това, което се нарича плоски диаграми. Те могат да бъдат начертани върху двумерна координатна система (x, y). За да подобрите външния вид на диаграмата, можете да я нарисувате в 3-измерна координатна система (x, y, z). Ако искате да нарисувате 3-D диаграма, трябва да изберете три колони. Две от колоните трябва да съдържат категории стойности, а другата може да съдържа уникални стойности. Двете колони, които съдържат категории стойности, трябва да имат съответни стойности, така че стойност от една колона да има съответни стойности във втората колона. Ето един пример. Представете си, че в база данни за недвижими имоти сте продавали имоти за период от 1, 2, 3 или повече години. Продадените имоти са категоризирани като еднофамилни, градски къщи и етажна собственост. Очевидно през определена година продавате имоти от всякакъв вид. От друга страна, всеки имот може да има своя собствена стойност. Можете да използвате тези три набора от стойности, за да създадете 3-D диаграма.

Диаграмите с конус, цилиндър и пирамида могат да се използват по същия сценарий като колонната диаграма. Техният 3-D визуален ефект може да подобри цялостния анализ на данните.

Когато създавате диаграмата, има много аспекти, които можете да промените за нея. Например, може да имате диаграма, където фигурите отпред изглежда скриват тези отзад. Ето един пример:

Или има твърде много място от едната страна. Можете да завъртите диаграмата. За да направите това, щракнете върху една от границите на стените на диаграмата, за да изберете нейната рамка. След това щракнете върху една от дръжките на рамката и задръжте мишката. Ще се появи действителната рамка на диаграмата:

След това можете да завъртите диаграмата в избраната от вас посока. Можете да продължите да правите това, като пуснете мишката за визуализация и след това завъртите отново, докато получите желаната ориентация.

Ако сте създали диаграмата като една форма (цилиндър, конус или пирамида), но искате да използвате друга форма, можете да я промените. За да направите това, в Microsoft Graph щракнете с десния бутон върху диаграмата и щракнете върху Форматиране на серии от данни. В диалоговия прозорец Форматиране на поредица от данни щракнете върху раздела Форма и изберете различна форма:

Цилиндрични диаграми

Диаграмата на цилиндрите създава дълги кръгли кутии с една и съща основа от двата края. Може да се подобри с добре форматирани ефекти на запълване. Тази диаграма е подходяща за промишлени, производствени анализи и прогнози.

Практическо обучение:Създаване на цилиндрична диаграма

На лентата щракнете върху Създаване и щракнете върху Дизайн на заявка
В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху Свойства и щракнете върху Затвори
На лентата щракнете върху бутона Общо
В списъка с елементи щракнете двукратно върху PropertyType and Condition
В долната част на прозореца щракнете върху полето Общо за колоната Условие, след това щракнете върху стрелката на неговото комбинирано поле и изберете Брой
В списъка със свойства щракнете двукратно върху условие
Превключете заявката към изглед на лист с данни, за да я визуализирате
Запазете заявката като Свойства по условия и го затворете
На лентата щракнете върху Създаване и щракнете върху Дизайн на формуляр
В секцията Контроли на лентата щракнете върху бутона Диаграма и щракнете върху формуляра
На първата страница на диалоговия прозорец на съветника за диаграми щракнете върху бутона за избор Запитвания и в списъка щракнете върху Заявка:Свойства по условия
Щракнете върху Напред
На втората страница на съветника за диаграми щракнете върху бутона, за да изберете всички и щракнете върху Напред
На третата страница на съветника за диаграми щракнете върху колонната диаграма на цилиндъра
Щракнете върху Напред
Щракнете върху Напред
Приемете предложеното заглавие и щракнете върху Не, не показвайте легенда
Щракнете върху Готово
Щракнете с десния бутон върху диаграмата, позиционирайте мишката върху обект на диаграма и щракнете върху Отвори
Променете размерите на шрифта, за да ги направите по-малки
Показване на формуляра в изглед на формуляр
Забележете, че стойностите в задната част на етажната собственост са трудни за виждане.
Превключете формуляра към изглед за проектиране
Щракнете с десния бутон върху диаграмата, позиционирайте мишката върху обект на диаграма и щракнете върху Отвори
Щракнете с десния бутон върху незаета област от диаграмата и щракнете върху 3-D изглед
В диалоговия прозорец 3-D изглед щракнете върху бутона, за да завъртите надясно
Щракнете върху Close
Затворете Microsoft Graph
Показване на формуляра в изглед на формуляр
Превключете формуляра към изглед на дизайн

Конични диаграми

Конусната диаграма е направена от кръгла основа, на върха на която е по-висока точка. Когато се използва с различни данни, по-високата стойност ще има пълния конус, докато по-ниските стойности ще споделят части от геометричната фигура. Конусната диаграма трябва да се използва със стойности, които могат да се възползват от нейните графични размери.

