Много фирми използват Microsoft Excel за управление на своите данни, но не знаят какво им липсва, като не надграждат до база данни! Електронните таблици може да изглеждат подобни на базите данни, но електронните таблици не са толкова мощни, колкото една. Освен това получаването на информация във и от електронна таблица често е досадно и тромаво. Изисква се много ръчно въвеждане на данни и това повишава риска от грешки.
Ако искате да надстроите от Microsoft Excel до Microsoft Access, правите страхотен избор, който ще позволи на вашия бизнес да бъде по-сигурен и ефективен. По-долу споделяме няколко съвета как да видите най-голямата възвръщаемост от вашата база данни на Access.
MS Access е лесен за използване. Можете да го използвате, без да се налага да изучавате език за програмиране.
Microsoft Access се предлага с вашия абонамент за Office и не е необходимо да изучавате език за програмиране, за да го използвате. Access се счита за нетехническо приложение за база данни, което е лесно за обикновения човек. Всъщност можете да го използвате за създаване на приложения, без да се нуждаете от фон в кодирането.
Препоръчваме да се потопите в Access и да тествате функциите, за да се запознаете с разликите между база данни и електронна таблица. Но не прекарвайте време, опитвайки се да научите нов език за програмиране. Това не е необходимо за използване на основните функции на Microsoft Access.
Използвайте само броя таблици, който изисква вашето приложение.
Няма „правилен“ брой таблици, от които се нуждаете във вашето приложение. Използвайте подходящото количество – нито повече, нито по-малко. Начинаещите потребители на база данни имат склонност да използват твърде малко таблици и в крайна сметка се опитват да натъпчат твърде много информация на едно място. От друга страна, някои потребители създават десетки бази данни, когато наистина се нуждаят само от няколко.
Избягвайте повтарящи се и излишни данни.
Друго нещо, което ще искате да избегнете, е повтарянето на данни в една таблица. Дизайнът на релационна база данни обработва повтарящи се данни, като ги разделя в отделна таблица. Така че, ако откриете, че номерирате имена на полета като Елемент 1, Елемент 2, Елемент 3 и др., създайте отделна таблица за съхраняване на данните.
Същият е случаят и с излишните данни – избягвайте ги! Не е необходимо излишните данни да са във вашата база данни и всъщност могат да повредят данните ви. Например, ако имате името на клиента, съхранено в две таблици и актуализирате само една от таблиците, данните вече не са надеждни.
Използвайте конвенция за именуване, за да избегнете объркване.
Когато избирате конвенция за именуване за обектите на вашата база данни, трябва да се придържате към нея, за да избегнете объркване. По този начин всички таблици, колони, ограничения и други обекти на базата данни ще бъдат наименувани по последователен и надежден начин. Добрата новина е, че можете да изберете всяка конвенция за именуване, която искате (в рамките на разумното) – ключът е да бъдете последователни.
Използвайте нулеви стойности само когато е необходимо.
Нулевите често се използват прекомерно. Истинската цел на използването на null е, когато полето от информация е наистина неизвестно. Това е различно от поле, което трябва да бъде оставено празно. Като пример, когато попълвате редове Адрес 1 и Адрес 2 в таблица, редът Адрес 2 обикновено се оставя празен. Но „празно“ е известна стойност, така че не е необходимо да поставяте null.
Консултирайте се с експерт по консултиране на Microsoft Access.
И накрая, уверете се, че имате експерт по технологии на Microsoft, с който да се консултирате. Тъй като вашият бизнес расте и се променя, вашите нужди от база данни също могат. Важно е вашата база данни винаги да работи за вас и да ви предоставя сигурни, последователни данни. Като си партнираш с екип от експерти по база данни, можете да получите най-голяма стойност от вашата база данни.
Arkware предоставя поддръжка и услуги за подмяна на Microsoft Access за фирми от всякакъв размер. Планирайте вашата безплатна консултация, за да обсъдите нуждите на вашата база данни.
