Ако в момента използвате Microsoft Excel като своя база данни, вероятно искате да преосмислите това. Excel е чудесен инструмент за създаване на електронни таблици и извършване на изчисления с ограничен набор от данни, но не е най-добрият инструмент за база данни. Въпреки това, много хора продължават да използват Excel като база данни, защото е проста и позната.
За щастие можете да надстроите до Microsoft Access, система за управление на база данни, която съхранява информация. Достъпът е лесен за използване, дори за начинаещи, като предлага подобен външен вид и усещане за други продукти на Microsoft. И можете да конвертирате вашите електронни таблици в Excel във вашата база данни.
Нека обсъдим най-големите признаци, че вашият бизнес или организация е надраснал Excel и защо програма за бази данни като Access е по-подходяща.
Вашите работни процеси са по-сложни
Excel работи добре за прости, линейни работни процеси. Но след като работните ви потоци станат сложни, е време да надстроите до програма за база данни като Access. По този начин можете лесно да въвеждате или показвате информация за различни видове свързана информация.
Вашите данни се увеличават
След като започнете да натрупвате големи количества данни, е време да се отдалечите от Excel. Excel има ограничение за броя на записите на лист и може да има проблеми с производителността с нарастването на вашите данни. Можете да разделите данните на много листове, но това в крайна сметка се превръща в голямо главоболие, особено ако не можете да осмислите данните си.
Има по-малко сигурност
Друг недостатък на Excel е липсата на сигурност. Excel ви дава възможност да защитите с парола вашите електронни таблици, но това е деликатна система. Въпреки това, онлайн има инструменти, които улесняват хората да отключват защитени файлове, без да се налага да знаят паролата. За да защитите данните си, си струва да преминете към Access. И можете да изберете какви разрешения да дадете на всеки потребител.
Сътрудничеството е трудно
Сътрудничеството е много по-трудно в Excel, отколкото в Access. Дори когато използвате многопотребителско редактиране или съхранявате електронната си таблица на споделен сървър, е лесно да се случат грешки. Една от най-често срещаните грешки:хората презаписват работата на другия. Ако имате нужда от няколко потребители за достъп до вашите данни, програма за база данни е правилният начин.
Вашите задачи са досадни
Смятате ли, че прекарвате повече време, за да изпълнявате досадни задачи в Excel? Това не трябва да е вашата норма. Програмите за бази данни като Access имат инструменти и функции, които да ви направят най-продуктивни с времето си. Можете да автоматизирате много от задачите си и да намалите съкращенията, като съхранявате свързани данни.
Това са само част от причините, поради които Excel не е най-доброто решение за вашата база данни. Разбираме, че е познато и лесно за разбиране, но има по-добри опции. Ако търсите нещо просто и удобно за потребителя, ще се почувствате като у дома си с Access. Свържете се с Arkware днес, за да научите повече за опциите на вашата база данни.