Практическо обучение:Създаване на конична диаграма

Щракнете с десния бутон върху диаграмата, позиционирайте мишката върху обект на диаграма и щракнете върху Отвори
В Microsoft Graph щракнете с десния бутон върху диаграмата и щракнете върху Тип диаграма...
В диалоговия прозорец Тип диаграма, в списъка Тип диаграма щракнете върху Конус
В списъка с подтип на диаграмата щракнете върху 3-D колона с конична форма
Щракнете върху OK
Щракнете с десния бутон върху незаета област от диаграмата и щракнете върху 3-D изглед
В диалоговия прозорец 3-D изглед променете стойността на текстовото поле Rotaion на 12
Щракнете върху Close
Затворете Microsoft Graph
Превключете формуляра към изглед на дизайн

Пирамидни диаграми

Пирамидалната диаграма наподобява конусната с разлика в съответните им основи. И двете са конструирани еднакво и могат да се използват в подобни сценарии.

Практическо обучение:Създаване на пирамидална диаграма

Щракнете с десния бутон върху диаграмата, позиционирайте мишката върху обект на диаграма и щракнете върху Отвори
В Microsoft Graph щракнете с десния бутон върху диаграмата и щракнете върху Тип диаграма...
В диалоговия прозорец Тип диаграма, в списъка Тип диаграма щракнете върху Пирамида
В списъка с подтип на диаграмата щракнете върху 3-D колона с пирамична форма
Щракнете върху OK
Затворете Microsoft Graph
Превключете формуляра към изглед на дизайн

Линия Графики

Въведение

Линейната диаграма се използва за анализ на възходи и падения на тенденция в диапазон от стойности. Можете да го дефинирате с една серия от стойности, където ще прецените развитието на даден артикул за определен период. Когато се използва с повече от една серия, тази диаграма може да бъде полезна при сравняване на стойности от една и съща категория за същия период. Линейната диаграма може да се използва и за анализ на стойности, които не споделят една и съща периодична променлива.

Практическо обучение:Създаване на линейна диаграма

На лентата щракнете върху Създаване и щракнете върху Дизайн на заявка
В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху Свойства и щракнете върху Затвори
На лентата щракнете върху бутона Общо
В долната част на прозореца щракнете върху първото празно поле и въведете DateSold:Format([SaleDate],"mmm yyyy") и натиснете Tab
В списъка с артикули щракнете двукратно върху MarketValue и SaleValue
В долната част на прозореца задайте общите стойности на MarketValue и SaleValue на Sum всеки
Задайте неговите критерии за SaleValue на не е нула
Щракнете върху полето Покажи на последната колона, за да премахнете отметката
Превключете заявката към изглед на лист с данни, за да я визуализирате
Запазете заявката като Месечни продажби и го затворете
На лентата щракнете върху Създаване и в секцията Формуляри щракнете върху Дизайн на формуляр
В секцията Контроли на лентата щракнете върху бутона Диаграма и щракнете върху областта под лентата с подробности
На първата страница на диалоговия прозорец Съветник за диаграми щракнете върху бутона за избор Запитвания
В списъка щракнете върху Заявка:Месечни продажби и щракнете върху Напред
На втората страница на съветника за диаграми щракнете върху бутона, за да изберете всички и щракнете върху Напред
На третата страница на съветника за диаграми щракнете върху линейната диаграма в 3-та колона - 3-ти ред
Щракнете върху Напред
На четвъртата страница на съветника плъзнете SumOfSaleValue и го пуснете в полето в горния ляв ъгъл на диаграмата
Щракнете върху Напред
Приемете заглавието като Месечни продажби и щракнете върху Не, не показвай легенда
Щракнете върху Готово
Щракнете с десния бутон върху бяла област в диаграмата, позиционирайте мишката върху обект на диаграма и щракнете върху Отвори
Форматирайте различните секции, както сметнете за добре, и затворете Microsoft Graph
На лентата щракнете върху раздела Настройка на страницата и щракнете върху бутона Пейзаж
Запазете отчета като Продажби на жилища на месец за 2008 г. и го покажете в Print Preview.
Ако желаете, превключете отчета обратно към Design View и форматирайте диаграмата, както сметнете за добре
Запазете и затворете отчета

Трендови линии

Линията на тенденцията е линия, добавена към диаграма, създадена като колона или иначе. Може да се използва за показване на високите точки на различните стойности на графика. Линията на тренда не е вид диаграма. Това е само линия, добавена към съществуваща диаграма, за да се подчертаят нейните тенденции.

За да добавите линия на тенденция към диаграма, след като отворите Microsoft Graph, щракнете с десния бутон на мишката върху една от категориите колони и щракнете върху Добавяне на линия на тенденция...

Това ще отвори диалоговия прозорец Добавяне на тренд линия. В страницата със свойство Type можете да изберете желания тип линия:

Ако вашата диаграма използва повече от една категория, можете да изберете всяка в списъчното поле Based On Series и да посочите нейната линия на тенденция. Страницата със свойства Опции ви позволява да зададете повече опции. След като приключите, щракнете върху OK:

След като създадете тренд линия, можете да промените нейните характеристики. За да направите това, щракнете с десния бутон върху линията на тренда и щракнете върху Форматиране на линията на тренда... Това ще отвори диалоговия прозорец Форматиране на линията на тренда, който можете да използвате по различни причини, включително определяне на цвета на линията. Можете също да получите достъп до страниците със свойства Тип и Опции и да промените оригиналните настройки. След като щракнете върху OK и затворите Microsoft Graph, линията на тенденцията или новите й промени ще се прилагат към графиката. По същия начин можете да добавите линия на тенденция за всяка категория на колонната или стълбовата диаграма.

Практическо обучение:Край на уроците

Затворете Microsoft Access