Използване на Microsoft Access с Power BI

Наскоро имахме клиент, който искаше да види данните си от QuickBooks в Power BI, но първият не можа да се свърже с втория, за да получи данните, така че прибягнахме до експортиране на данните от Quickbooks, използвайки Access, за да ги почисти и накрая да ги качи към PowerBI.com, за да могат другите служители да видят анализа.

Анализиране на данни от QuickBook

Въпреки че PowerBI.com може да чете директно данни от QuickBooks (вижте https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-connect-to-quickbooks-online), нашият клиент се нуждаеше от отчети, които не бяха включени. Решението, което предоставихме, беше база данни на Access, която им позволи лесно да импортират своите данни от QuickBooks, като използват QB отчети, експортирани в CSV, след което Access почисти данните и ги обедини с локални таблици, за да получат необходимите резултати. Добавихме код към Access, който ще качи данните от csv файла и ще запази в таблици за достъп, които бяха свързани към PowerBI.com за отчитане.

След като базата данни беше настроена с необходимите данни, ние предоставихме на потребителя настолното приложение Power BI и създадохме табло за управление с необходимите визуални елементи и източника на данни, идващ от таблиците на Access. В този случай клиентът използваше 32-битов достъп, така че инсталирахме 32-битовата версия на Power BI Desktop и инсталирахме Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable.

Едно от изискванията на клиентите беше да проследяват  часовете на служителите, за да гарантират, че са постигнали целите си, всеки имаше седмични цели, но те също искаха да видят целевия процент за избран период от време, така че например ако целта е 32 на седмица за служител и анализираните дати са две седмици, целта трябва да е 64.

Стъпка 1:Добавете таблица с дати

Първо, имахме нужда от таблица с дати, която включваше всеки ден от годината въз основа на получените данни. С помощта на бутона Нова таблица в раздела за моделиране успяхме да използваме израз на Dax, който ще създаде таблица с дати, която варира от най-ранната до най-новата дата в таблицата с активности. В PowerBI използвахме следната формула:

Във вашия отчет в раздела Моделиране в горната част на прозореца на Power BI изберете Нова таблица.

Трябва да създадете първата колона на таблицата, която ще бъде датата. Заменете таблицата с името на вашата таблица и след това използвайте функцията CALENDAR, за да зададете желания период от време. В нашия пример по-долу използваме датите в таблицата tblTimeActivities и Activity Date е името на полето за дата. Избираме минималната дата като начална дата и максималната като крайна дата. Чрез използването на този метод датите в таблицата с дати ще нарастват, докато импортираме повече данни в tblTimeActivities.

Като алтернатива можете да кодирате вашата начална и крайна дата, като използвате следния скрипт:

След като имате колоната за дата, вече можете да добавите други колони, свързани с дата, които са необходими.

В примера тук извличаме годината на датата. Други опции са:

Месец =MONTH((tblDates[Date]))

Седмица =WEEKNUM(tblDates[Дата])

Начална седмица =tblDates[Дата] + 1 – WEEKDAY(tblDates[Дата])

Име на месец =ФОРМАТ (tblDates[Date], „mmm“)

Следващата стъпка беше да добавите изчислена колона, която ще предостави броя на дните за всяка дата:

CalculatedDays =DATEDIFF(tblDates[Date],TODAY(),DAY)

Сега трябва да създадем няколко мерки, които биха изчислили общата цел въз основа на диапазона от време, избран в разделителя.

1. Вземете броя на седмиците в диапазона от време:
   WeekCount =((MAX(tblDates[CalculatedDays])-MIN(tblDates[CalculatedDays]))+1)/7

2. Изчислете целта:
   BillableTarget =MAX(tblEmployees[TargetBilableHrs])*[WeekCount]

След това последната стъпка от този проект беше споделянето на отчета с ръководството, използвайки уеб-базирания Power BI в Office 365. За да разрешим това, ние просто публикувахме отчета в мрежата и след това споделихме отчета с посочените потребители. Сега, тъй като данните не са базирани в облак, не можем да създадем опресняване на графика, без да създадем връзка с шлюз. в този случай, тъй като вече са установили ежедневен процес от 3 стъпки за основния потребител, беше просто въпрос на добавяне на стъпка 4:

1. Експортирайте CSV файл от Quickbooks.
2. Импортирайте данни в Access.
3. Опреснете работния плот на Power BI и прегледайте отчетите.
4. Публикуване в Power BI Web.

Извадка от експортирани данни от Quick Books

Окончателен отчет